invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Vitalis Zorg Groep organiseert training voor betere communicatie met vrijwilligers

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Goede communicatie met vrijwilligers komt de zorg en welzijn van de cliënt ten goede. Vitalis richt zich op het verbeteren van de horizontale en verticale communicatielijnen naar en met de vrijwilligers en het verbeteren en harmoniseren van de taak als contactpersoon.

In 2010 werd het tweejaarlijks tevredenheidsonderzoek onder vrijwilligers van twee Vitalis locaties gehouden. De verbeterpunten hadden allen betrekking op de communicatie met vrijwilligers. Tussen september 2010 en september 2011 is uit verschillende gelederen van Vitalis een werkgroep gevormd. De groep richtte zich op het verbeteren van de horizontale en verticale communicatielijnen naar en met de vrijwilligers. Ook het verbeteren en harmoniseren van de taak als contactpersoon stond centraal. Met steun van Zorg Beter met Vrijwilligers Fase 2 werd voor contactpersonen van vrijwilligers een communicatietraining georganiseerd.

Contactpersonen

De contactpersonen vormen de spil tussen de vrijwilligers, medewerkers en de afdeling, dienst of activiteit. Het zijn medewerkers uit alle gelederen van Vitalis. Cultureel medewerkers, verzorgenden, activiteitenbegeleiders en geestelijk verzorgers. 'De contactpersonen zijn bewust benoemd op competenties, niet op niveau. We vinden het belangrijk dat zij écht een binding hebben met vrijwilligers,' zegt Angela van den Niewenhuizen coördinator vrijwilligerswerk van Vitalis Zorg Groep.

Theorie als basis

Om de communicatie tussen contactpersonen en vrijwilligers te verbeteren, ontwikkelde Angela een training samen met de Vitalis Academie. Angela: 'Deze pilot bestond uit 3 bijeenkomsten van drie uur en een terugkommiddag. In de eerste bijeenkomst stond een stukje theorie centraal. Maatschappelijke, regionale, maar ook interne ontwikkelingen en diversiteit van vrijwilligers kwamen aan bod. Het vormde de basis voor de daaropvolgende bijeenkomsten.'

Positie van de contactpersoon

Tijdens de tweede en derde trainingsdag stond de positie van de contactpersoon centraal. Wie ben ik als contactpersoon? Hoe sta ik in mijn functie? Maar ook: Hoe motiveer ik vrijwilligers? Hoe geef ik vrijwilligers feedback? En hoe stem ik mijn communicatie af op de kwaliteiten en motieven van vrijwilligers?

'De contactpersonen ontdekten dat vrijwilligers eigenlijk heel ‘machtig’ zijn. Een collega kun je aanspreken wanneer hij zijn taken niet of naar behoren uitvoert. Een vrijwilliger heeft persoonlijk grenzen en geeft aan wanneer hij iets niet wil doen of niet durft. Motiveren en stimuleren zijn belangrijke taken van de contactpersoon,' vertelt Angela.

Ook het geven van feedback is belangrijk en dat vinden contactpersonen niet makkelijk. Een vrijwilliger kan opbouwende kritiek anders opvatten dan je bedoelt. In de training werd dit met rollenspellen geoefend. Praktijkvoorbeelden werden uitgesproken en van verschillende kanten in de groep belicht.

Goede reacties

De reacties op de training zijn lovend. De contactpersonen zijn erg blij met de handvatten voor een goede communicatie met vrijwilligers. Enkele persoonlijk conclusies:

  • Ik ben mij bewust van mijn valkuilen
  • Ik durf mij kwetsbaarder op te stellen
  • Ik kan knelpunten bespreekbaar maken
  • Ik kijk nu meer naar het talent en de competenties van vrijwilligers
  • De vrijwilligers voelen zich serieuzer genomen
  • Ik ervaar meer professionaliteit, doordat ik kijk naar wat taak- en relatiegericht werken is

Angela: 'Ik ben heel erg blij met deze reacties. Door vanuit Vitalis Zorg Groep tijd en budget in te zetten, vormen contactpersonen nu een fundament binnen de organisatie en communiceren zij bewuster met vrijwilligers.'

Vervolg en waarborging

Na een evaluatie met de deelnemers heeft Angela de training bijgesteld voor een vervolg. De theorie wordt voorafgaand de volgende training als achtergrondinformatie aangeboden. De training kan dan meer en sneller de diepte in gaan.

'Met elkaar praten en het nauwe contact, daar draaide het om in de groep. Meer op de communicatie, minder coaching. Want als je durft te communiceren, gaat het coachen automatisch makkelijker,' meent Angela.

Maar trainen is één ding. Vervolg en waarborging van de continuïteit is ook belangrijk. 'Na de training komt de groep 2 keer per jaar bij elkaar. We bespreken dan ervaringen van de contactpersonen en actuele ontwikkelingen op vrijwilligersgebied.'

Toekomst

Uit een Vitalis breed tevredenheidsonderzoek onder bijna 1.000 vrijwilligers (januari 2012) blijkt goede communicatie zwaar te wegen. Daarmee wordt de rol van contactpersonen nog belangrijker.

Angela ziet de toekomst positief tegemoet. 'De training is opgenomen in de Vitalis Leer Omgeving, zodat de medewerkers van alle Vitalis Zorg Groep locaties zich kunnen inschrijven. Vanuit een duidelijke positie binnen Vitalis Zorg Groep  bewust communiceren met vrijwilligers en hen meenemen in de organisatie van de zorg en welzijn van de cliënten. Dat is onze doelstelling.'

Dossier(s)

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg