Rapporteren op doelen

Binnen Visio het huis te Echten voerden ze  zowel binnen Wonen als Arbeid & Dagbesteding een digitaal rapportagesysteem in. Na invoering bereikten zij het volgende resultaat:

• Er wordt methodisch gewerkt;
• Er wordt gerichter gewerkt aan doelen, doelen worden geëvalueerd, eventueel bijgesteld, en verwerkt in het ondersteuningsplan.
• Medewerkers zitten per cliënt 30% minder achter de computer. 

Uit recent onderzoek van ZonMw, "Kostenbesparend projecten - een quick scan van ZonMw programma’s" blijkt dat een landelijke doorvoering van dit principe, een jaarlijkse besparing oplevert van ongeveer 59 miljoen euro.

Wat moest er verbeterd worden?

'Voor goed overzicht van onze cliënten rapporteren we over bijvoorbeeld hun dagbesteding en medicijngebruik', vertelt Ina Meekhof, projectmedewerker. 'Niet alleen het maken van de rapporten kost veel tijd. Ook het lezen ervan. En daar komt bij dat ieder team het op een andere manier deed. We zochten dus naar een eenduidige wijze van rapporteren die minder tijd kost. Daarnaast hebben we voor iedere cliënt een ondersteuningsplan waarin doelen beschreven zijn. Maar nergens hielden we bij of die doelen bereikt zijn. We besloten deze twee verbeterpunten te combineren.' 

Hoe zijn jullie te werk gegaan?

'Een speciaal opgerichte werkgroep ging aan de slag met het bedenken van een rapportagesysteem. Het resultaat is een "gewoon" worddocument dat medewerkers invullen. Daarin is plaats voor doelen en subdoelen, medische informatie, reflectie van medewerkers en bijzonderheden. Het is een soort formulier geworden dat doorlopen kan worden. Dat hebben we getest bij twee woongroepen en een werkplaats. Het werkte en nu werkt de hele organisatie ermee.'

Wat waren de resultaten dan?

'Door het duidelijke formulier en de handleiding die we daarbij gemaakt hebben zitten medewerkers nu 30% minder achter de computer om de rapportage te maken. Die tijd kunnen ze weer op de werkvloer besteden.' Collega Femke de Slegte, regiomanager Wonen en Arbeid en Dagbesteding vult aan: 'En dat is een resultaat dat ook de cliënten aanspreekt. Zij merkten altijd al op dat medewerkers veel achter de computer zitten. Daarnaast is deze werkwijze een grote sprong vooruit richting het methodisch werken. De doelen zijn het uitgangspunt en organisatiebreed wordt volgens een vaste methode toegewerkt naar het behalen van die doelen. Bovendien moeten die doelen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) worden geformuleerd.'

Konden medewerkers dat al meteen?

Meekhof: 'Voorafgaand aan de implementatie hebben we trainingen gegeven over het opstellen van doelen. Wanneer is een doel SMART en wanneer niet? Verder bleek dat veel medewerkers opzagen tegen het werken met de computer. Hoewel dat dankzij de nieuwe methode minder hoeft, moet het nog wel gebeuren. Daar hebben we ook trainingen voor opgezet.'

Meer weten

Handleiding rapportagesysteem Visio het huis te Echten (externe link)