Aan de slag met de doorbraakmethode
Veel zorgorganisaties streven naar kwaliteitsverbetering, doelmatiger werken en innovatieve ontwikkelingen die tijd en geld besparen. Wilt u als organisatie verbeteringen aanbrengen die bewezen hebben te werken en bovendien beklijven? Met de doorbraakmethode kunt u al op korte termijn via kleinschalige experimenten resultaat boeken.
Succesvolle aanpakken uit andere organisaties
Het is een nare droom van managers en veranderaars: veel kosten maken om een verandering organisatiebreed door te voeren, maar de aanpak blijkt niet te werken en levert veel onrust op. Met de doorbraakmethode zal dit niet snel gebeuren. U gebruikt namelijk aanpakken die in andere organisaties al succesvol bleken. Deze vult u aan met kennis van de eigen organisatie en ideeën. Door vervolgens in multidisciplinaire teams kleinschalige experimenten op te zetten en tussentijds effecten te meten, is resultaat of verbetering snel zichtbaar. Is er succes geboekt? Dan kan het experiment worden uitgebreid naar andere afdelingen of de gehele organisatie. In geval van een negatief resultaat zijn de gevolgen eenvoudig te herstellen.
Hoe doet u dat, doorbreken?
Wilt u met een multidisciplinair team op kleine schaal een verbetering doorvoeren in uw organisatie? Hieronder staan de stappen van de doorbraakmethode.
Stap 1. Formuleer wat u wilt bereiken
Begin bij het formuleren van de verbeterdoelen. Wat wilt u bereiken? Sluiten de verbeterdoelen aan op een werkelijk gevoeld organisatieprobleem? Hoe beter dat het geval is, hoe groter de slagingskans van het experiment. Zorg ervoor dat u de doelen concreet formuleert en volg hierbij het SMART-principe. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
Bedenk vervolgens in teamverband hoe u het experiment gaat uitvoeren: wat, wie, waar, wanneer, hoe lang en hoe vaak? Bedenk ook wat u gaat meten en hoe u deze meting gaat aanpakken.
Stap 2. Voer het plan uit
Het experiment begint: u begint met de uitvoering. In stap 1 heeft u daarvoor een volledig plan opgesteld. Tijdens het experiment houdt u bij hoe het traject gaat en tot welke relevante en interessante ontdekkingen u komt.
Stap 3. Voer metingen uit en bepaal of de verandering een verbetering is
U gaat tussentijdse metingen uitvoeren. Zo beoordeelt u in welke mate de acties bijdragen aan de geformuleerde doelstelling. Het interpreteren van meetresultaten is vaak niet eenvoudig. Immers, hoe weet u dat een opgetreden verandering ten grondslag ligt aan de nieuwe aanpak of actie? Houd het meetinstrument daarom bij voorkeur eenvoudig, en de doelstelling concreet. Meet periodiek met hetzelfde instrument. U herhaalt het experiment en de meting zolang u dat nodig acht. Stel daarbij telkens de vraag: zijn onze verwachtingen uitgekomen? Wat hebben we van de nieuwe aanpak of actie geleerd?
Komt u tot de ontdekking dat de aanpak niet werkt of dat bijvoorbeeld het oorspronkelijke doel niet juist was? Dan stelt u dit bij (terug naar stap 1) en herhaalt u het experiment in gewijzigde vorm.
Stap 4. Bepaal welke veranderingen kunnen worden gevoerd
Door op kleine schaal experimenten uit te voeren, te meten en te bestuderen ontdekt u wat werkt. U weet of de aanpak draagvlak heeft binnen uw organisatie. Bent u zover? In dat geval kunt u bepalen of u het plan gaat uitbreiden voor meerdere teams, afdelingen of locaties. Gaat u de verbetering doorvoeren en hoe gaat u dat aanpakken? Zijn er andere verbeterideeën die u wilt uitproberen? Zo ja, welke?
Resultaat
De Doorbraakmethode is werken met duidelijk meetbare doelstellingen en het in de praktijk implementeren van verbeteringen in het werkproces. Het primaire (werk)proces van dienstverlening c.q. de beleidscyclus staat centraal. Het is een aanpak waarbij multidisciplinaire teams van betrokken professionals, in een tijdelijk samenwerkingsverband, aantoonbare verbeteringen in de dienstverlening/beleidscyclus realiseren door het toepassen van bestaande kennis, best practices en eigen ideeën.
Verbeteringen realiseren volgens de doorbraakmethode biedt de volgende voordelen:
- Kleinschalig experimenten op één locatie, afdeling of team: bijstellingen zijn snel gemaakt.
- Door een gerichte analyse is snel resultaat zichtbaar en kan ook goed worden bijgestuurd.
- De diversiteit van multidisciplinaire teams biedt vaak vernieuwende ideeën. Bovendien sluit de aanpak dan beter aan bij de praktijk van de gehele organisatie en niet bij slechts 1 of 2 disciplines.
- Door gebruik te maken van bestaande kennis en best practices wordt het wiel niet opnieuw uitgevonden. Het toevoegen van eigen ideeën op basis van kennis van de eigen organisaties maakt de kans op succesvolle implementatie nog groter.
- Een praktische en actiegerichte aanpak zorgt vaak eerder voor draagvlak dan lijvige beleidsnota’s met mooie woorden.
Meer weten
MOVISIE verzamelt en verspreidt kennis over welzijn, zorg en sociale veiligheid. Zij begeleid Zorg- en welzijnsorganisaties bij Doorbraak-projecten gericht op de inzetbaarheid van medewerkers.
Het kwaliteitsinstituut voor de gezondheidszorg CBO haalde de doorbraakmethode dat is ontwikkeld in de Verenigde Staten in 1999 naar Nederland. Zij biedt onder andere trainingen aan om de doorbraakaanpak succesvol in de praktijk te brengen.
