Formatie en roosters aansluiten op zorgzwaartepakketten (ZZP's)

De Noord-Hollandse zorgorganisatie ZorgContact wil kleinschalig wonen en werken een duidelijker plek in de organisatie geven. Het eerste huis met vier huiskamers (6 cliënten per unit) is een feit.

In voor zorg! gaat ZorgContact coachen. Niet zozeer vanwege de gewenste kleinschaligheid, maar met name om de formatie van ZorgContact binnen de strakke bedding van de zorgzwaartepakketten (ZZP’s) te brengen. Want ZorgContact heeft heel wat meer mensen op de rol staan dan volgens de ZZP’s nodig is. Zoiets luistert uiteraard nauw en al helemaal binnen het werken in een kleinschalige setting, waar het lastiger schuiven is met de inzetbaarheid van mensen. Kleinschalig wonen zal naar alle waarschijnlijkheid de toekomst van ZorgContact meer en meer gaan bepalen. Punt van aandacht is alleen dat ook op kleinschalig niveau formatie en roosters moeten aansluiten op ZZP’s. Vandaar dat beginnende kleinschaligheid en het organisatiebrede formatievraagstuk meer met elkaar te maken hebben dan het lijkt.

Meer verschijningsvormen

Interim-bestuurder Karina Schilte: 'Kleinschaligheid kent bij ons meer verschijningsvormen. Op elk van onze locaties is wel een pluk "kleinschalig wonen" aanwezig. Hoe gaan we daar mee om? Kunnen we kleinschalig wonen ook binnen een grootschalige setting uitbouwen? En als we ons echt gaan richten op kleinschalig wonen, wat doen we dan met grootschalige facilitaire dienstverlening zoals de schoonmaak, de centrale keuken en de wasserij? Inwisselen voor een keukenblokje en een wasmachine per huiskamer?'
Wie dit soort vragen voor zichzelf stelt, is niet aan het tobben, maar is aan het "finetunen" voor de toekomst. Karina Schilte: 'Want één ding staat voor mij wel vast: kleinschalig wonen en werken is de richting waarin onze sector zich ontwikkelt. Het is alleen de vraag hoe je kleinschaligheid in een grote organisatie positioneert.'

Project P

Het formatievraagstuk heeft in samenwerking met In voor zorg! geleid tot "Project P": een plan van aanpak dat inzichtelijk maakt waar kan worden bespaard op personele inzet, dat het zakelijk bewustzijn van medewerkers vergroot en dat helpt bij de implementatie, in het bijzonder waar het de roosters betreft.
Meten is weten. Daarom is "Project P" gestart met een analyse die laat zien wat de toegestane formatie is op basis van de ZZP-mix. Ook zijn de vaste formatie en de oproepkrachten in kaart gebracht en is per afdeling vastgesteld hoe het dienstenpatroon er uit moet zien om kwalitatief verantwoorde zorg te kunnen blijven leveren.

Te veel opgeleide medewerkers

De formatiekwestie kent twee aspecten. Er zijn teveel fte’s (fulltime-equivalent), maar er zijn ook teveel hoog opgeleide medewerkers. Karina Schilte: 'Doordat in het verleden medewerkers zijn gestimuleerd om zich te scholen, hebben we nu meer mensen op een hoog niveau dan gezien onze zorgzwaartepakketten wenselijk is. Dat is duur en het schept verwachtingen die we niet waar kunnen maken.'
Ze vervolgt: 'Onze prioriteit ligt bij de formatie en de loonkosten per fte. In dit kader werken we aan een meer flexibele inzet van het personeel en zijn we in roosters aan het afstemmen op de wensen van de cliënten in plaats van -  zoals dat nu te veel is - op de wensen van de medewerkers. Daarmee is de aanpak overigens nog niet kostendekkend. Zeker niet voor onze kleinschalige unit. Ik verwacht dat we gestaag doorpakkend pas per 2011 de kosten weer op orde zullen hebben.'

Kosten inzichtelijk maken

Kostenbeheersing gaat hand in hand met attitudeverandering. Karina Schilte: 'In dit kader zijn budgetten inmiddels op het niveau van afdelingshoofden inzichtelijk en hanteerbaar gemaakt. Een bewustwording leidt tot andere prioriteiten. Ik verwacht dat mensen kritischer om zullen gaan met vakantieverlof. Tot voor kort werd elke verlofaanvraag automatisch goedgekeurd. Ook met roosters zullen teams kritischer worden. Als het je eigen budget is, ga je bewuster om met indirecte tijd.'

ZorgContact

ZorgContact biedt met 425 medewerkers vele vormen van zorg- en dienstverlening aan ouderen: van enkelvoudige huishoudelijke zorg thuis tot complexe verpleeghuiszorg in een woonzorgcentrum. ZorgContact is actief in Bennebroek, Vogelenzang, Bloemendaal, Bentveld en Zandvoort.

Lees verder op Werkenmetzzps.nl (externe link)