Praktijknetwerk Slim Organiseren goes lean in het St. Elisabeth ziekenhuis
Hoe krijg ik mijn team mee in lean denken en werken? Wij willen met lean werken aan de slag, waarmee moet ik beginnen? Hoe ziet lean er nou in de praktijk uit? - Met deze prangende vragen gingen 25 deelnemers op 16 januari 2012 ter afsluiting van het Praktijknetwerk Slim Organiseren op werkbezoek bij het St. Elisabeth Ziekenhuis. Want een kijkje in de keuken nemen bij collega’s uit de cure, en lean werken zelf ervaren levert een mooie aanvulling op alle kennis die in het Praktijknetwerk is opgedaan.
Doelstellingen en werkzame principes
Fleur Vugs, trainee bij het Bureau Zorginnovatie van het St Elisabeth Ziekenhuis, en Ellen Reijnders, lean coach, namen de deelnemers mee in het gedachtengoed en de werkwijze van lean. Doelstelling van het Elisabeth is om het probleemoplossend vermogen van mens en organisatie te vergroten. Daarnaast moeten de werkprocessen verbeterd worden. Ten gunste van patiënten én werknemers. Dat betekent bijvoorbeeld voor patiënten dat ze sneller naar huis kunnen omdat werkprocessen beter op elkaar afgestemd zijn. Of dat werknemers prettiger kunnen werken omdat zij minder tijd kwijt zijn aan het overdragen van werkzaamheden. Ook het tegengaan van verspillingen is een doel want verspilling past niet bij de maatschappelijke taak van het Elisabeth.
Fleur en Ellen laten een aantal principes zien zoals de kunst van het kleinmaken: kleine stapjes maken en de kleine problemen oplossen. Dat zorgt voor een continu verbeterproces. Eigenaarschap en het vormen van leergemeenschappen zijn ook onderdeel van deze principes. Daarnaast wordt gebruikgemaakt van allerlei methodieken. Bijvoorbeeld de verbeterborden: hier kan iedereen opschrijven waar hij tegenaan loopt en wat verbeterd moet worden. Een ander instrument is De Keek van de Week. Deze methodiek wordt gebruikt om met elkaar naar de oorzaken van problemen te kijken, om verbeteringen door te spreken en om actiepunten af te spreken.
Lean in de praktijk
Na de presentatie gingen de deelnemers in groepen uiteen en bezocht iedere groep 2 afdelingen om lean in de praktijk te zien.
Dagstartbord bespaart tijd
Op de afdeling Kaakchirurgie hangen de verbeter- en flowborden aan de muur en het Dagstartbord op de deur van de werkkamer. Medewerkers starten elke ochtend met de Dagstart om met elkaar kort de dag door te nemen. Er worden duidelijke taken afgesproken en verantwoordelijkheden vastgelegd. Dit zorgt voor duidelijkheid en dus voor minder tijdverspilling.
Scheiden, schikken, schoonmaken
Bij de afdeling Oogheelkunde wordt gewerkt met de leanmethodiek 5 S. Met deze methodiek creëer je een opgeruimde, goed georganiseerde en overzichtelijke werkplek. Een werkplek waar het prettig, efficiënt en veilig werken is. 5S staat voor: 1. scheiden, 2. schikken, 3.schoonmaken, 4. Standaardiseren, 5. Standhouden of systematiseren.
Fotografeer waar je last van hebt
Hoe krijg je iedereen mee in lean werken? Op de afdeling Chirurgie zijn ze begonnen met het maken van foto’s en filmpjes van verspillingen. Dit maakte onmiddellijk zichtbaar wat beter kon. Snelle verbeteracties met snel zichtbare resultaten waren dan weer de motivatie om door te gaan met lean werken.
Lean is een middel, geen doel
De middag werd afgesloten door Marc Rouppe van der Voort, manager Innovatie. Hij vertelde dat lean en haar methodiek van continu verbeteren ook ingezet is omdat bleek dat resultaten van andere verbetertrajecten maar moeilijk vast te houden waren. Maar hoe hou je dan het leanvuurtje gaande? Bij het Elisabeth is er een V-Team dat bestaat uit een aantal managers en specialisten die lean hoog in het vaandel hebben. Zij bewaken de lange termijnontwikkeling en worden ondersteund door 3 leancoaches op de werkvloer. Want het enthousiasme van het begin zakt na een tijdje weer een beetje in. Je moet het gaande houden, door bijvoorbeeld weer een nieuwe groep erbij te halen of door een ander werkproces onderhanden te nemen. Het is een kwestie van de lange adem. Maar het gaat vooral om houding en gedrag van de medewerkers, aldus Marc. Een van de lessen is dat als je met lean start, je vanaf dag 1 houding en gedrag van je medewerkers mee moet nemen. Een tweede les: lean moet een middel blijven om je processen te verbeteren. Wordt het een doel op zich, dan verlies je je denkkracht.
Met dit mooie werkbezoek werd het Praktijknetwerk Slimmer Organiseren dat in oktober 2011 startte afgesloten. 'Heel waardevol om bij anderen te kijken hoe zij het doen', zegt een van de deelnemers. 'Wij zijn zo gefocust op wat er in onze eigen organisatie gebeurt. Ook al zijn we al een eindje op weg, je pikt hier toch weer nieuwe dingen op. Ik ga op ons verbeterbord nu ook 'oorzaak' zetten, zodat we niet gelijk in de oplossingen schieten maar eerst gaan kijken waardoor het probleem veroorzaakt wordt. Daar kunnen we morgen gelijk mee beginnen.'
