invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Emergis: lean computing voor de zorg

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

In 2008 startte Marjan Onrust als ICT-manager bij GGZ-organisatie Emergis. Haar opdracht was: breng de ICT op een hoger niveau en ga innoveren om voorbereid te zijn op de veranderingen in de zorg. Al snel bleek de ICT-infrastructuur de bottleneck, want niet geschikt voor innovatieve toepassingen. Onrust schreef een ICT-masterplan, voerde het uit en maakte Emergis klaar voor de toekomst. Op de bijeenkomst ‘Innovatieve toepassingen en nieuwe doelgroepen met technologie in de zorg’ op 17 maart gaf ze een workshop.

ICT-masterplan

‘In het masterplan heb ik beschreven welke ICT-infrastructuur nodig is om voorbereid te zijn op wat er op technologisch gebied op zorgorganisaties afkomt’, aldus Onrust. De uitgangspunten waren:

  • Duurzaam
  • Doelmatige zorg
  • Efficiënt gebruik van vastgoed en middelen
  • Veilig en flexibel
  • Werken moet leuk zijn
    Onrust: ‘We wilden werken leuker maken door de techniek laagdrempelig te maken. Want als je je werk ook kunt doen op een iPad, motiveert dat mensen.’
  • Geen beperkingen als het niet nodig is
    Onrust: ‘Dat was de grootste uitdaging voor de afdeling ICT. Want ICT’ers zijn van huis uit beheerders.’

Functioneel, technisch en financieel

Naast de uitgangspunten waren er drie randvoorwaarden:

  1. Functioneel: een virtuele ontmoetingsplaats voor iedereen die bij de zorg betrokken is (cliënten, mantelzorgers, hulpverleners, vrienden)
  2. Technisch: integratie
  3. Financieel: de exploitatiekosten mogen niet stijgen

Wat veel mensen voor onmogelijk hielden, bracht Onrust in de praktijk met ‘lean computing®’. In 2010 begon ze met een pilot in één vestiging. Al snel volgde heel Emergis. En nog steeds worden nieuwe toepassingen toegevoegd, de infrastructuur maakt het mogelijk.

Virtuele werkplek

Maar hoe hebben deze uitgangspunten en randvoorwaarden nu concreet vorm gekregen? Onrust vertelt er enthousiast over. ‘Alle medewerkers hebben een virtuele werkplek, die overal ontsloten kan worden en geen informatie achterlaat op de machine waarop ze werken. Hiermee maakten we het mogelijk dat medewerkers hun applicaties ambulant kunnen gebruiken en dat ze dingen thuis af kunnen maken. Het plaats- en device-onafhankelijk werken resulteerde in een enorme verschuiving van de plek en het tijdstip waarop mensen werken.’

Informatiebeveiliging

De hele ICT-omgeving voldoet aan de NEN 7510. ‘Dat is nog niet verplicht, maar feit is dat informatiebeveiliging heel erg belangrijk is geworden in de zorg’, zegt Onrust. Toch hebben medewerkers centraal toegang tot al hun applicaties en data. Nieuwe medewerkers krijgen automatisch de juiste desktop, met alle functionaliteiten die ze nodig hebben. ‘Dat gebeurt op basis van hun functie, daar komt geen menselijk handelen meer aan te pas.’ Ook andere personeelsmutaties verlopen geheel automatisch via een zelf ontwikkeld Identy Management portal.

Windowsomgeving

De fysieke werkplekken bestaan eigenlijk alleen uit een scherm. Onrust: ‘We kunnen op het volledige beeldscherm HD-video en audio streamen. We werken met breedbeeld waardoor de patiëntendossier in hun volledigheid goed te gebruiken zijn. Applicaties gedragen zich stukken beter dan in een Citrix-omgeving, omdat we een Windows 7, 8 of 10 desktop aanbieden. En omdat iedereen een eigen virtuele desktop heeft, is het delen van een server – waarbij het recht van de sterkte geldt – niet aan de orde. In ons concept kan het niet gebeuren dat één collega alle beschikbare computercapaciteit opsnoept en het werken voor de anderen onmogelijk maakt. Bovendien is de omgeving aan te passen aan eigen wensen, net als thuis.’ Alle gebouwen van Emergis hebben Wifi, op termijn is locatiebepaling mogelijk. Daarnaast heeft Emergis een veilig alternatief voor Dropbox. ‘Zonder extra applicatie kunnen medewerkers papierloos vergaderen en documenten uitwisselen, ook met ketenpartners.’

