invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

De Koperhorst zet het model van de ontwikkelruimte in

Gepubliceerd op:

De Koperhorst is een relatief kleine organisatie. Ze wordt gekenmerkt door een beperkt middenkader en korte beslislijnen; er is geen beleidsmatige staf. De integrale verpleegteams werken vanuit één complex in Amersfoort. De organisatie staat met 120 medewerkers en 80 vrijwilligers klaar voor 88 intramurale cliënten. Ook levert de Koperhorst zorg in 110 extramurale woningen. Daarnaast wordt er 7 dagen in de week aan maximaal 24 personen dagverzorging geboden aan zowel interne als externe cliënten.

De  Koperhorst neemt deel aan het programma van In voor zorg! en heeft hiertoe verschillende projecten uitgevoerd. Eén project had als doel om te werken in een nieuwe management- en overlegstructuur.

Kenmerken van ‘het ideale MT’

Middels een tweetal werksessies is aan de hand van de kernwaarden van de Koperhorst gezamenlijk het ideale managementteam (MT) bepaald. Dit MT ziet er als volgt uit:

  • Een MT dat onderling goed is afgestemd doordat het zich bewust is van elkaars talenten en deze benut: ze accepteren elkaar op relationeel niveau en erkennen en waarderen elkaar op professioneel niveau.
  • Een MT dat strategische doelen operationeel maakt: ze vertonen hier een actieve houding door met voorstellen te komen en door proactief gedrag.
  • Er wordt vergaderd volgens een vaste structuur waarbij er aandacht is voor zowel proces als inhoud.
  • Er wordt niet direct gehandeld, maar samen stilgestaan bij het waarom van het te behalen resultaat en hoe de weg ernaar toe het beste bewandeld kan worden. Er wordt tijdens het overleg aan elkaar de vraag gesteld: wat moet het opleveren en waarom doe je dit?

Door zo samen te werken wordt het mogelijk dat de bestuurder meer zaken los  kan laten. Onderwerpen processen en nieuwe ontwikkelingen zijn benoemd en hebben binnen het MT een eigenaar. Deze zorgt er voor dat het met enige regelmaat op de MT-agenda komt. Binnen de eigen diensten, maar ook tussen de diensten worden zaken zelfstandig opgepakt door de MT leden. De bestuurder waakt ervoor dat er wel teruggekoppeld wordt in het MT en er geen informeel besluitvormingscircuit gaat ontstaan. Bij afwezigheid van de bestuurder wordt zij vervangen door de manager facilitair.

Werken met dimensiekaarten

Groepen die samen werken aan vernieuwing, verandering of verbetering hebben ontwikkelruimte nodig om dat te kunnen. De ontwikkelruimte is een sociale ruimte en ontstaat in de interactie met elkaar in de groep en de interactie vanuit de groep met de omgeving. Eén van de manieren om inzicht te krijgen in de ontwikkelruimte als groep en om die ruimte te beïnvloeden is het werken met dimensiekaarten.

Het managementteam van de Koperhorst wordt zich door het werken met de dimensiekaarten meer bewust van de verschillende kwaliteiten in hun team. Ze begrijpen opeens de spanningen die zich regelmatig voordoen in hun team ook beter. Het is ingezet als middel om te werken aan ‘het ideale MT’.
De MT leden die vooral goed zijn in toekomst creëren en organiseren realiseren zich ineens dat ze hun 2 collega's die goed zijn in reflecteren en het voeren van de dialoog hard nodig hebben. Eerst vonden ze dat die 2 collega's vaak maar lastige vragen stelden, moeilijk deden en het proces remde. Nu ze een keer onder begeleiding met de dimensiekaarten hebben gewerkt en ruimte moesten geven aan die 2 dimensies hebben ze gemerkt dat ze, soms zelfs sneller, uiteindelijk tot betere oplossingen komen. De 2 collega's die goed zijn in het voeren van een dialoog en het reflecteren waren heel blij dat er nu eens serieus naar ze werd geluisterd.

Het hele managementteam vond na het overleg dat zij prettiger en anders hadden samengewerkt. De kaarten hielp hen de drempel over om ook daadwerkelijk het gewenste gedrag te vertonen en anderen feedback te geven.  Ook voor de bestuurder, als voorzitter van het MT, is het nu makkelijker om te zorgen dat iedereen op de juiste wijze aan bod komt. De vergadering is nu ook beter te sturen. De discussies zijn volwaardiger geworden en de besluiten die er genomen worden zijn meer voldragen, terwijl het niet meer tijd vraagt. Iedereen is zich bewust van zijn / haar rol tijdens de MT-vergadering en doet er wat mee en laat zich erop aanspreken.  

Bewaken en evalueren

Het model  werd door  het teams snel begrepen en herkend. Toch vond het team het niet gemakkelijk om tegelijkertijd aan alle 4 dimensies (toekomst creëren, reflecteren, organiseren, dialoog voeren) aandacht te besteden. De inhoudelijke discussie , ervaring  en het tijdsgebrek  maakten dat MT-leden onvoldoende de tijd namen om te reflecteren. Het MT heeft meerdere malen de dimensiekaarten onderling verdeeld en aan het eind van de vergadering geëvalueerd. De laatste keer waren de dimensies goed in verhouding en werd aan alle dimensies aandacht besteed. Het MT geeft aan dat ze tot betere en snellere oplossingen kwamen en meer handelen vanuit organisatiedoelen.

Belangrijk is wel dat je als voorzitter, maar ook als MT-lid blijft bewaken dat alle rollen tot uiting komen en ook na elke vergadering even kort terugblikt: hoe verliep de vergadering, zijn de besluitvormingsprocessen goed doorlopen en heeft iedereen het idee dat hij / zij goed aan bod gekomen is. Het is dan goed dat degene die echt de reflecterende rol binnen het MT heeft, dit aan het einde ook aankaart als het weer eens vergeten wordt.

Meer weten

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg