Beweging 3.0 werkt efficiënter door inzet zelfstandige kleinschalige teams

Beweging 3.0 heeft in januari 2010 een verandertraject ingezet naar een werkwijze van zelfstandige kleinschalige teams met meer regelruimte. Thuiszorgdirecteur Marlijn Lenselink vertelt wat het heeft opgeleverd en wat de positieve consequenties zijn voor de 2500 cliënten en 500 thuiszorgmedewerkers.  

Toen Marlijn Lenselink in 2009 bij Beweging 3.0 ging werken merkte zij al snel dat medewerkers graag in kleine teams  wilden werken. Er waren helaas al wat medewerkers naar Buurtzorg vertrokken, omdat ze juist die cultuur misten en meer verantwoordelijkheden terug wilden.

Marlijn Lenselink: 'Het kleinschalig werken betekende dat we de functies van planner, administratief ondersteuner en een managementlaag hebben geschrapt. We wilden wijkgericht werken met bredere taken, meer verantwoordelijkheden bij de medewerkers in het veld en meer regelruimte. Indertijd was het uitgangspunt dat planners nodig waren omdat het plansysteem zo ingewikkeld was. Inmiddels hebben we Nedap geïmplementeerd en nu iedereen daarmee werkt is het plannen vele malen eenvoudiger geworden en maken de thuiszorgteams zelf hun rooster en de cliëntplanning.'

Werken met wijkteams

Beweging 3.0 is in januari 2010 gestart met het opsplitsen van onze grote teams in wijkteams. Er moesten veel nieuwe taken in het team worden belegd. De arbeidsdeling binnen het team -en de ondersteuning- is zoveel mogelijk opgeheven.  De thuiszorgmedewerkers moesten onder andere aanleren om  indicaties aan te vragen en routes te plannen. Er was voor iedereen ruimte om nieuwe taken op zich te nemen.

In een tijdsbestek van een jaar zijn teamscans uitgevoerd om er achter te komen wat de taakvolwassenheid van een team was. Daarnaast zijn feedbacktrainingen georganiseerd en een training van het CIZ over het aanvragen van indicaties. Dit heeft tot gevolg dat medewerkers het zorgproces nu beter begrijpen en in een aantal gevallen ook zakelijker zijn gaan denken.

Een financieel gezonde thuiszorgorganisatie

Beweging 3.0 wil een financieel gezonde thuiszorgorganisatie zijn met een nog betere kwaliteit van zorg. Dat willen zij bereiken via een minimale overhead, eenvoudigere processen, betere routeplanning en een betere samenwerking met collega’s. Kortom een leukere organisatie om te werken.

Andere doelen zijn minder verschillende gezichten over de vloer bij de cliënt, thuiszorgmedewerkers die de cliënten beter kennen, minder fouten in de planning en verantwoordelijkheid bij de teams. En een beter imago waardoor we meer cliënten in zorg ontvangen. Bij Beweging 3.0 kiezen ze er dan ook bewust voor om meer hogere niveaus in te zetten in de teams . Met verhoudingsgewijs meer verpleegkundigen om de kwaliteit van zorg te verbeteren. Marlijn Lenselink: 'Tot slot wilden we voor de medewerkers een breder en interessanter takenpakket , met meer regelruimte om oplossingsgericht te werken. Alles gericht op het vergroten van het arbeidsplezier en dus het vergroten van de instroom en verkleinen van de uitstroom van medewerkers.'

Kleinschalig werken zorgt voor betrokken medewerkers

Het belangrijkste resultaat is dat de medewerkers veel meer betrokken zijn bij de zorg en daarin alle verantwoordelijkheid nemen omdat ze ook de ruimte hebben gekregen om die te pakken. Dit levert positieve reacties op bij de cliënten. De kwaliteit van zorg verbetert. De medewerkers zijn de dragers van de verandering geweest. Zij zijn er trots op dat de klanten zelfs zeggen dat ze een echt team zijn geworden. Daarnaast heeft de nieuwe werkwijze een besparing op de divisieoverhead opgeleverd van € 1.1 miljoen, op een omzet van € 18 miljoen. Ook de instroom van medewerkers verloopt vlot. In de laatste maanden zijn per maand tien  nieuwe verpleegkundigen aan op een bestand van 500 medewerkers.

Aandachtspunten bij invoeren kleinschalige teams

'Het is belangrijk om in het verandertraject helder te hebben waar je heen wilt en dat je de richting continu blijft vasthouden, ook als er tegenslagen zijn. Soms moet je als team eerst door een crisis gaan om er vervolgens samen sterker uit te komen. In een klein team moet je elkaar wel vertrouwen en aanspreken. Vooral dit laatste waren veel medewerkers niet gewend.' Onze verandervisie was ook dat we accepteren dat het ene team sneller leert dan het andere team. Hiermee laat je ook zien dat leren betekent dat je fouten mag maken.

Het is voor een team stimulerend dat zij ervaren dat het werk leuker wordt, dat de samenwerking verbetert en er positieve reacties van cliënten komen. Daarnaast is het ook prettig dat er meetbare resultaten zijn. Zo is ook de productiviteit van de teams verbeterd. Je moet een gebruikersvriendelijk cliëntadministratie- en plansysteem hebben waar iedere medewerker dagelijks mee kan omgaan. Medewerkers kijken nu zelf op hun eigen dashboard en zien de productiviteit. Ze ervaren een productiviteitsstijging ook echt als hun eigen succes. Ze weten dat het nodig is om financieel gezond te zijn. Verder ligt hun hart vooral bij de cliënten en dat moet ook vooral zo blijven. Het plansysteem faciliteert om de planning aan te laten sluiten op de wensen van de cliënt. Dat geeft voldoening. Tevens is op het dashboard te zien hoeveel verschillende medewerkers bij een cliënt komen. Kortom, je hebt een simpel ICT systeem nodig dat het kleinschalig werken ondersteunt.

Het gevoel dat je zelf alles regelt zodat je de beste zorg kunt verlenen! Dit vinden en ervaren medewerkers als het mooiste dat er is.

Meer informatie

Beweging 3.0 (externe link) 

Nedap Healthcare Instituut (externe link)