Zorgtijd registreren met het zorgarrangement

Rivas Zorggroep wil vanaf medio 2012 gebruik maken van een nieuwe registratievorm: het zorgarrangement. Het zorgarrangement moet de handmatige registratie in de extramurale Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) (grotendeels) vervangen. Door voor aanvang van het zorgtraject de zorg zo precies mogelijk vast te stellen, is het niet meer nodig om tijd en producten apart te registreren. Een goede planning en het uitgangspunt ‘planning is realisatie’, is voldoende om de zorg te controleren en te verantwoorden.

Inzicht in kwaliteit en kwaliteit, een basis voor financiering

Het zorgarrangement is een contract tussen de zorgaanbieder en de cliënt. In het arrangement is opgenomen hoeveel zorg er geboden wordt, wie de zorg levert en wanneer dit gebeurt. De zorgregisseur (wijkverpleegkundige) stelt het zorgarrangement samen op basis van de indicatie en het zorgplan. Het is belangrijk dat het zorgarrangement een goede weerspiegeling is van de noodzakelijke en daadwerkelijk geleverde zorg. Omdat er alleen afwijkingen geregistreerd worden die daadwerkelijk leiden tot een aanpassing van de basisplanning, moet de geleverde zorg gemiddeld gelijk zijn aan de geplande zorg.

Het zorgarrangement en de daarbij horende planningslijsten zijn de basis voor controle. Op basis van het arrangement en de geplande uren kunnen cliënten, zorgkantoren en zorgaanbieders controleren of de gemaakte afspraken zijn nagekomen en de gedeclareerde uren zijn gemaakt. Het zorgarrangement biedt hiermee inzicht in tijd en kwaliteit en ligt ten grondslag aan de financiering:

• Op basis van de registratie moet de zorginstelling of een toezichthoudende autoriteit kunnen bepalen of de zorg voldoet aan de vraag van de cliënt.
• Het zorgarrangement moet kunnen aantonen dat de zorg binnen de indicatie valt zoals deze is afgegeven door het Centraal Indicatiebureau Zorg (CIZ).
• Het zorgarrangement moet voldoende informatie bieden om zorg te declareren bij het zorgkantoor en de eigen bijdrage van de cliënt vast te stellen.

Minder administratieve lasten voor professional, cliënt en back office

Het zorgarrangement leidt op drie manieren tot administratieve lastenverlichting:

• De afspraken die de zorgregisseur bij aanvang van de zorgverlening maakt, vervangen de handmatige registraties van individuele professionals.
• De back office is niet meer belast met het overtypen van urenbriefjes voor verantwoording en salariëring.
• De cliënt hoeft slechts één keer akkoord te gaan met de voorgestelde zorg en hoeft niet iedere week een handtekening te zetten.

De verschillen tussen de ‘oude’ en ‘nieuwe’ manier van werken zijn groot. Rivas Zorggroep had nog niet geïnvesteerd in een digitaal systeem en registreerde de tijd nog handmatig. Nadat Rivas Zorggroep onderscheid heeft gemaakt tussen kleine (afwijkingen leiden niet tot aanpassing van de basisplanning) en grote afwijkingen (afwijkingen leiden wel tot aanpassing van de basisplanning), is het mogelijk om geen kleine afwijkingen meer te registeren. Hierdoor bespaart Rivas Zorggroep tijd en ervaren professionals minder administratieve lasten.

Op het moment van schrijven (juli 2011) is de door Rivas Zorggroep gewenste registratievorm nog in ontwikkeling. Het heeft een experimentele status. Nadat Rivas Zorggroep twee pilots heeft afgerond (juni 2010 en februari 2011), bespreekt zij nu met het zorgkantoor Waardenland en Midden Holland over de wijze waarop Rivas Zorggroep de bandbreedte van het zorgarrangement mag definiëren en invulling kan geven aan de rechtmatigheideisen.
Om verder te gaan met de zorgarrangementen hebben het zorgkantoor, VWS en de NZa voorwaarden gesteld. Zo is het van belang dat geen opwaartse druk ontstaat op de zorgaanspraken en moeten afwijkingen van de zorgarrangementen geregistreerd worden. Dit mede om een juiste eigen bijdrage voor de cliënt te kunnen vaststellen. Indien hieraan wordt voldaan kan de voorgestelde registratievorm (het zorgarrangement) naar verwachting vanaf medio 2012 in werking treden.

Meer weten

Download het uitgebreide artikel Zorgarrangement: planning = realisatie (pdf)

In het kader van het onderzoek van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) over het verminderen van (onnodige) administratieve lasten voor zorgprofessionals, heeft VWS vier casussen laten beschrijven. Hieronder kunt u de andere drie praktijkvoorbeelden lezen:

• Het pasjessysteem: exacte registratie. Een praktijkvoorbeeld van Zuwe Zorg
• De webapplicatie: planning, route en registratie via internet. Een praktijkvoorbeeld van Zorgkompas
• Personal Digital Assistant (PDA) vervangt papieren zorgregistratie: huisje in-huisje uit. Een praktijkvoorbeeld van Florence Zorg