Stichting Vrijwaard registreert alle geleverde zorg

Stichting Vrijwaard biedt vanuit verschillende locaties ouderenzorg, thuiszorg, wonen en welzijn in de regio Den Helder. De organisatie vindt leveringsbetrouwbaarheid belangrijk. Daarom heeft Vrijwaard het extramurale zorgregistratiesysteem nu ook intramuraal ingevoerd. Ruud Jekkers, locatiemanager van woonzorgcentrum De Golfstroom: ‘Het brengt rust op de werkvloer.’

Gedetailleerde registratie van extramurale zorg is inmiddels gewoon. Stichting Vrijwaard gebruikt er het iO-systeem van Nedap voor. Bij locatie De Golfstroom rees vorig jaar de vraag of het systeem ook inzetbaar zou zijn binnen de intramurale zorg. ‘Die vraag kwam niet zomaar uit de lucht vallen’, vertelt locatiemanager Ruud Jekkers. ‘De Golfstroom biedt namelijk zowel intramurale als extramurale zorg. Er zijn zeventig verzorgingsappartementen en 98 aanleunwoningen.’

Samen met Nedap is het iO-systeem geschikt gemaakt voor registratie van intramurale zorg. En vervolgens zijn ook de andere locaties van Vrijwaard ermee gaan werken. Tot grote tevredenheid, aldus Ruud.

Controle

Het Nedap iO-systeem werkt met een zorgpas, een iO met ingebouwde kaartlezer en zorgregistratiesoftware. Elke cliënt heeft een pasje en elke medewerker een iO. Bij binnenkomst meldt de medewerker zich aan en bij vertrek weer af. Zo registreert het systeem hoe lang de medewerker bij de cliënt is geweest. Dat is de basis waarop Vrijwaard voortborduurde.

Ruud: ‘We hebben het systeem aan AWBZ-Zorgregistratie (AZR) gekoppeld. Dat betekent dat de indicatie van iedere nieuwe cliënt er direct in staat. Wij gaan vervolgens rond de tafel zitten om zorgafspraken met de cliënt te maken. Het zorgarrangement dat daaruit voortvloeit, staat ook in het systeem. Handig, want zo controleren we direct of de indicatie overeenkomt met de afspraken.’ Het nummer op het pasje van de cliënt correspondeert weer met het nummer van het zorgarrangement.

Dezelfde gezichten

Vrijwaard koppelde ook de planning aan het Nedap-systeem. ‘Op locatieniveau maakt de managementassistent looplijsten op basis van de zorgarrangementen’, legt Ruud uit. ‘Daarbij hanteren we een aantal uitgangspunten. Bijvoorbeeld dat alle cliënten om kwart over tien klaar willen zijn om de dag te beginnen. Dan weet je dus hoeveel mensen je tussen zeven uur en kwart over tien moet inzetten. En wijzigt er iets in de cliëntenpopulatie, dan kun je de formatie daar flexibel op laten inspelen.’

In het systeem maakt Vrijwaard ook een onderscheid in deskundigheidsniveau. Want bij de ene cliënt volstaat een helpende, terwijl een complexere zorgvraag misschien de hulp van een verzorgende vraagt. ‘En omdat we met kleine teams van maximaal vijftien medewerkers werken, zien de cliënten steeds dezelfde gezichten’, vult Ruud aan. De looplijsten worden uitgeprint en aan de medewerker meegegeven.

Denkwerk en voorbereiding

Natuurlijk heeft het systeem veel denkwerk en voorbereiding gekost. ‘Achter de schermen was het ongelooflijk arbeidsintensief’, vertelt Ruud. Maar nu levert het op veel fronten resultaat. ‘Een aantal indicaties klopte bijvoorbeeld niet meer, terwijl in de praktijk de zorg wel geleverd werd. Incidenteel een cliënt wat extra zorg geven is natuurlijk geen enkel probleem. Maar de ervaring leert dat extra zorg zich langzaam opbouwt. Voor je het weet, heeft de verzorgende het opgenomen in de dagelijkse zorg aan de cliënt.’ Ruud begrijpt heel goed dat verzorgenden dit als werkdruk ervaren. Het iO-systeem brengt scherp in beeld of de geleverde zorg nog aansluit op de indicatie. ‘Zien wij achter de schermen iets afwijkends? Dan geven we een signaal naar het team. We vragen of het tijdelijk of structureel is. Zo kunnen we veel sneller anticiperen op een veranderende zorgvraag.’

Meer rust

De medewerkers van Vrijwaard ervaren meer rust. Ruud omschrijft het zo: ‘Het is overzichtelijker. Medewerkers weten waar ze aan toe zijn, voor wie ze die dag verantwoordelijk zijn. Ze begrijpen de verdeling. Een helpende heeft bijvoorbeeld 's ochtends tussen zeven en tien op haar lijst elf cliënten met een laag Zorgzwaartepakket (ZZP) staan. Terwijl een verzorgende maar bij vier cliënten met een hoger ZZP langsgaat. Want die zorg is complexer en vraagt meer tijd en deskundigheid.’ Ook de bewoners zijn tevreden en dat komt vooral door de leveringsbetrouwbaarheid. ‘Voor cliënten is het effect heel concreet. Hebben ze om halftien een afspraak, dan komt er ook iemand om halftien. Natuurlijk zijn er uitzonderingen , maar in de basis geldt 'afspraak is afspraak'.

'We plukken er de vruchten van'

Het systeem werkt, de medewerkers van Vrijwaard hoeven het alleen nog maar bij te houden. Ruud: ‘Nu plukken we er de vruchten van. Voor de werkvloer is de administratieve belasting veel kleiner geworden. Aan het eind van hun dienst lezen medewerkers hun apparaatje uit, ze checken even of het klopt, ondertekenen de print en zijn klaar.’ Ruud wijst erop dat het systeem alles inzichtelijk maakt. ‘We kunnen alles verantwoorden, van zorgarrangement tot geleverde zorg. Het is heel zuiver.’ Een uitvloeisel van het registratiesysteem is dat Vrijwaard geen centrale cliëntenadministratie meer heeft. ‘We streefden er al naar de administratie meer op de locaties te hebben. Met dit systeem kan het. In plaats van een centrale administratie heeft elke locatie een managementassistent die verantwoordelijk is voor AZR en Nedap. Alleen de maandelijkse controles en de declaraties gebeuren nog centraal.'