Af van half werk: de weerbarstige praktijk van innovaties met zorg op afstand anders managen

8 bestuurders uit de langdurige zorg en 8 In voor zorg-coaches kwamen op 2 februari jl. in Utrecht bij elkaar op de bestuurdersbijeenkomst Zorg op Afstand. Met elkaar gingen zij in gesprek over innovatie door Zorg op Afstand, de rol van het management, en de spanningen en risico’s die je hierbij tegen kunt komen.

'Met de techniek bent u nog niet eens op de helft!' aldus Bert Mulder op 2 februari. We blijken in de langdurige zorg te zitten met veel materiaal uit innovaties dat uiteindelijk niet wordt gebruikt. Er zijn volop pilots en best-practices, maar de businesscase is meestal niet rond. Hoe pakken we dit op?! Met het verbinden van innovatie aan de praktijk van de werkvloer. Bestuurders kunnen deze manier van werken gebruiken om Zorg op Afstand strategisch in te zetten. Het blijft niet bij een eenmalige vernieuwing, maar maakt de organisatie toekomstbestendiger. Dit in tegenstelling tot het lineair ‘uitrollen’ van een project, dat bijna altijd leidt tot resultaten die niet aansluiten bij de cliënt en zorg.

Innovatie moet!

Met de veranderingen die op de zorg afkomen verandert innovatie van ‘nice to have’ naar ‘need to have’. Dat betekent: innovatie móét, maar ook het karakter van innovatie verandert. Innovatie wordt strategisch:

• Innovatie betekent niet alleen dingen beter doen, maar andere dingen doen.
• Ontwikkelingen in de zorg vragen voortdurende innovatie.
• De veelheid aan projecten vraagt management van innovatie.

Met deze constateringen leidde Bert Mulder van het eSociety Instituut de bijeenkomst in. Zorg op Afstand speelt een rol in deze strategische innovatie. Het biedt oplossingen voor tekorten aan personeel, en het kan een middel zijn om organisatieverandering te ondersteunen.

Maar waarom blijkt implementatie in de praktijk vaak zo lastig?

‘Wee de leidinggevende die dit tegenhoudt’

Besef voor de noodzaak van innovatie is er. Er zijn volop best practices, maar veel wat wordt afgeleverd sluit nog niet aan op de leefomgeving en de zorg. Dat het anders moet, en dat Zorg op Afstand hierbij een belangrijke rol speelt, daarover is men het met elkaar eens. Maar de aanwezige bestuurders kennen ook de knelpunten in de praktijk. Onvoldoende eigenaarschap, een te laag betrokkenheidsgevoel van de werkvloer, onzekerheid bij de professionals zijn er voorbeelden van.

De vraag is: hoe manage je als bestuurder het innovatieproces? Hoe betrek je mensen uit de organisatie erbij? Wat is de juiste verhouding van aansturen, opleggen en bottom-up benadering? En hoe ga je als organisatie over van ‘beheersen’ naar ‘ontwikkelen’? 

Deze vragen kwamen aan bod tijdens de presentaties en in de gesprekken tussen deelnemers tijdens de bijeenkomst.

Neem de werkvloer mee

Naar aanleiding van een aantal praktijkvoorbeelden wordt duidelijk welke factoren bijdragen aan succesvolle innovatie door Zorg op Afstand. Naar voren komen de volgende punten: 

• Neem de medewerkers mee en laat ze mee-ontwerpen.
• Zorg voor bewustwording, kanaliseer frustraties, en zorg voor het opzetten van een infrastructuur.
• Focus op de betekenis voor de cliënt en doorbreekt hierdoor de discussie over techniek. 
• Leid mensen op voor het gesprek met de technici.

Innovatie bij Kentalis

Bas van der Dungen, bestuurder van Kentalis, presenteerde de aanpak die Kentails hanteerde bij de introductie van beeldcommunicatie voor doven, slechthorenden en mensen met een spraakgebrek. Kentalis bevorderde initiatieven van onderop, zodat het eigenaarschap bij de werkvloer blijft. Dit bleek in de praktijk goed te werken. Het is dan ook belangrijk om mensen zelf eigenaar te laten zijn en te laten blijven. Want het risico is aanwezig dat hogere managementlagen het op gegeven moment overnemen, aldus van der Dungen.

Op basis van de ervaringen bij Kentalis noemde Bas van der Dungen een aantal succesfactoren en aandachtspunten: 

• De wens van de mensen op de werkvloer is leidend en bepaalt het succes
• Betrek ook de afdeling ICT bij het proces, en laat ze meer op ontwikkeling gericht raken dan alleen op het beheer
• Zorg voor een goede verbinding van initiatieven
• Laat mensen zelf een business case maken en geef ze ook de verantwoordelijkheid voor de realisatie

Innovatiecultuur

De afsluitende discussie draaide om het realiseren van innovatie in evenwicht. Om het innovatieproces succesvol te laten verlopen, is het belangrijk om de verschillende werelden met elkaar te verbinden. Bijvoorbeeld continu evenwicht creëren tussen de (gehele) werkvloer en de trekkers van innovatie. Iedere fase van het ontwikkeltraject kent andere eisen. Innovatie is dan ook geen lineair proces, aldus Bert Mulder, die de slotdiscussie leidde.

Aan het einde van deze bestuurdersbijeenkomst kwamen de deelnemers tot een aantal conclusies. Zij hebben allemaal te maken met het  creëren van een cultuur van innovatie:

• Innovatie is een breed en terugkerend thema: ‘Het wordt nooit meer rustig.’
• Management van innovatie vraagt specifieke aandacht van de bestuurder.
• Mak innovaties meervoudig betekenisvol: breng vernieuwing en organisatieverandering bij elkaar.

Hoe verder?

De aanwezige bestuurders gaven aan, aan een dergelijke cultuur van innovatie te willen werken. Zij formuleerden de ambitie, als bestuurders van elkaar te willen leren, dicht bij de praktijk en in intervisie. In voor zorg! zal dit proces ondersteunen door een aantal intervisiebijeenkomsten voor bestuurders te organiseren.

In voor zorg-bestuurdersbijeenkomsten

In voor zorg! organiseert regelmatig bijeenkomsten voor bestuurders van organisaties in de langdurige zorg. Bent u geïnteresseerd? Raadpleeg deze website en meld u aan voor de nieuwsbrief, om op de hoogde te worden gehouden over aankomende bijeenkomsten.