BrabantZorg in beweging: van waarden naar gedrag

De manager van BrabantZorg was 13 oktober jl. de cliënt. En omdat de cliënt centraal staat, werden de managers als gasten ontvangen in Theater de Blauwe Kei in Veghel.

‘Mantelzorgers’ onder wie bestuurder Henk van de Werfhorst stonden met kleerborsteltjes klaar om de managers bij binnenkomst stofjes en ander ongerief van de schouders te borstelen. Een letterlijke interpretatie van mantelzorgers dus. Bijna 130 BrabantZorg-managers waren van de partij: locatiemanagers, managers van ondersteunende diensten en teammanagers. Om van elkaar te leren hoe je organisatiewaarden kunt omzetten in bijpassend gedrag.

In voor zorg-deelnemer BrabantZorg (zorg, wonen en welzijn in de regio's Oss, Uden, Veghel, 's-Hertogenbosch en De Bommelerwaard) telt 5.000 medewerkers die in en vanuit 31 locacties hun cliënten bedienen.

Keuzes maken

De bijeenkomst in De Blauwe Kei leerde - strikt genomen - niets nieuws. We weten dat we er zijn voor de cliënt en voor onze collega’s, dat we goed moeten luisteren en dat we mensen in staat moeten stellen om het beste uit zichzelf te halen. En toch draait de werkelijkheid ons nog vaak een rad voor de ogen. En dat laatste besef was voor velen wel degelijk nieuw.

Manager Ineke Oude Boerrigter: ‘Kun je als manager in alle drukte en schaarste de dingen nog wel doen zoals je ze wilt doen? Het zijn waarheden als koeien, maar die waarheden gaan soms wel langs je heen zonder dat je ze in de gaten hebt’.

‘Vandaar dat het muziektheaterstuk van Theatergroep Plezant, waarmee deze dag begon, zoveel impact had. Plezant liet zien dat we ondanks dat we heel goed weten hoe het moet, toch regelmatig vastlopen. Dat we keuzes maken die niet altijd stroken met wat we het liefst zouden willen’, aldus Inez Sales, die als In voor zorg-coach bij BrabantZorg een belangrijk deel van de organisatie van deze dag op zich had genomen.

Tijdens de theatervoorstelling stond op de achtergrond van het podium een groot boek dat functioneerde als het geweten van de zorgmanager. Het leverde een herkenbare en indrukwekkende spanning op. De grens tussen fictie en werkelijkheid vervaagde nog verder toen de bassist van het gezelschap onwel werd. Hoorde dit erbij? Nee, bleek al snel. De bassist ging per ambulance naar het ziekenhuis.

Los van de waan van de dag

Het hart van deze ontmoetingsdag was gereserveerd voor het ‘marktplein.’In het theater stonden kraampjes met ondersteunende instrumenten om de managers te inspireren. Soms speels, soms heel serieus. De markt leidde tot gesprekken die je als manager in de waan van de dag niet zo vaak met elkaar voert.

Hoe is het met je? Hoe sta je in je werk? Hoe is het met je inspiratie? Heb je ideeën hoe het anders en beter kan? Dat soort vragen. De antwoorden – maar ook de bijbehorende gedachten en overwegingen – verschenen op flipover-vellen en leidden vervolgens weer tot discussie.

Rode draad: hoe je van normen naar waarden kunt stappen. En hoe je de waarden om kunt zetten in gedrag. En dat gedrag wordt vervolgens vooral bepaald door het geven van aandacht aan cliënten en aan collega’s. Dat lukt als je je tijd anders indeelt en als je – dus – meer tijd creëert voor aandacht.

Vaak was het niet een kwestie van dingen niet meer doen, maar vooral van ‘anders doen.’Henriette van Ginneken van de Academie van BrabantZorg had een mooi voorbeeld: ‘Managers hebben veel werk aan het bespreken, vaststellen en bijwerken van de competenties van hun mensen. Dat kan anders. We hebben een mooi digitaal instrument in huis, waarmee je competenties veel sneller kunt verwerken. Daardoor houd je meer tijd over voor aandacht’.

