’t Derkshoes en In voor zorg! brengen ZZP-theorie in praktijk

Zorgorganisatie ’t Derkshoes wil met verdere invoering van de Zorgzwaartepakketten (ZZP) een balans aanbrengen tussen de zorg en het welbevinden van cliënten aan de ene kant en de inzet van personeel en beschikbare financiering aan de andere kant. Beleidsmedewerker en intern projectleider Irene van Kampen en teamleider en projectteamlid Agnes Doorten aan het woord over het traject en over de mogelijkheden die het de organisatie biedt de best mogelijke zorg aan haar cliënten te verlenen binnen de kaders van de financiering vanuit de ZZP.

’t Derkshoes is een kleine zorgorganisatie in Westerbork. ‘t Derkshoes is onderdeel van de Stichting Huisvesting Ouderen Westerbork en heeft een duidelijke kleinschalige en lokale identiteit. De 173 veelal parttime werkende medewerkers bieden verschillende vormen van zorg aan, veelal aan cliënten uit het dorp zelf. Veel dorpsbewoners zijn familie van een cliënt of actief als vrijwilliger. In woonzorgcentrum ’t Derkshoes wonen 83 cliënten met een ZZP-indicatie, in ruim opgezette individuele appartementen.

ZZP als weegschaal

‘t Derkshoes heeft de ZZP-methodiek al ingevoerd, maar omdat de interne organisatie er nog niet op ingericht was, kon er nog onvoldoende op gestuurd worden. ’t Derkshoes heeft In voor zorg! gevraagd haar te begeleiden in het traject ‘ZZP-proof’ te worden. Het primaire proces en de werkwijze van de medewerkers krijgen hierbij de aandacht. Agnes Doorten, teamleider en projectteamlid formuleert het einddoel als volgt. ‘Aan het einde van dit traject -eind 2012- heeft elke bewoner het zorgarrangement / zorgzwaartepakket wat bij hen past , waarbij onze medewerkers meer gericht zullen zijn op het welzijn van de bewoners. Onze diensten worden op een efficiënte manier ingezet zodat onze bewoners er het meest bij gebaat zijn.’ Van Kampen vult aan: ‘Wat het traject ons gaat opleveren, is een weegschaal die balans aanbrengt tussen de financiering vanuit de ZZP aan de ene kant en de inzet vanuit de organisatie aan de andere kant. En die ervoor zorgt dat als de zorgzwaarte bij onze cliënten toeneemt, dat een vertaling krijgt in meer personele inzet of extra deskundigheid. Het biedt in die zin  een kwalitatieve en een kwantitatieve maatstaf.’

Inzicht

De eerste stap in het traject was de bewustwording. In voor zorg-coach Geertjan Bosscha heeft daarvoor samen met de medewerkers in kaart gebracht hoeveel zorg zij per cliënt eigenlijk verleenden. Vervolgens is dat naast de ZZP-indicatie van cliënten gelegd: op hoeveel zorg hebben zij eigenlijk recht? Bij een groep cliënten bleek dat zij minder uren zorg krijgen dan waar ze recht op hebben. Een kleine groep cliënten bleek een te krap zorgzwaartepakket te hebben. Doorten: ’Op basis van deze informatie gaan we aan de slag om uit te zoeken hoe dat zit. Bijvoorbeeld door voor de groep cliënten die een te krappe indicatie hebben  een herindicatie aan te vragen.’

Roosteren

Coach Bosscha heeft voor de leidinggevenden alvast een systeem ontwikkeld dat bijhoudt wat aan zorg geleverd wordt in vergelijking tot wat geleverd kán worden. Doorten: ‘Dat kan ik weer gebruiken om roosters te maken. Het is meteen duidelijk als ik besluit extra formatie in te zetten of dat wel of niet past binnen het budget. Meerzorg als dagbesteding valt overigens ook onder de financiering van de ZZP, maar dat wordt verzorgd door een andere afdeling. Later in het traject wordt ook die dienstverlening onderdeel van de formatieberekening op basis van de ZZP-methodiek.’

Zorgverlening

De werkprocessen van 24-uurszorg zijn in kaart gebracht en knelpunten daarin gesignaleerd. Voor Doorten leverde dat een herkenbaar beeld op. ‘Het is een objectieve bevestiging van de al ervaren knelpunten door medewerkers. Als medewerkers aangeven dat ze teveel werkdruk hebben, probeerden we daar in het verleden natuurlijk ook wel wat aan doen. Maar nu is het zichtbaar. Wat het me oplevert is dat ik aan de hand van het uitgewerkte proces kan kijken of en hoe we het anders kunnen gaan organiseren. Duidelijk is dat wij op basis van de huidige ZZP meer uren kunnen inzetten. De volgende stap is te kijken waar en hoe we dat het beste kunnen doen. Bijvoorbeeld door taken anders te verdelen, of de inzet van personeel anders te verspreiden over de dag.’ Er zal het komende jaar uitbreiding van uren aan de basis komen, daar is ruimte voor. De nieuwe werkwijze wordt verder ontwikkeld in een pilot op de afdeling van Doorten: ‘Samen met de medewerkers maken we een plan om te experimenteren met de inzet van de formatie van verschillende disciplines over de dag.’

