Groeien door klein te blijven

Vitras CMD is een zorgorganisatie die al ruim vijftig jaar zorg thuis levert. In die vijftig jaar heeft Vitras CMD meebewogen met de ontwikkelingen om ervoor te zorgen dat de dienstverlening bleef aansluiten op de behoefte van de cliënten. Momenteel is Vitras CMD bezig om vanuit een duidelijke keuze in de core business de zorg vorm te geven via kleinschalige wijkteams.

Teams bepalen bijna alles

Het primaat van de meeste beslissingen ligt nu bij teams die de diensten van Vitras CMD bij cliënten uitvoeren. In die omslag is Vitras CMD heel consequent te werk gegaan. De eerstverantwoordelijke verzorgende en de coördinerend verpleegkundigen in de teams zijn verantwoordelijk voor het primaire proces van zorgverlening aan de cliënten.

Coördinerend wijkverpleegkundige Shirley Lammers: ‘Telefonische bereikbaarheid regelen we nu bijvoorbeeld binnen ons eigen team. Van 7.00 tot 23.00 uur kunnen de cliënten ons via een direct nummer bellen. Zonder tussenkomst van een telefooncentrale. Dit staat zó dicht bij de cliënt. Ik kan nu tegen een cliënt zeggen: “Ik ben morgen om 13.00 uur bij u.” We kunnen waarmaken wat we beloven. De oude wijkzuster is bij wijze van spreken terug. Zo voelt het.’

Shirley Lammers is verantwoordelijk voor de regio tussen Maarn en Maarsbergen. Haar team bestaat uit twintig medewerkers, onder wie veertien verzorgenden, twee verzorgende individuele gezondheidszorg (Vig-ers) en vier verpleegkundigen.

Niet meer schakelen tussen verschillende lagen

Het hernieuwde wijkgevoel werkt ook door naar de stakeholders in de wijk. Divisiemanager Zorg Sandra Baidjoe: ‘We voelen ons lokaal verankerd. Het is afgelopen met het schakelen tussen verschillende lagen voor er iets kan veranderen. Als er iets is, is één telefoontje naar de huisarts, de transferverpleegkundige of de wethouder voldoende. Ik kan niet hard maken dat die directe banden al meteen effect sorteren, maar uit recent onderzoek blijkt wel dat 70% van de huisartsen cliënten naar ons doorverwijst.’

Sandra Baidjoe benadrukt dat het ook strategisch voor de hand ligt om lokaal maatwerk te matchen met lokale verantwoordelijkheden. ‘Wij werken in 14 gemeenten. De samenstelling van de populatie is in elke plaats anders. Reden om wijkteams met individuele kenmerken en eigen verantwoordelijkheden in te zetten.’

Respecteren van vrijheid loont

De teams genieten van hun hernieuwde rol in de frontlinie van de organisatie. Natuurlijk heeft dat te maken met de directe contacten met de cliënten, met het zelf plannen en met het sterker maken van je eigen wijk. Maar de ruggengraat van de vernieuwing is toch bovenal het gevoel van professionele vrijheid binnen de kleine kosmos van de wijk.

Op concernniveau respecteert Vitras CMD die vrijheid tot in kleine details. Mooi voorbeeld hiervan zijn de automagneetstickers. Er zijn twee soorten: één voor de werving van collega’s, één voor de werving van cliënten. Vitras CMD heeft de automagneetstickers laten maken, maar teams krijgen niet van bovenaf opgelegd om die magneetstickers ook op de auto te plakken. Divisiemanager Zorg Sandra Baidjoe: ‘Elk team bepaalt dat voor zichzelf. Het is een hulpmiddel om de doelen van je team te kunnen halen. Het ene team heeft behoefte aan collega’s, het andere aan cliënten.’

Besef zelf verantwoordelijk te zijn

Ander gevolg van het recht van teams om in hoge mate zelf te bepalen wat goed is, is het groeiende besef ook zelf verantwoordelijk te zijn voor de continuïteit van zorg en bedrijfsvoering. Daardoor zijn teams graag bereid extra tijd in hun werk te steken. Coördinerend wijkverpleegkundige Shirley Lammers: ‘Wij voelen ons verantwoordelijk voor de klanteninstroom.’

