Bezetting afstemmen op ZZP’s: Woonzorgcentra Flevoland maakt ZZP’s digitaal inzichtelijk

Woonzorgcentra Flevoland (WZF) rapporteert al langere tijd digitaal. Dat maakt de overgang naar zorgzwaartepakketten (ZZP’s) gemakkelijker, volgens manager zorg Marjan Bel. De duidelijkheid van het bekostigingssysteem en de rechtvaardiger verdeling van uren over de cliënten vindt ze een voordeel. ‘Je weet hoeveel uren je hebt. En onze software maakt heel transparant wat we met die uren doen.’ Flexibele inzet van ZZP’s is de volgende stap.

‘Het moet kunnen, tenzij het niet kan’ en dan kan het meestal ook. Dat is het motto van Woonzorgcentra Flevoland. Het typeert de zorgorganisatie: niet de regelgeving en de financiën staan centraal, maar de wensen van de cliënt. Flexibel en creatief gaat WZF samen met de cliënt op zoek naar een goede invulling van de wens. ‘Binnen bepaalde grenzen uiteraard’, benadrukt manager zorg Marjan Bel. ‘ZZP’s geven die aan. Een zorgarrangement biedt voldoende ruimte om zorg te leveren die past bij de wensen van de cliënt. Soms zijn de mogelijkheden op het gebied van financiën, huisvesting of personeel echter niet toereikend. Wij leggen dan eerlijk aan de cliënt uit waarom het niet kan. In het leven buiten de instelling is dat ook zo. Daar moeten mensen ook keuzes maken.’

Digitaal

Marjan is manager zorg bij woonzorgcentrum De Uiterton, dat deel uitmaakt van WZF. De Uiterton heeft circa tachtig appartementen voor verzorgingshuiszorg en verpleeghuiszorg. Daarnaast zijn er voor dementerende ouderen 3 kleinschalige woongroepen, met 7 bewoners. Daar beschikt elke bewoner over een eigen zit-/slaapkamer en badkamer. En er is een gezamenlijke woonkamer met open keuken. ‘Wij zijn een huis dat al heel lang digitaal rapporteert, dat hoort wel bij ons’, vertelt Marjan. WZF werkt met ResidentWeb, kortweg R-Web. ‘Ik denk dat we een voorsprong hebben, we zijn al ver. Daardoor kunnen wij ZZP’s gemakkelijker implementeren.’

R-Web

R-Web is een veelomvattend systeem. Marjan: ‘Het bevat de informatie van de werkvloer en is gelinked aan de financiële administratie.’ R-Web haalt informatie op uit AZR en koppelt het juiste ZZP aan een nieuwe cliënt. De contactverzorgende onderhandelt vervolgens met de cliënt over de invulling van de zorg. Dit zorgarrangement wordt ook ingevuld in R-Web en is weer gekoppeld aan de productie. De financiële administratie haalt gegevens op uit R-Web, voor het zorgkantoor en voor de afdelingsmanagers. Want zij krijgen maandelijks een rapportage met stuurinformatie.

Bezetting

Bij WZF zijn de afdelingsmanagers budgethouder van de formatie. Zij moeten plannen op basis van aanwezigheid, of aantallen, en zwaarte van het ZZP. Flexibele inzet van medewerkers is het logische gevolg. ‘Dat is de volgende stap die we willen maken’, zegt Marjan. ‘We zijn nu druk bezig met het bepalen van de bezetting op basis van de ZZP’s.’ Daarnaast is de rechtvaardiger verdeling van de uren over de cliënten een belangrijk gegeven. Dat gebeurt via de individuele zorgarrangementen. Goede indicatiestelling, registratie en bewaking van de parameters en de productiecijfers zijn dan essentieel. R-Web speelt daarin een belangrijke rol.

Balans

ZZP’s maken de zorg concreet. Dat ziet Marjan als voordeel van het systeem. ‘Je weet hoeveel uren je hebt. En de software die wij gebruiken maakt heel transparant wat we met die uren doen.’ Een nadeel vindt ze de administratieve belasting. ‘De balans tussen zorg leveren en administratie is echt een aandachtspunt. Soms heb ik het gevoel dat de weegschaal een beetje doorslaat. We moeten zoveel verantwoorden. Bij ons heeft een contactverzorgende ongeveer 10 cliënten onder zich. Zij voert de zorgleefplanbesprekingen en houdt ook tussendoor in de gaten of het ZZP nog toereikend is. Dat betekent dat ze veel tijd achter de computer doorbrengt. ‘Laten we weer teruggaan naar de tijd dat ik met de mappen op schoot tussen de bewoners zat’ verzuchtte laatst een van mijn medewerkers.’

Portaal

Aanpassingen in R-Web kunnen die administratieve belasting verminderen. ‘R-Web heeft verschillende tabbladen. Om te rapporteren moet je dus veel handelingen verrichten. Wij willen graag één overzicht.’ WZF is dan ook via een werkgroep betrokken bij de ontwikkeling van een R-Webportaal. ‘Maar nu merken we dat steeds meer organisaties digitaal gaan. We zijn lang niet meer de enige zorgstelling die de software gebruikt. Daardoor is het programma niet zo gemakkelijk aan te passen.’

Meer weten

Woonzorgcentra Flevoland en De Uiterton (externe link)

ResidentWeb is een product van Technology To Serve (externe link)