Bak vol aandacht

Ook In voor zorg! bracht deze dag slimme programma’s onder de aandacht. In voor zorg-coach Wouter Keijser: ‘In voor zorg! biedt in samenwerking met de Academie instrumenten aan die managers ondersteunen. Denk aan ‘Coach-de-coach’, ‘Weten is Meten’, en ‘Effectiviteit en Leiderschap.’Op maat en gericht op gedrag’.

Het is niet alleen een kwestie van anders denken, maar ook anders kijken. Video-interactie begeleider Henriëtte Houben weet dat als geen ander. Ze filmt de interactie van cliënten, familie en medewerkers rondom de zorg voor de cliënt met niet aangeboren hersenletsel.  ‘Je kunt het medium video op deze manier rustig een bak vol aandacht noemen’, vertelde ze in haar marktkraam. Teammanager Els Lodewijk van De Ruwaard vult aan: ‘Je ziet jezelf, je collega’s, cliënten en familieleden op een andere manier. Je ziet dingen gebeuren die je niet in woorden kunt vangen. Ik vind het een ideaal middel om elkaar te laten zien waar het in de werkrelatie goed gaat en waar fout’.

Mensen losmaken

Prominent aanwezig deze dag waren Bert Visser en Vincent Bakx, de programmamanagers die, gesteund door In voor zorg!, maar één doel hebben: mensen losmaken uit de wereld van ‘Waarom zouden we het anders doen, we hebben het immers altijd zo gedaan’?

In voor zorg-coaches Inez Sales en Wouter Keijser helpen bij BrabantZorg mee om het veranderklimaat zo te versterken dat Bert Visser en Vincent Bakx mensen kunnen enthousiasmeren voor nieuwe oplossingen die met minder middelen het beste effect sorteren in het dagelijkse contact met cliënten.

Manager Annet van Horen: ‘Vincent en Bert leren ons hoofdzaken te scheiden van bijzaken. Voorbeeld: Je doet als manager altijd alles maar wat je opgedragen wordt. Soms kan het verfrissend zijn om het gewoon eens niet te doen. Zo zijn we veel tijd kwijt aan de productie-overzichten. Ze komen via de mail binnen, we printen ze, we controleren en sturen ze – met aanvullingen – weer terug. Kost veel tijd allemaal. We hebben het gewoon een keer helemaal níet gedaan. Het duurde niet lang of we kregen bericht dat het checken van die overzichten toch echt wel noodzakelijk was’.

Einde oefening in ongehoorzaamheid? Annet: ‘Nee juist niet, want het gevolg is wel dat we nu met elkaar in discussie zijn of die noodzakelijkheid is ingegeven door echte urgentie of omdat het noodzakelijk is omdat we het nu eenmaal zo met elkaar hebben afgesproken. In dat laatste geval kunnen we misschien tot nieuwe oplossingen komen, waardoor we minder tijd kwijt zijn aan dit soort procedures’. Haar collega voegt toe: ‘Procedures en protocollen zijn niet langer vanzelfsprekend, ze zijn aanleiding om met elkaar in gesprek te gaan’.

‘Wij willen aandacht’

Bestuurder Henk van de Werfhorst is blij met de groeiende bewustwording bij de medewerkers van BrabantZorg. ‘Het lijkt voor een buitenstaander soms op chaos, maar dat is het niet. Laat mensen zelf bedenken hoe ze de zorg in willen richten. Vroeg of laat vallen de stukken van de puzzel op hun plaats’.
BrabantZorg is al een tijdje bezig met het opschudden van mensen uit de schijncomfort van vaste gewoonten.

Henk van de Werfhorst wijst op het nieuwe ondernemingsplan dat niet door de Raad van Bestuur en door managers is geschreven, maar door 600 medewerkers, cliënten en hun hun familieleden. Een enorme klus natuurlijk maar wel met verrassende uitkomsten. ‘We wilden geen automatische blauwdruk met alleen maar productmarktcombinaties, marketingdoelen en strategieën. Strategieën zijn nodig, maar we wilden nadrukkelijk daarbij ook het geluid van onze medewerkers en cliënten laten doorklinken. Als je goed kijkt naar hun bijdragen in het ondernemingsplan, dan zeggen cliënten en medewerkers maar één ding: wij willen aandacht’.
De brede inbreng leidde tot de organisatiewaarden met drie kernbegrippen: aandacht, keuze en gemak. De bestuurder: ‘Aandacht, keuze en gemak gaat over onze klantrelatie, over hoe we slimmer, eenvoudiger en slanker dingen kunnen regelen. Daardoor winnen we tijd. En die gewonnen tijd kunnen we omzetten in aandacht’.

