PDA vervangt papieren zorgregistratie: huisje in - huisje uit
De professionals van Florence Zorg registreren sinds ongeveer drie jaar hun tijd met de personal digital assistant (PDA). De PDA vervangt voor een deel van de organisatie de papieren registratie, voor een ander deel het barcodesysteem. De PDA is een mobiele telefoon waarmee de professional tijd kan registreren, bellen en de planning en route kan raadplegen. De koppeling tussen de PDA, planning en managementrapportage zorgt voor nauwkeurige sturingsinformatie.
Huisje in – Huisje uit – Huisje in
Bij Florence Zorg hebben alle professionals (met uitzondering van uitzendkrachten) in de extramurale zorg een PDA. Zij registreren hun tijd door bij binnenkomst ‘huisje in’ en bij vertrek ‘huisje uit’ aan te klikken: de PDA berekent vervolgens de zorg- en reistijd. De overige tijd (bijvoorbeeld opleiding of administratie) voeren professionals handmatig in de PDA in. Iedere week worden de ingevoerde uren gecontroleerd en goedgekeurd en per periode doorgezet aan het zorgkantoor.
Minder administratie, meer informatie
De impact van de PDA is afhankelijk van de ‘startsituatie’: papieren registratie of barcodesysteem. Voor de zorgmanagers zijn de gevolgen niet afhankelijk van de startsituatie.
- Voor zorgprofessionals die hun uren op papier registreerden en aanleverden, vervangt de PDA de handmatige registratie van zorg- en reistijd. Daarnaast de papieren registratie van alle overige uren. De zorgprofessionals die werkten met het barcodesysteem, ervaren verschil doordat hun planning en registratie in één systeem gekoppeld zijn. Zij hoeven geen verschillende producten meer te scannen: de PDA verdeelt de tijd naar rato over de zorgproducten.
- Professionals kunnen met de PDA de actuele planning en route raadplegen. Wanneer er iets verandert – bijvoorbeeld door ziekte van een collega – wordt dit door de planners aangepast en direct doorgezet naar de zorgprofessionals.
- Voor de back office leidt de PDA enerzijds tot minder, en anderzijds tot meer werk. De verwachting is dat back offices van zorgaanbieders die nog geen digitale registratie hebben, voordeel hebben bij het gebruik van de PDA. De back office kan de digitale gegevens– in combinatie met een strakke sturing op het proces – direct verwerken in management- en verantwoordingsinformatie. Omdat bij Florence Zorg de back office ook verantwoordelijk is voor het beantwoorden van gebruikersvragen, leidt de PDA tot een toename in het werk.
- Controleren en accorderen van uren is voor de zorgmanager eenvoudig geworden: gegevens zijn digitaal in te zien en het systeem geeft aan welke uren afwijken van de planning.
- De zorgmanager krijgt door het systeem nauwkeurige, actuele informatie (bijvoorbeeld productiviteit en het aantal uren onrechtmatige zorg).
Technische applicaties vragen om training en begeleiding
Professionals moeten leren werken met een technisch apparaat. Om hen hierin te ondersteunen, krijgen zij een training. Bij grote wijzigingen worden professionals opnieuw opgeleid. Kleine wijzigingen worden doorgegeven met een memo.
Meer weten
Lees het uitgebreide artikel 'PDA vervangt papieren zorgregistratie: huisje in - huisje uit' (pdf)
In het kader van het onderzoek van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) over het verminderen van (onnodige) administratieve lasten voor zorgprofessionals, heeft VWS vier casussen laten beschrijven. Hieronder kunt u de andere drie praktijkvoorbeelden lezen:
