Zelforganiserende teams: drie vliegen in één klap

In voor zorg-deelnemer Thuiszorg West-Brabant is sterk in het stellen van kleine verbeterdoelen die grote gevolgen kunnen hebben. Op dit moment bereidt In voor zorg-coach Corien Althuizen de komst van zelforganiserende teams voor. Het is een aanpak die goedkoper is dan de huidige manier van werken, roosters makkelijker maakt en die de cliënt aanspreekt. Thuiszorg West-Brabant heeft 2.500 medewerkers die aan zo’n 4.500 cliënten in West-Brabant thuiszorg leveren.

‘Samen onafhankelijk’

Thuiszorg West-Brabant houdt van een directe aanpak. Vernieuwingen moeten in de eerste plaats concreet en behapbaar zijn voor alle betrokkenen. Je vindt dat eigenlijk ook terug in het motto: Samen Onafhankelijk. Intern projectleider Miriam Broos van Thuiszorg West-Brabant: ‘Een belangrijk en vooral herkenbaar motto, want klanten en medewerkers spiegelen zich er aan. Zij geven direct aan in hoeverre dit motto voor hen opgaat. Van onze klanten bijvoorbeeld horen wij dat zij graag onafhankelijk blijven, maar dat zij daarbij soms tijdelijke steun van ons nodig hebben.’

Het motto is ook een hulpmiddel om aan te geven waar het in de praktijk nog niet ideaal is. ‘De roosters van onze medewerkers bijvoorbeeld zouden flexibeler kunnen. Medewerkers willen meer balans tussen werk en privé. En klanten geven aan dat ze teveel verschillende medewerkers aan huis krijgen. Ze willen vertrouwde gezichten die minder vaak wisselen’, weet Miriam Broos.

Kleine doelen

Thuiszorg West-Brabant heeft voor dit soort wensen een handzaam referentiekader dat aangeeft binnen welke marges wensen tot echte verbeteringen kunnen leiden. Dit referentiekader bestaat uit de 3 M’s.
Miriam Broos legt uit: ‘We hebben drie ijkpunten in onze organisatie: Medewerker, Markt en Money. Dat zijn onze 3 M’s. Medewerkers zijn trots, warm en betrokken. Doelstelling is dat ze graag bij ons werken. Qua markt willen we dat onze klanten zich goed geholpen voelen, opdat ze graag kiezen voor Thuiszorg West-Brabant. En wat ‘money’ betreft, streven we naar een financieel gezonde organisatie die zijn zaken op orde heeft.’

Deze 3 M’s had Thuiszorg West-Brabant aanvankelijk gevisualiseerd in een driehoek. Inmiddels is de driehoek vervangen door een cirkel. Miriam Broos: ‘Een cirkel geeft de samenhang tussen de 3 M’s duidelijker aan. Wensen van medewerkers kunnen worden verwezenlijkt, zolang de samenhang met ‘Markt’ en ‘Money’ maar gezond blijft.’ Zo’n cirkel is een verregaande simplificatie van de werkelijkheid. Maar belangrijker is dat het werkt: het is een toetssteen die op elk niveau aanspreekt.

Voordeel voor medewerkers en cliënten

De medewerkerswens van beter uitgebalanceerde roosters en de cliëntwens om vaker een vertrouwd gezicht aan bed te zien, komen inmiddels samen in het project van zelforganiserende teams dat In voor zorg-coach Corien Althuizen helpt te verwezenlijken.

De ‘trigger’ is het gegeven dat het gemiddelde deskundigheidsniveau in de thuiszorgteams op dit moment te hoog is voor de gevraagde inzet. Je zou kunnen gaan snijden in je te dure personeelsbestand, maar Thuiszorg West-Brabant ziet meer in een slimmere oplossing: kleinere teams die het volledige palet van de thuiszorg voor hun rekening nemen. Van huishoudelijk werk tot verpleging en verzorging.

Het mes snijdt dan aan twee kanten: door de veelzijdiger inzet van de medewerkers is de thuiszorg effectiever als efficiënter. Bovendien wordt hiermee ingespeeld op de wens van de klanten om vaker een vertrouwd gezicht aan bed te hebben.

Zelforganiserende teams

De nieuwe opzet waarin een mix wordt gezocht tussen competenties en deskundigheidsniveau was overigens al in voorbereiding voor In voor zorg! werd ingeschakeld. In voor zorg! is nu vooral betrokken bij de invoering van deze aanpak. ‘Zelforganiserende teams’ heten de kleinere teams die alle facetten van de thuiszorg meepakken. Eind maart gaan twee eerste pilotteams van start.

Miriam Broos licht toe: ‘We leggen de verantwoordelijkheid lager en teams krijgen meer eigen bevoegdheden.’ De zelforganiserende teams worden getraind in het aanbieden van complete zorgarrangementen. Binnen zo’n arrangement kunnen drie geldstromen lopen: WMO, zorgverzekering en AWBZ.

‘Wat is jouw bijdrage?’

Het bottom-up gehalte van deze nieuwe manier van werken is groot. De besturing van Thuiszorg West-Brabant vanuit het concept van gelijkwaardigheid van alle betrokkenen draagt hieraan bij. Kern van deze besturing is dat ieder mens anders is, maar dat mensen bij de besluitvorming gelijkwaardig aan elkaar zijn.
Miriam Broos: ‘We stellen onze medewerkers bijvoorbeeld heel concreet de vraag: ‘Wat is jouw bijdrage aan de gewenste verbeteringen?’ Mensen gaan daar heel serieus mee om. De een zegt: ‘Ik zorg er voor dat mijn urenregistratie elke week op orde is’. Een ander stelt: ’Ik regel dat minstens een keer per week de zorgcoördinator met mijn klanten contact zoekt.’

Ook hier gaat het dus om kleine doelen. Met grote gevolgen, want dergelijke kleine doelen zijn de kiem van het draagvlak om als organisatie kosteneffectiever en klantgerichter te gaan werken. Maar hoe kunnen zelforganiserende teams inzoomen op de wens van medewerkers om roosters zo te structureren dat er een betere balans is tussen wek en privé? Miriam Broos: ‘Doordat teammedewerkers zelf hun werk organiseren, kunnen ze taken zo afstemmen dat ze minder vaak naar de cliënt toe hoeven te gaan. Eenmaal op bezoek worden meerdere taken meteen achter elkaar door gedaan. Daardoor kun je dingen clusteren, zodat je als medewerker per saldo meer privétijd krijgt.’

Meer weten

Lees hier meer over de deelname van Thuiszorg West-Brabant aan het In voor zorg-traject