invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Situationeel leiding geven bij de implementatie van zelfsturende teams

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Situationeel leidinggeven is een verzamelterm waar veel onder valt. Het gaat erom dat je als leidinggevende verschillend op mensen en processen reageert, afhankelijk van de taakvolwassenheid van medewerkers, de situatie en de interactie tussen jou en je medewerkers.

Om effectief leiding te geven moet je de stijl van leidinggeven afstemmen op de medewerker - een beginner stuur je anders aan dan een ervaren kracht. Ook wanneer je een ervaren kracht een nieuwe taak geeft, kan het voorkomen dat je in het begin extra begeleiding moet geven. Die begeleiding kan bestaan uit instructie, maar ook uit motivatie als de medewerker niet direct de zin van de taak inziet.

Dit geldt ook voor teams. Twee vragen staan daarbij centraal:

  • Is een team in staat om de taak te doen? (kunnen, bekwaamheid)
  • Is een team gemotiveerd om de taak te doen? (willen, betrokkenheid of bereidheid)

Invalshoeken

Je kunt situationeel leiderschap vanuit verschillende invalshoeken benaderen:

  • De medewerkers; taakvolwassenheid, bekwaamheid en bereidheid.
  • Jouw inbreng als professional, maar ook als mens; waar ben je goed in, wat vind je moeilijk en wat zou je meer kunnen ontwikkelen.
  • Het proces; wat vraagt welk onderdeel van jou als leidinggevende.

Situationeel leidinggeven bij de omslag naar zelfsturende teams

Om situationeel leidinggeven in relatie tot de omslag naar kleine, zelfsturende teams naar voren te brengen, gaat het hier verder over het proces.

Situationeel leidinggeven bij de overgang naar zelfsturende teams vraagt een speciale aanpak. Een aanpak waar je veelal in de loop van het proces jezelf overbodig maakt en waarbij het team daarna ondersteuning krijgt van een coach. Je schuift binnen het situationeel leidinggeven op naar een meer coachende rol. Binnen het proces is er een verschuiving van controle en beheersing naar vertrouwen. Als coach reageer je op vragen van de medewerker/het team.

In 4 stappen van manager naar coach

1. Informeren
Informeer medewerkers goed. Waarom worden zelfsturende teams ingesteld. Wat is het doel en wat moeten de resultaten zijn. Wat is de stip op de horizon, waar gaan we naartoe. Blijf dit herhalen, tot mensen het zelf gaan vertellen.

2. Vragen en uitwisseling
Vaak is de implementatie van zelfsturende teams een grote omslag die vragen oproept. Ga hier op in. In de uitwisseling maken mensen zich de ideeën eigen en leren wat het van hen in de praktijk vraagt. Eerst moeten mensen begrijpen wat de bedoeling is, voor ze zelf grote veranderingen kunnen neerzetten.

3. Operationaliseren en scholen
Vaak vinden er veranderingen plaats in de structuur. Teams worden kleiner, de teammanagers gaan meer op afstand functioneren. Geef aan welke zaken anders gaan worden. Laat zoveel mogelijk aan het team over hoe dat binnen de kaders van de organisatie het beste gedaan kan worden. Als leidinggevende ondersteun je en geef je door wat er al ontwikkeld is en wat het team nodig heeft voor belangrijke bestaande werkprocessen.

Het gaat hierbij om:

  • Indeling van teams. 
  • Planning van cliënten. 
  • Roosteren van medewerkers uitgaande van de vraag van cliënten. 
  • Overdracht van het organiseren van overleggen. 
  • Verdeling van rollen binnen het team met betrekking tot de overdracht van taken van manager naar het team.

De organisatie geeft hierover vooraf de kaders aan: wat blijven we centraal doen en wat wordt gedaan binnen de teams. Iedereen heeft de rollen zorgverlener en teamspeler, de rest van de rollen worden door het team voor een bepaalde tijd verdeeld. Voorbeelden van rollen zijn: planner van cliënten, roosteraar van medewerkers, opsteller zorgleefplan, inhoudelijke aandachtsgebieden, begeleider van leerlingen, kwaliteitsbewaker(klachten/MIC/MIM, borging kwaliteit), verantwoordelijke werving en selectie, verantwoordelijke externe contacten, beheerder van teambudget en financiën, verantwoordelijke huisvesting, onderhoud, bestellingen en schoonmaak. Op verschillende onderdelen kan scholing nodig zijn. Dit kan in de vorm van overdracht door de leidinggevende, een ervaren professional die een training on the job doet of een eenvoudige werkinstructie, etc.

4. Overdracht manager naar team
De overdracht van manager naar team gebeurt vaak geleidelijk. De organisatie geeft aan hoe zij bepaalde belangrijke processen georganiseerd wil zien. Zij geeft kaders aan. Zoveel mogelijk wordt aan het team overgedragen. Onderdelen die veel tijd vragen of beter centraal georganiseerd kunnen worden, blijven centraal geregeld.

Do's en don'ts

Wel doen

  • informeren over doel en kaders
  • blijven vertellen wat de bedoeling is
  • blijven navragen waar nog vragen zitten
  • vertrouwen geven
  • team gevoel helpen ontwikkelen
  • vragen stellen: X moet gebeuren, hoe zouden jullie dat als team aan kunnen pakken, welke oplossingen zien jullie zelf, wat zijn belangrijke dingen die je mee wil nemen bij de oplossing, welke oplossing is goed voor de cliënt, je collega’s en de organisatie?
  • stiltes laten vallen

Niet doen

  • zaken over de schutting gooien
  • oplossingen bieden (voor alles)
  • boven het team staan
  • denken te weten wat goed is voor het team
  • alles op één manier inbrengen

Door: Marja van Berkel, In voor zorg-coach

Dossier(s)

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg