invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

GGzE/De Boei: Zelfsturing met steun van het dashboard

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Beschermd en begeleid wonen voor mensen met een psychiatrische achtergrond ondergaat in Eindhoven en omgeving een drastische organisatieverandering. Programmacoördinator Jeroen van Heel en coach/ict-ondersteuner Frank Verweij, beiden van de gefuseerde organisatie GGz Eindhoven/De Boei, belichten de overgang naar zelfsturende teams tijdens hun workshop 'Mensgerichte zorg ondersteund met dashboard door GGzE' als onderdeel van de bijeenkomst Kwaliteit bij zelfsturing op 20 april 2015.

Hoe organiseer je zelfsturing? Deze vraag blijkt bij veel van de deelnemers te leven. Ook tijdens de workshop van GGzE/De Boei worden de 'ervaringsdeskundigen' bestookt met vragen over het fenomeen zelfsturende teams. Workshopleiders Jeroen van Heel en Frank Verweij maken 1 ding meteen duidelijk: zelfsturende teams staan er niet van de ene op de andere dag. Bij GGzE/De Boei gingen de teams officieel in september 2014 van start, maar het proces naar goedlopende teams is ook in april 2015 nog volop gaande.

Drie omslagen

Jeroen van Heel schetst de contouren: 'Er is sprake van 3 omslagen: allereerst is er de fusie tussen De Boei en een deel van GGzE die beide beschermd en begeleid wonen bieden. Tegelijkertijd is de keuze gemaakt om de gefuseerde organisatie te baseren op zelfsturende teams. En dan is er natuurlijk de ontwikkeling van AWBZ naar Wmo, waarbij gemeenten verantwoordelijk zijn geworden voor onderdelen als begeleiding en beschermd wonen.'

Tevreden cliënten

Alle veranderingen hebben tot doel de cliënten nog beter te kunnen begeleiden. Verweij en Van Heel laten een filmpje zien waarin enkele zeer tevreden cliënten vertellen hoe goed ze het hebben getroffen bij GGzE//De Boei. 'De begeleiders hebben altijd tijd voor ons, als het nodig is, zijn ze er', zegt een van hen. 'Ik leef hier in grote vrijheid, nu nog samen met een aantal andere mensen. Maar binnenkort heb ik mijn eigen huisje.'

Om de tevredenheid hoog te houden, koos GGzE/De Boei ervoor de principes van Planetree te volgen: dit systeem van kwaliteitscertificering beoogt een betere zorg, een helende omgeving en een gezondere organisatie. Zelfsturing ondersteunt dit proces. Achterliggende ideeën zijn dat de organisatie er flexibeler door wordt, dat talenten binnen de teams meer de kans krijgen zich te ontwikkelen en dat de cliënt echt centraal staat. De teams kunnen bijvoorbeeld beter inspelen op de wijk waarin ze functioneren dan wanneer ze meer centraal worden aangestuurd.

17 teams

Van oud naar nieuw had wel voeten in de aarde. De oude teamleiders zagen hun functie in rook opgaan: zij moesten op zoek naar een andere werkkring. Daarnaast zorgde de samenstelling van de nieuwe teams voor de nodige hoofdbrekens. Verweij: '300 medewerkers moesten een plek krijgen in 1 van de 17 teams. Mensen konden zelf kiezen in welk team ze wilden werken en dat verliep wonderwel goed. We hebben achteraf maar weinig hoeven herschikken.’

Nog een aspect: met name de ambulante teams hebben geen eigen ruimte meer. De ervaring leert dat het daardoor wel erg lastig is om goed met elkaar te overleggen. ‘Een punt van aandacht’, vindt Van Heel.

Dashboard

Vrijwel alle 300 medewerkers van GgzE/De Boei hebben een laptop gekregen. Zodoende kunnen zij altijd en overal de dossiers van cliënten inzien en bewerken, werkplannen bijwerken, informatie uitwisselen met collega’s. Dat gebeurt allemaal binnen het zogeheten dashboard, een webapplicatie die de medewerkers informeert en ondersteunt. De drie pijlers van Planetree: betere zorg, helende omgeving en gezondere organisatie, komen ook terug in het dashboard. Zo moet voor iedereen op elk moment vrij snel duidelijk zijn hoe het met de cliënten gaat en hoe de vlag van een team er bijhangt.

Matrix en ladders

Betere zorg krijgt in het dashboard invulling via een zelfredzaamheidsmatrix, waarin 11 leefdomeinen van een cliënt zijn omschreven. Daarnaast is er een participatieladder (in hoeverre neemt een cliënt deel aan de samenleving?) en een woonladder (hoe zelfstandig kan iemand wonen?). Werkplannen komen tot stand aan de hand van deze 3 onderdelen. Zo ontstaat zowel een overzicht van de doelen en activiteiten van cliënten als van de productiviteit van de medewerkers.

De pijler ‘helende zorg’ komt terug in overzichten waarin het gebruik van formele en informele zorg en van steunpunten is gerangschikt. De ‘gezonde organisatie’ ten slotte biedt inzicht in de in- en uitstroom en in de bezetting.

Coach

Een onderdeel als ziekteverzuim is niet ondergebracht in het dashboard. Teams worden geacht het ziekteverzuim zelf bij te houden en te volgen. Dat blijkt in het ene team beter te gaan dan in het andere. Hetzelfde geldt voor de samenwerking binnen de teams. ‘Dat maakt deel uit van zelfsturing’, zegt Jeroen van Heel. ‘Teams moeten de tijd krijgen dit soort zaken uit te zoeken. Als ze er niet uitkomen, kunnen ze een coach inschakelen. Die probeert het team dan verder op weg te helpen, zonder de rol van manager op zich te nemen. Het maakt allemaal deel uit van het proces waarin we ons bevinden: niet alles is vastgelegd, de teams zullen veel zaken zelf nog moeten uitzoeken.’

Verslag door: Stef van Delft

Meer weten

Dossier(s)

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg