Verslag van de startbijeenkomst ‘Experiment Regelarme Instellingen’

Vertegenwoordigers van 28 instellingen in de langdurige zorg verzamelden zich maandag 30 januari 2012 in de locatie Walraven van Zorgorganisatie Opella in Bennekom; het is de dag van de officiële start van het Experiment Regelarme Instellingen.

De meer dan 120 aanwezigen vertegenwoordigen de 28 instellingen die zich zelf bij het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport (VWS) hebben gemeld met plannen die een eind moeten maken aan overbodige regels. Regels die de zorgverleners belemmeren in het werk en de cliënten in hun levensgeluk. Een gemotiveerder gezelschap is dus nauwelijks denkbaar - zoals alleen al te zien was aan het enthousiasme waarmee de deelnemers, aangespoord door staatssecretaris  Veldhuijzen van Zanten, versnipperde velletjes papier de lucht in gooien - symbool voor het versnipperen van overbodige regels.

Regelarme Instellingen gevolg regeer- en gedoogakkoord

Het project Regelarme Instellingen vloeit voort uit het regeer- en gedoogakkoord van dit kabinet. Daarin staat, dat de medewerkers die werkzaam zijn in de verpleging en verzorging 'hun vak terug moeten krijgen', zonder overbodige ambtelijke belasting. Sinds de staatssecretaris in februari 2011 de instellingen had opgeroepen met voorbeelden te komen van hinderlijke regelgeving, meldden zich 230 instellingen met 700 voorbeelden.

Tijdens een eerste bijeenkomst op 1 december 2011 kwamen ruim honderd medewerkers van deze instellingen bij elkaar om de ingediende voorbeelden toe te lichten en met ambtenaren van het ministerie te bespreken. 28 zorginstellingen krijgen de gelegenheid om als instelling te experimenteren met minder regels en het waren de vertegenwoordigers van deze instellingen die maandag 30 januari in Bennekom bijeen kwamen. Opella, gastheer van deze bijeenkomst, is (samen met De Hoven uit Noord-Groningen) een experiment begonnen om nu al volledig regelarm te werken.

Gastheer Kars Hazelaar: 'Dit experiment is, eindelijk, een trendbreuk'

'Dit moment ervaar ik als een trendbreuk en voor ons bij Opella, al jaren bezig met regelarm werken, is dit echt een bijzonder moment.' Met die woorden heette Kars Hazelaar, voorzitter van de Raad van Bestuur van Opella, het gezelschap welkom in het gloednieuwe gebouw van zijn vestiging Walraven in Bennekom. Net als alle aanwezigen is hij er zeker van, dat het aantal regels echt fors omlaag kan. 'We hebben het veel te ver laten komen. Niet alleen Den Haag, maar ook wijzelf. Wij als bestuurders en managers hebben ook boter op het hoofd. Maar als we het zelf hebben bedacht, kunnen we er ook zelf een eind aan maken!' Hazelaar zei te hopen, dat de 28 instellingen die meedoen ook echt met elkaar samenwerken en het lef hebben niet alleen successen, maar ook mislukkingen te delen.

Voor zijn eigen instelling geldt, dat zij er bezig zijn met 'een complete re-design van het proces.' Uitgangspunt is het belang van de cliënt, waarbij de cliënt baas blijft over het eigen leven. Opella levert slechts kleine diensten ter ondersteuning, want dat is de betekenis van het Latijnse woord Opella. Daarvoor maken ze voortaan één offerte, waarin precies wordt vastgelegd wat Opella levert en tegen welke prijs. De indicatie thuiszorg, de groene voorzieningenlijst, de klantvolgende bekostiging: alles gaat overboord. Regels die de cliënt beschermen, zoals op het gebied van veiligheid en medicatie, worden vastgelegd in de werkprocessen. Zelfs de cliëntenraad wordt afgeschaft, want zoals Hazelaar zegt: 'wie heeft behoefte aan mede-zeggenschap, als iedereen zeggenschap heeft?'

De staatssecretaris: Nú is het moment voor emancipatie in de zorg

'De tijd is rijp!' - zo luidde de boodschap van staatssecretaris Veldhuijzen van Zanten in Bennekom - 'nú is het moment; hier liggen de kansen voor de sector!'

Haar liefde voor - en afkomst uit - de sector is de basis voor haar inzet voor dit experiment, zo benadrukte ze. 'Toen ik begon als verpleeghuisarts, lagen de cliënten met zes op een zaal en voor mij telde vooral hun bloedwaarde, niet wie ze waren. Maar wat had ik op die zalen eigenlijk te zoeken? De verplegenden en verzorgenden deden het werk. Van hen heb ik geleerd, dat zorg voor ouderen er primair op gericht moet zijn dat zij nog een beetje gelukkig blijven. En juist daarvoor is een andere aanpak nodig: minder bureaucratie, meer tijd voor een goed gesprek.' Het is dus zaak, de beleving van medewerkers en cliënten in dit experiment voorop te stellen. 'En dat kun je heus niet altijd in cijfers uitdrukken.' Wat nodig is, aldus Veldhuijzen van Zanten, is één beetje rebelsheid, twee beetjes vindingrijkheid, drie beetjes weten waarover je het hebt en vier beetjes betrokkenheid. Daarmee kan dit experiment een groot succes worden.   

Daarbij is voor de staatssecretaris ook van groot belang, dat we - veld en ministerie - het samen doen. 'We huren geen peperduur adviesbureau in; we doen het zelf. Dat is niet alleen goedkoper, maar het zorgt er ook voor dat de ambtenaren precies weten wat er speelt.' Bijzonder aspect van het proces is, dat bij elk van de organisaties een ambtenaar van VWS optreedt als buddy – een vorm van samenwerking tussen het ministerie en het veld die niet eerder is voorgekomen.

Daarbij realiseert de staatssecretaris zich uiteraard, dat het ministerie niet de enige partner is in dit proces. Diezelfde ochtend nog schreef ze daarom alle zelfstandige bestuursorganen (ZBO´s) een brief om hun volledige medewerking te vragen voor het experiment. Maar ook in Bennekom richtte ze zich expliciet tot andere partners.

Tot de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ), zorgkantoren en verzekeraars zei ze: 'We moeten in de huidige tijd instellingen met elkaar kunnen vergelijken. Daarvoor is een zekere standaardisering nodig. Dat begrijp ik en dat brengt bureaucratie met zich mee. Maar voortaan is de omgekeerde bewijslast het uitgangspunt: toon maar aan waarom deze regel noodzakelijk is. Zó komen we verder.'

Tot de gemeenten, die veel meer dan vroeger zelf zorg moeten inkopen, zei ze: 'Ik zie dat instellingen en gemeenten soms wantrouwig tegenover elkaar staan, in de aanloop naar meer decentralisatie. Maar dat wantrouwen moeten ze niet bestrijden met meer regels en bureaucratie. Ik zal ik mijn best doen dat proces te begeleiden, om te voorkomen dat ze als angstige konijnen tegenover elkaar staan. Maar het is wel begeleiden met de handen op de rug - zíj moeten het doen.'

En tenslotte richtte ze zich ook tot de familie van zorgcliënten. 'De verwachtingen van familieleden zijn soms op z'n zachtst gezegd wonderlijk. Die denken dat een instelling een kluis is waar ze moeder in opbergen - en daarmee zijn ze er van af. Tegen hen moeten zorgaanbieders durven zeggen: "het is hier geen schoenenwinkel, het gaat om uw moeder!" Aan de andere kant zie ik mantelzorgers die, zodra moeder in de instelling is opgenomen, niets meer zelf mogen doen. Hulp die zij al jaren gewend waren te geven, mag nu opeens alleen nog door professionals gedaan. Tegen hen moeten zorgaanbieders durven zeggen: ik zal u één keer laten zien hoe het officieel moet en natúúrlijk mag u het dan ook zelf doen!'

Opella: we gaan weer doen waarvoor we ooit gekozen hebben

Opella, gastheer van deze bijeenkomst, is al een tijd bezig met regelvrij werken. En wel via bottom up ontwikkelde lijnen. Twee medewerksters, Ans Mussche en Mariëlle Veenendaal, legden uit, hoe dat in z´n werk gaat. En vooral ook, hoe de cliënt daarbij steeds centraal staat. Daarom maken ze bij Opella geen zorgplan volgens de regels, maar voor elke cliënt een zorgplan op maat. Ze hebben met elkaar één administratief systeem ontwikkeld, waar álles in staat. En met slim organiseren - zoals niet meer dubbel registreren - hebben ze de administratieve last enorm teruggebracht.

Drie soorten regels schaffen ze bij Opella af. Regels die de cliënt in de weg staan bij de keuze om zijn leven zelf in te richten - zoals de groene lijst. Regels die de medewerkers in de weg staan - zoals de indicatiestelling. En regels die Opella in de weg staan - zoals de verantwoordingregistratie. Alleen al het invullen van die laatste, zo vertelden de medewerkers, kostte Opella 400 werkuren...

Tegelijk geldt: geen regel wordt afgeschaft zonder dat is nagegaan, onder welke condities veiligheid en kwaliteit gegarandeerd kunnen blijven. En geen regel wordt afgeschaft, zonder dat de bewonersraad en de medewerkers het er mee eens zijn. En zo komen ze bij Opella tot een volledige re-design van het proces. Elke cliënt krijgt een nieuwe intake. Op basis daarvan maakt Opella een helder en simpel arrangement van drie elementen: welzijn, zorg en service. Als dat is vastgesteld, volgt een offerte, waarbij ook beschreven wordt hoe het wordt gefinancierd. De reactie van de medewerkers is nu al: eindelijk hebben we weer tijd voor de cliënten, eindelijk kunnen we weer doen waarvoor we ooit gekozen hebben.

J.P. van de Bent-stichting: wij zijn zelfs gestopt met begroten...

De JP van den Bent stichting (kortweg de JP) is gezeteld in Deventer maar werkzaam van Dokkum tot Denekamp. De twee dia´s waarmee Betty Geijtenbeek haar presentatie begon, zeiden in feite genoeg over de ambities van de organisatie. De eerste toonde een wirwar van lijnen, blokjes en vlakjes: de regelrijke zorg. De tweede toonde slechts 3 elementen: de cliënt, de aanbieder en het ondersteuningsplan - de regelarme zorg. 'Die 3, daar gaat het om. In het ondersteuningsplan leggen we alles vast: intramurale en extramurale zorg, kwaliteit en kwantiteit. De cliënt (of zijn vertegenwoordiger) ziet dan in één oogopslag wat er is beloofd en wat er echt wordt geleverd. De zorgaanbieder weet precies wat er van hem wordt verwacht. Dat is alles. De rest - de administratie, de directie en ook de artsen - het zijn in feite randfiguren. Om hen gaat het niet. Daarom zijn we ook zo ontzettend blij met dit initiatief, want het sluit precies aan bij waar wij al mee bezig waren!'

Ook bij deze stichting weten ze best, dat de meeste regels wel een doel dienden. Maar datzelfde doel kun je ook anders - en veel simpeler - bereiken. 'ARBO is belangrijk, maar daar hebben we toch geen aparte medewerkers voor nodig? Preventie is belangrijk, maar daar hebben we toch geen aparte medewerkers voor nodig? We kunnen het allemaal zelf wel. We zijn bij de JP zelfs gestopt met begroten. Zonder dat weten we ook wel, wat we kunnen uitgeven!'

Veel regels zijn echt véél te complex geworden, zo vindt men bij de JP - en hun oplossingen zijn behoorlijk radicaal. De indicatiestelling, de meldingen bij de Inspectie: het kan allemaal veel simpeler. Scheiden van wonen en zorg? We kunnen er vandaag nog mee beginnen. Inkoop bij zorgkantoren? Overbodig. Eigen bijdrage? Laat de aanbieder die maar innen. 'Zo komen we weer bij de kern van waar we het allemaal voor doen. Zo wordt weer voor iedereen duidelijk, waarom we doen wat we doen. Het werk wordt simpeler, de verantwoording transparanter en de emancipatie van de cliënt: die gaat dan vanzelf! Als we echt willen, kunnen we er vandaag nog mee beginnen.'

De Hoven: van proces-meten naar welbevinden

Voor de medewerkers van De Hoven was zo'n anderhalf jaar geleden de maat vol. Waar zijn we in hemelsnaam met elkaar mee bezig? Waar gaat het nu eigenlijk écht om in ons werk? De conclusie paste in één zin: onze cliënten elke dag een mooie dag bezorgen. Meer is het niet.

André Enter, directeur De Hoven, licht het proces bij De Hoven toe. De Hoven nam contact op met Joris Slaets, hoogleraar ouderengeneeskunde in Groningen. Uit zijn onderzoek blijkt, dat ouderen in principe tot de gelukkigste mensen behoren. Alleen zijn de factoren die voor dat geluk zorgen andere dan mensen van 40 denken. 'We denken dat ouderen zich snel onveilig voelen en maken dus regels gericht op het uitsluiten van risico´s. Maar als je al van alles in je leven hebt meegemaakt - waarom dan nu opeens risico's uitsluiten? De ouderen ervaren die regels alleen maar als zeer betuttelend.' Aan de hand van de theorie van Slaets maakte De Hoven de overstap: 'In plaats van processen meten we tegenwoordig welbevinden. Het gaat er niet om of alle handtekeningen op de juiste plaats staan; het gaat erom dat de bewoners zich goed voelen.'

Uiteindelijk gaat het bij De Hoven om 4 factoren. Hoe staat het met de zeggenschap, de regie over het eigen leven? Hoe staat het met de sociale samenhang, de onderlinge betrokkenheid? Hoe staat het met de kwaliteit: zijn de cliënten tevreden of niet? En hoe staat het met de voorzorg: voorkomen we fouten, zoals medicatiefouten? Vertaald naar het dagelijks leven van de ouderen betekent dat, dat de medewerkers van De Hoven de volgende 7 vragen stellen aan de bewoners. Geniet u nog van eten en drinken? Kunt u lekker slapen en goed uitrusten? Heeft u plezierige contacten en relaties? Bent u nog actief? Kunt u zichzelf redden? Voelt u zich gezond? Woont u plezierig? Eerst wordt gemeten, hoeveel belang de bewoners hechten aan elk van deze aspecten. Daarna wordt gevraagd of het antwoord op als belangrijk omschreven thema´s wel volmondig JA is. En daarover gaan ze dan het gesprek aan met de bewoner. 'Zo laten we hen zo veel mogelijk meebeslissen over hun eigen geluk. En pas als we dat allemaal weten, kijken we welke regels daarvoor nodig zijn. De rest gaat overboord.' Zo streeft De Hoven naar een situatie, waarin het welbevinden aantoonbaar wordt verbeterd, net als de sfeer tussen medewerkers en cliënten ('We willen nooit meer horen: ze zijn altijd zo gejaagd!') en waarbij de clienten zeggenschap hebben over hun eigen leven en de medewerkers de competenties hebben om heldere afspraken met hen te maken. '

'Dat gaan we vanaf nu meten. Meten op resultaten, niet op processen - en dat leggen we ook aan de Inspectie gráág uit.'
De medewerkers van De Hoven zouden trouwens ook graag zien, dat de opleidingen deze manier van werken overnemen. 'Als we anders willen werken in de ouderenzorg, moet dat ook in de opleidingen doorklinken: het gaat om welbevinden, het gaat om een goed gesprek, het gaat om betrokkenheid.'

Merel Gosens, coördinator vanuit VWS: als je los laat, heb je twee handen vrij

De afsluiting van de dag was in handen van Merel Gosens, projectleider vanuit VWS van het Experiment Regelarme Instellingen. Gesteund door zowel de politieke als de ambtelijke leiding van het ministerie wil Gosens dit project anders aanpakken dan normaal. Regelarm is het doel van het initiatief en dus is regelarm ook het codewoord voor het initatief zelf: 'We doen het met elkaar. 50 VWS'ers die zich er uit enthousiasme zelf als buddy hebben gemeld , samen met 28 instellingen langdurige zorg. De zorgaanbieders voeren het project zelf uit, zonder inzet van externen.'

De buddy´s kunnen de instellingen helpen met adviezen over wet- en regelgeving, maar ook met eventueel noodzakelijke druk op ZBO's of zorgkantoren. Ze moeten zich de ambassadeurs van hun eigen project voelen - met de bijbehorende wil om ook echt met resultaten te komen. En ze kunnen nu zelf ervaren, hoe lastig sommige regels in de praktijk zijn - en vooral: hoe overbodig. Die ervaring kunnen ze, eenmaal terug in Den Haag, meteen in hun werk vertalen. Kortere lijnen zijn al niet denkbaar!

Instellingen en buddys, die elkaar hier in Bennekom voor het eerst ontmoeten, gaan nu eerst aan de slag met een heldere beschrijving van het doel. Centraal staan deze drie factoren: kwaliteit, geld en het effect voor de cliënt. Die moeten ook de kern vormen van de uiteindelijke evaluatie van het experiment - een evaluatie die zo geschreven moet zijn, dat ook anderen er van kunnen leren.

Op de website van het experiment krijgt elk van de deelnemende instellingen een eigen pagina en op regelmatig belegde bijeenkomsten wordt de voortgang besproken. 
In principe duurt het experiment tot eind 2013; in december van dat jaar moet de evaluatie klaar zijn. De overbodige regels moeten uiterlijk eind 2012 buiten werking zijn gesteld. Zo is een blijvend succes van het experiment gegarandeerd: elke geschrapte regel is er één minder.

Verantwoordelijk DG Marcelis Boereboom sloot de bijeenkomst dan ook af met de woorden: 'Over tien jaar zullen we nog eens terugdenken aan deze dag. En dan trots tegen elkaar zeggen: ja, ik was erbij!'

Meer weten

• Video: startbijeenkomst Experiment Regelarme Instellingen
• presentatie Experiment regelarme instellingen -startbijeenkomst (externe link)
• presentatie 'Zorg zonder regels' (pdf)
• presentatie Opella regelarm (pdf)
• presentatie JP an den Bent Stichting: Regelarme Instellingen (pdf)
• download de flyer Experiment Regelarme Instellingen (pdf)