De waan van de dag

Later in de middag kwamen in De Blauwe Kei mensen in groepjes bijeen om geïnspireerd door de informatiemarkt en door de overwegingen op de flip-overs verder te praten over hoe het werk anders en beter kan worden georganiseerd.

Dat was nodig, want de praktijk lijkt soms toch weerbarstiger dan de veranderideeën die inmiddels 2 jaar door de organisaties waaien. Teammanager Tilly van Grunsven van locatie de Maashorst: ‘We zijn niet concreet genoeg. We gaan teveel mee met de waan van de dag. En daar doen we allemaal aan mee’.

Zo komt het nog steeds voor dat medewerkers alles in het werk zetten om bij cliënten voor 10.00 uur het wassen, aankleden en het ontbijt rond te hebben. Ondanks het feit dat de ene cliënt liever wil uitslapen, een ander het ontbijt graag om 11.00 uur wil hebben.  ‘Niemand zegt dat het moet, en toch doen we het’. Teammanager Christien van Zwam: ‘Als ik ’s middags langs de biljartende mannen op mijn locatie loop en heel even met ze praat, hoor je daarna hoe fijn ze het vinden dat je ze niet over het hoofd ziet’.

We hebben het altijd maar druk. Althans dat stralen we uit. ‘Ik moet nog 5 kamers doen’, hoor je dan. ‘Alsof het een race is die zo snel mogelijk gelopen moet worden’, zegt een van de deelnemers aan het groepsgesprek. ‘De deurpiepers af zetten, is dat geen goed idee?’, oppert een ander. ‘Die dingen piepen om de haverklap. Collega’s en cliënten horen dat ook en weten dan: ze hebben geen tijd, ze moeten snel weer verder. Waarom zetten we die piepers niet gewoon uit? Er moeten toch andere manieren zijn om aandacht te geven?’

Deze en andere suggesties waren voor managers in de diverse groepjes aanleiding om de agenda te trekken. Opdat binnenkort samen met de werkvloer nieuwe werkafspraken kunnen worden gemaakt waar cliënten en medewerkers gelukkiger van worden.

Bewogen beweging

Ook voor de bestuurders was de middag een eye-opener, zo bleek aan het eind van de dag. Henk van de Werfhorst over het imponerende acteerwerk van Plezant: ‘Toen ik het zag, realiseerde ik me eens te meer hoever zijn we afgeraakt van waar zorg eigenlijk voor bedoeld is’.

Ook deed de Raad van Bestuur op de informatiemarkt ideeën op voor trainingen en programma’s die het functioneren van de raad kunnen verbeteren. Mede-bestuurder Wilma de Jong: ‘Datgene waar je je aandacht op richt, wordt groter. Ik hoorde in dit verband vandaag goede verhalen over spiegelgesprekken. We hebben als Raad van Bestuur besloten dat wij ons door het beleidsteam laten bespreken in een spiegelgesprek’.

En dan was er dat woord, dat de hele dag misschien nog wel een grotere rol speelde dan het woord ‘aandacht’: beweging. Want dat is wat er gebeurde: al pratend, twijfelend, denkend met elkaar, ontstaat iets dat je nog het beste kunt omschrijven als ‘beweging’. Henk van de Werfhorst: ‘Beweging en emotie liggen dicht bij elkaar. Vooral als je weet dat in ‘emotie’ het Latijnse ‘motie’ zit: beweging dus.’

Mede-bestuurder Adrie van Osch: ‘Per saldo hebben we het bij BrabantZorg over een bewogen beweging’.
En de bassist uit het begin van dit verhaal? Die maakte het aan het eind van de dag naar omstandigheden goed, maar werd toch met een hersenschudding voor nader onderzoek in het ziekenhuis opgenomen.

Meer weten

Lees meer over BrabantZorg en haar deelname aan In voor zorg!