Eigenaarschap

Eigenaarschap is een belangrijke kernwaarde in het traject, vertelt Van Kampen: ‘Iedereen heeft dat op zijn eigen niveau. Het staat voor ons voor aanspreekbaar zijn; duidelijk zijn in wat je wilt en wat je doet. We moeten leren elkaar meer aan te spreken.’ Belangrijke voorwaarde voor eigenaarschap zijn heldere rollen en taken. De contactverzorgende krijgt bijvoorbeeld een meer centrale rol in de zorgverlening. Eén persoon wordt verantwoordelijk en coördineert de zorg voor een cliënt. De leidinggevende levert nu nog een directe bijdrage aan de zorgverlening, bijvoorbeeld in de contacten met familie of de huisarts. Meer verantwoordelijkheid maakt het werk voor medewerkers leuker en bovendien de rolverdeling duidelijker.’ Bijkomend voordeel: ‘Als leidinggevenden minder direct met zorgverlening bezig zijn,  geeft dat teamleiders weer de ruimte met andere zaken aan de slag te gaan, zoals coaching, sturing en bijvoorbeeld de verdere invoering van de ZZP-methodiek.’

Ander perspectief

De uren die over zijn kunnen besteed worden aan meer aandacht voor het welzijn van cliënten. In het cliëntonderzoek gaven cliënten met een gemiddelde waardering van een  8,2 aan zeer tevreden te zijn. Toch geeft Doorten aan dat er winst te behalen is met meer aandacht voor welzijn. ‘We zijn bezig het perspectief te verschuiven naar het geheel: het welbevinden van de cliënt. Ik ben ervan overtuigd dat de focus op gezondheidsklachten en daarmee de vraag naar zorg afneemt, als we meer tegemoet komen aan wensen op het gebied van welzijn.’

Wensen in kaart

In eerste instantie worden in het traject de wensen van cliënten in kaart gebracht door de medewerkers.  Van Kampen: ‘De verzorgende en de activiteitenbegeleider kennen de bewoners goed en doen dat aan de hand van de vragen: Wat weet ik van een bewoner? En wat zou die bewoner willen? In een later stadium betrekken we de bewoner erbij, om zijn behoefte in kaart te brengen. We willen voorkomen dat we bij cliënten verwachtingen oproepen die we nog niet waar kunnen maken.’

Van Kampen: ‘We zijn gewend te denken voor de cliënt, een valkuil voor iedereen die graag voor een ander zorgt. In het traject moeten we leren meer open te staan voor de wensen en behoeften van cliënten, hen keuzes te bieden en minder zelf te bedenken wat goed is.’ Doorten vult aan: ‘We gaan minder denken vanuit het aanbod in activiteitenprogramma’s, maar de vraag van de cliënt centraal stellen. Een voorbeeld: we bieden ’s ochtends tot de lunch een vol programma, maar cliënten ervaren juist dat de avonden zolang duurden, nu het zo vroeg donker is. Zij willen bijvoorbeeld graag een bridgeclub of op hun eigen zangkoor blijven. We gaan kijken hoe we dat kunnen organiseren en faciliteren. Daar kunnen onze vrijwilligers ook een rol in spelen.’

Korte lijnen

Het In voor zorg-traject loopt tot maart 2012. Het traject krijgt stap-voor-stap vorm. Vanuit de analyses tot inzichten komen en daar voorstellen voor formuleren. ‘Dat werkt hier het best’, zegt Van Kampen. ‘ Wij zijn een kleine instelling en de lijnen zijn kort. Werkgroepen gaan met onderdelen aan de slag. Met de resultaten daaruit, formuleren we voorstellen voor het MT voor de volgende stappen.’

Betrokkenheid

Medewerkers zijn enthousiast over het traject. Doorten: ‘In voor zorg! is een vast agendapunt op ons teamoverleg. Ik merk dat het leeft onder mijn medewerkers. Er zijn veel ideeën hoe we het onze cliënten verder naar de zin kunnen maken.’

Leerpunt uit het traject is dat veranderen veel tijd kost -meer dan verwacht- ervaart Doorten. ‘Uiteindelijk gaat het traject ons tijd opleveren, maar voor het zover is moeten we eerst veel tijd erin steken. Het komt bovenop de tijd die je met zorgverlening bezig bent.’  Daarnaast ervoer Van Kampen dat het belangrijk is open te staan voor nieuwe inzichten. ‘We vonden dat we het goed deden. Het traject leert ons anders te kijken naar ons werk.’ De In voor zorg-coach vervult daarin een belangrijke rol. ‘Hij trekt echt de kar en reikt instrumenten en hulpmiddelen aan waarmee we aan de slag kunnen.’