De webapplicatie: planning, route en registratie via internet

Zorgkompas is gespitst op het primaire proces – zorg leveren – optimaal te laten verlopen. Deze ambitie vraagt om een strakke planning: managers die sturen op tijd en afspraken en professionals die hun taken efficiënt uitvoeren. De webapplicatie maakt het voor de professionals mogelijk om de planning en route op internet (via een computer of laptop) te raadplegen en de geleverde zorg te accorderen. De zorgmanagers zijn verantwoordelijk voor het registreren van afwijkingen. Door deze verantwoordelijkheid bij de zorgmanagers te beleggen, zijn de managers van Zorgkompas alert op het voorkomen van overschrijdingen ten opzichte van de planning en de indicatie.

Online controleren, accorderen, exporteren en declareren
Als Zorgkompas de indicatie ontvangen heeft, wordt deze ingelezen of ingevoerd in de registratiesoftware en doorgestuurd naar de desbetreffende vestiging. Daar stelt de zorgmanager op basis van een gesprek met de cliënt en de indicatie een zorgplan op. Dit zorgplan wordt verwerkt in een planning. De planning wordt gepubliceerd op het web en is toegankelijk voor zorgprofessionals via een persoonlijke inlogcode. Na afloop van de dienst accordeert de zorgprofessional de geplande uren en declareert hij de reiskosten.

Nadat de zorgprofessionals de uren hebben geaccordeerd, haalt de backoffice de uren uit het systeem. Vervolgens wordt de lijst met wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke planning uitgedraaid. Deze wijzigingen worden besproken met de zorgmanager of de zorgprofessional. Hierna vindt de AOI-controle plaats. Na de interne controles exporteren de medewerkers van de backoffice de gegevens uit de webapplicatie naar Excel en zetten zij deze in declaratieformats van de zorgkantoren. De gegevens uit de webapplicatie worden tevens gebruikt om gegevens aan te leveren bij het CAK en de salarissen op te baseren.

Administratieve taken ‘verschuiven’ naar zorgmanagers en backoffice
Zorgkompas belegt zo min mogelijk administratieve taken bij de zorgprofessional. Alle tijd die de zorgprofessionals besteden, moet gerelateerd zijn aan het leveren van zorg voor de cliënt. Dit betekent dat:

• zorgprofessionals alleen (digitaal) de geleverde uren moeten controleren en accorderen en hun reiskosten moeten declareren
• zorgmanagers verantwoordelijk zijn voor de planning, het zorgplan en de mutaties in het dossier
• de backoffice de geaccordeerde gegevens verwerkt en doorzet naar de zorgkantoren, het CAK en de salarisadministratie

De webapplicatie vervangt de papieren registratie. Hierdoor verminderen de administratieve lasten van de professional en krijgt de backoffice de gegevens gelijkmatiger aangeleverd. Bovendien kan de backoffice de gegevens eenvoudiger controleren, omzetten naar de vereiste formats en indienen bij de betrokken partijen. Zorgkompas gebruikt het uitgangspunt: planning is realisatie. Dit betekent dat de uren in de web applicatie overeen komen met de geplande uren en alleen in afwijkende gevallen aangepast worden.

Meer weten

• Download het uitgebreide artikel over de webapplicatie (pdf)
• In het kader van het onderzoek van het ministerie van VWS over het verminderen van (onnodige) administratieve lasten voor zorgprofessionals, heeft VWS vier casussen laten beschrijven. Hieronder kunt u de andere drie praktijkvoorbeelden lezen:
  Het pasjessysteem: exacte registratie. Een praktijkvoorbeeld van Zuwe Zorg
  De persoonlijke digitale assistant (pda): registratie via de mobiele telefoon. Een praktijkvoorbeeld van Florence Zorg 
  Registratie aan de hand van een zorgarrangement. Een praktijkvoorbeeld van Rivas