Zorgbalans omhelst Kaizen

Ouderenzorgorganisatie Zorgbalans uit Haarlem werkt met de methode Kaizen. Kaizen betekent “verbetering” in het Japans. Deze methode focust op continue verbetering in organisatieprocessen waarmee onder andere verspilling van tijd en middelen aangepakt kunnen worden. Zorgbalans wil hiermee de zorg naar een hoger kwaliteitsniveau tillen. Jeanette Kat, verzorgende niveau 3, zag wat Kaizen kan betekenen en dacht meteen: hier wil ik aan meewerken. 'Het is heel mooi dat Zorgbalans hierin wil investeren', aldus Jeannette. 

Oplossingen

Na een reorganisatie zag Jeanette Kat de mogelijkheden om meer efficiëntie toe te passen met de methode Kaizen. 'Kaizen geeft de gelegenheid goed naar de processen te kijken zodat problemen opgelost kunnen worden', geeft Jeanette aan. 'Een goed voorbeeld is een afdeling waar veel dingen kwijtraakten. Dit waren verschillende spullen; van brillen tot bloeddrukmeters. Dit leidde soms zelfs tot een uur per dag zoeken naar deze vermiste spullen. De oplossing was vaste plekken maken voor de spullen, zowel bij bewoners als bij de zorgverleners. Kaizen geeft de middelen om naar dit soort problemen te kijken, en met elkaar oplossingen te vinden. Deze oplossingen kunnen heel eenvoudig zijn.'

Samenwerken

Zoals bij veel nieuwe methoden omarmt niet direct iedere werknemer de nieuwe werkwijze. Het is immers een verandering van een bekende manier van werken. Maar er blijken vaak wel al geluiden te zijn binnen afdelingen, dat er een aanpassing nodig is. Met de invoering van Kaizen zijn er niet alleen de plannen om iets aan te pakken, maar worden er onderling concrete afspraken gemaakt die leiden tot een oplossing. Het is te zien dat men hierdoor al enthousiaster in het proces staat.
In het artikel "Binnen drie jaar werkt de hele organisatie met Kaizen" geeft Roelof Jonkers, bestuursvoorzitter, aan: 'Het bijzondere is dat mensen vaak al weten hoe problemen kunnen worden opgelost. Via Kaizen voelen ze zich betrokken en worden gestimuleerd om kritisch naar de eigen werkprocessen te kijken. Sinds 1 januari hebben acht teams met Kaizen gewerkt. Eind 2010 moeten alle 82 teams "gekaizend" zijn.'

Medicijndistributie

'Tijdens het uitdelen van medicijnen bijvoorbeeld, verloor men veel tijd', vertelt Jeanette. 'Doordat medewerkers rondliepen in de gangen en dus zichtbaar waren, werden zij vaak afgeleid door vragen. Hierdoor werd er soms over een ronde drie kwartier tot een uur gedaan. Betere werkwijzen en afspraken, minder dubbele controles en het in gebruik nemen van nieuwe karren afgestemd op "medicatie op rol", hebben al geleid tot verbeteringen. En niet onbelangrijk: tevreden medewerkers en meer tijd voor zorg aan cliënten.'

Spits

Vooral tijdens de ochtendspits was het een drukke bedoening, waarbij het tekort aan handen rechtstreeks voelbaar was. 'Er was dan gewoon mankracht tekort', aldus Jeanette. Vanuit het team zelf is het idee naar voren gekomen om de diensten wat te verschuiven. Op deze manier is  er een overlap van diensten zodat er wel genoeg mensen aanwezig zijn tijdens de drukste momenten. 'Er is veel bereidwilligheid van de medewerkers om wat te schuiven en aan te passen en om zo de zorg te verbeteren en voor de cliënt efficiënter te maken.'