De coördinerend wijkverpleegkundigen spreken dit gevoel niet alleen uit maar nemen deze verantwoordelijkheid ook. ‘In het weekend van 14 en 15 augustus stonden we op een braderie om mensen te vertellen wat we voor ze kunnen betekenen. We hebben veel leuke reacties gehad. Pas nog waren we met een kraam op een banenmarkt op een hogeschool. Om te zien of we nieuwe teamleden konden aantrekken.’ 

Directe acties vanuit de teams

Lovenswaardige initiatieven, maar weten verzorgenden hoe je activiteiten communicatief slim kunt aanpakken? Shirley: ‘Daarin laten we ons dan weer bijstaan door het team Communicatie van Vitras CMD. Als we iets met klanten of andere groepen willen communiceren, raadplegen we het team met de vraag hoe we dat het beste kunnen aanpakken.’ Directe acties vanuit de teams dus, waarbij het management dat niet direct aan de zorg is gerelateerd, nadrukkelijk op de achtergrond blijft.

Op het hoofdkantoor is er vooral ingezet op verbeteren van en inrichten van de kaders, managementrandvoorwaarden en ondersteunende systemen om wijkgericht en ondernemend werken van de wijkteams verder mogelijk te maken. 

In het team van Shirley draait deze nog nieuwe manier van werken goed. Ook andere teams pakken de draad op.

Rol In voor zorg!

Toch ontbrak het Vitras CMD aan kennis, ervaring en middelen om de wijkteams voldoende te begeleiden in het verder betekenis geven aan het concept ‘Wijkgericht Werken’ en leren als wijkgerichte, zelfregulerende en ondernemende teams te werken. Daarbij komt In voor zorg! om de hoek kijken. Shirley: ‘In voor zorg! leert ons de puntjes op de “i”  te zetten.

In voor zorg-coaches Debora Strijbos en Kim Grinwis ondersteunen een ontwikkeltraject voor alle coördinerend wijkverpleegkundigen. Het ontwikkeltraject is gericht op het helder krijgen van het samenspel binnen het wijkteam, het aan de binnenkant reguleren van het werk op week-, kwartaal- en jaarbasis en het kennen van en ondernemen in de eigen wijk. Op basis van individuele leer- en ondersteuningsbehoefte van de coördinerend wijkverpleegkundige en haar wijkteam wordt gericht ondersteuning geboden in de vorm van individuele en teamcoaching, pragmatische ondersteuning, opleiding en expertise.

Fantastisch leerproces

Sandra Baidjoe maakt de tussenbalans op: ‘De ontwikkeling naar kleinschalige wijkteams is in 2009 ingezet. We willen deze nieuwe werkwijze steeds verder verfijnen. Geen van bovenaf gedicteerd divisiebreed beleid meer, maar inzetten op de lokale benadering, waarbij we individuele verschillen respecteren in plaats van afkeuren. We hebben geleerd hoe belangrijk het voor de ontwikkeling van een grote organisatie is om zaken vooral klein te houden.’

Zij vervolgt: ‘Wat er nog meer aankomt? Lastig te voorspellen. We ontwikkelen op aanvraag. De jaarplannen voor onze divisie worden gevoed met de issues die teams aangeven. Met elkaar bespreken we waar we accenten leggen. Dit is ook voor ons als management een fantastisch leerproces.’

Vitras CMD

Vitras CMD is als zorgorganisatie met ruim 1300 medewerkers actief in een groot deel van de provincie Utrecht. De zorgdiensten zijn:

• verzorging en verpleging thuis 
• ondersteuning bij sociale of psychische problemen via maatschappelijk werk en thuisbegeleiding 
• jeugdgezondheidszorg 
• cursussen voor jong en oud 
• uitleen en verkoop van zorgartikelen
• gemaksdiensten aan huis