Centrale cameraopslag

Met camera’s was Emergis al aan het experimenteren. ‘Dat waren allemaal losse oplossingen’, vertelt Onrust. ‘Die hebben we nu vervangen door een centrale cameraopslag. Bijvoorbeeld voor de beveiliging van blijf-van-mijn-lijfhuizen, voor verpleging in de nacht en voor de separeers. Ook deze beelden zijn weer beschikbaar op elk device.’ Een domoticaconcept is in ontwikkeling.

Telefonie en videoconferencing

Onrust nam ook de telefonie mee in het traject. ‘Want uiteindelijk willen we ook zorg verlenen via beeldcontact. Daarom heeft elke behandelaar standaard een telefoon met beeld. Alle anderen – dus ook de directieleden – hebben een eenvoudige telefoon. En als je niet bent ingelogd op een werkplek, zoekt het systeem automatisch je mobiele nummer.’ Op de locaties is videoconferencing mogelijk, voor multidisciplinaire overleggen. ‘Ook weer vanaf elk device.’ Van de 1.300 medewerkers hebben ruim 300 een iPad. ‘Psychiaters, directieleden en ambulante teams – zoals de FACT-teams – vergaderen dus via hun iPad. En bijvoorbeeld de huisarts kan via een linkje ook deelnemen aan de vergadering, een laptop of ander device met een camera is voldoende.’

Lean hospitality

Uiteraard voorziet de ICT-omgeving ook in voorzieningen voor de cliënt. ‘Alle cliënten hebben toegang tot een virtuele desktop. Daarop kunnen ze alles doen wat nodig is voor het dagelijks leven, bijvoorbeeld internetbankieren, want lang niet alle cliënten beschikken over een eigen laptop of tablet.’ In twee vestigingen heeft Emergis in elke cliëntenkamer of -appartement tv’s opgehangen. ‘Deze kunnen dienstdoen als desktop, tv of werkplek. Dat noemen we “lean hospitality”.’ Op dit moment voert Emergis een toegangsbeheersysteem met pasjes in, die de grote rinkelende sleutelbossen van medewerkers vervangen. ‘Dat is een stuk vriendelijker voor medewerkers en cliënten. Het systeem maakt gebruik van de nieuwe ICT-infrastructuur, waardoor de investering relatief laag is.’

Kosten en baten

Voor de nieuwe ICT-omgeving hoefde Emergis niet méér uitgaven te doen. ‘Dat is ook een resultaat van slim besparen, bijvoorbeeld op de energiekosten door minder hardware. We hebben nu 125 virtuele desktops op een server in plaats van zestien op de oude Citrix-servers. Verder zijn er in de zorg besparingen op personeel en reiskosten en besparingen op telefonie. Vroeger had elke locatie een eigen telefooncentrale.’ ‘Zou je – terugkijkend – dingen nu anders aanpakken?’, vraagt een van de deelnemers. Niet inhoudelijk, zegt Onrust. ‘Maar misschien wel binnen mijn eigen afdeling. Daar heeft het project veel van de mensen gevraagd en ze waren niet altijd even enthousiast over de vele snelle veranderingen.’ Op de vraag wat andere medewerkers ervan vinden antwoordt Onrust ‘Het is net als thuis. Zolang ze bij Emergis werken vinden ze het heel gewoon. Maar iedereen die weggaat en ergens anders begint of nieuw bij ons komt werken beseft hoe bijzonder het is.’

Meer weten

Dossier(s)

Tags

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg