Genoeg gemanaged!

Het is misschien vloeken in de kerk, maar bij zorgorganisatie Thebe in Breda (8.700 medewerkers) winden ze er geen doekjes om: managen in de klassieke zin leidt niet tot betere zorgprocessen. Deze In voor zorg-deelnemer gooit het daarom nu radicaal over  een andere boeg.

‘Ruimte geven aan de relatie medewerker -  cliënt’

Ger Nouws, programmaleider Zelfstandige Teams bij Thebe: ‘De zorg is de laatste tien tot vijftien jaar steeds meer gaan doen aan planning, aan control en aan management. Dat is een beetje een doel op zich zelf geworden. Planning en control werd ons primaire proces. Geen wonder dat de werkvloer steeds apathischer werd.’

De conclusie van Ger Nouws en zijn collega’s is er één die grote consequenties kan hebben voor de structuur en de inrichting van Thebe: ‘Voor ons is dit een moment van bezinning. We hebben goed om ons heen gekeken. Buurtzorg en Sensire doen het bijvoorbeeld met veel minder management. Eigenlijk is dat wat wij hier ook willen. Helemaal zonder manager kan het niet. Maar we kunnen wel het primaire proces weer de ruimte geven die het nodig heeft. Ruimte geven aan de relatie medewerker-cliënt dus.’

Koploperteams

In voor zorg! is ingeschakeld om te helpen bij het hervinden van die ruimte. Net voor de zomer 2010 is Thebe gestart met het op een lean-manier benaderen van de processen. In voor zorg-coach en lean-adviseur Koos van de Lagemaat helpt daarbij. Belangrijk onderdeel van de lean-aanpak is het optuigen van teams die met een minimum aan verspilling cliënten met aandacht kunnen bijstaan en adviseren.
Thebe werkt - zo is het plan - eind 2014 met 500 van dit soort zelfstandige teams. In 2011 starten vijftig teams die ‘koploperteams’ worden genoemd. Elk van de zeven bedrijfsonderdelen van Thebe krijgt koploperteams die uit steeds elf tot vijftien medewerkers zullen bestaan. Ger Nouws: ‘We noemen het bewust geen pilotteams, want dat suggereert dat je er ook weer vanaf kunt. Op de route die we nu inslaan, is er geen weg terug.’

Brown paper-sessies

In voor zorg! brengt samen met deze teams in kaart hoe processen er uit zien. Het werk dat ze doen wordt gedetailleerd in kaart gebracht. Ger Nouws: ‘Voorheen was het werk een blauwdruk, aangestuurd op centraal niveau. De werkvloer voerde uit wat op een centraal backoffice-niveau werd opgedragen.’
Met zogeheten brown paper-sessies inventariseert In voor zorg-coach Koos van de Lagemaat met teammedewerkers nu hoe zijzelf het dagelijks werk willen organiseren. Deze brown paper-sessies zijn heel basaal. ‘Waar beginnen we ’s ochtends mee, wat volgt daarna? Wat kunnen de knelpunten zijn in de volgorde van werken en hoe kunnen we ze oplossen? Met gele plakkertjes en grote viltstiften worden aandachtspunten gemarkeerd.’

Niet van tevoren dichttimmeren

Veel is onzeker, maar daar zijn ze niet bang voor bij Thebe. Vragen die voorheen relevant waren, zijn dit nu opeens veel minder. Ger Nouws: ‘Doen we de planning van het werk binnen of buiten het team? Geen idee. We zien wel. Laat de teams eerst maar eens aan de slag gaan. Als we vooraf zeggen dat we de planning centraal gaan doen, timmeren we de zaak dicht nog voor dat geprobeerd is welke werkwijze het beste bevalt. Wat ondersteunende diensten wel of niet kunnen doen, hebben we voorlopig even geparkeerd, maar de kwestie komt zeker nog uitgebreid aan de orde.’

Teamcoach die zelfstandigheid stimuleert

Koploperteams en de teams die daarna worden ingesteld, krijgen een teamcoach. Een belangrijke rol voor hen is het stimuleren en prikkelen van de zelfstandigheid in de teams. Die twee competenties zijn het allerbelangrijkste. Ger Nouws: ‘Dat betekent dat een teamcoach zich niet als een manager mag gedragen. En als een manager teamcoach wil worden, dan moet hij of zij de meeste van z’n vertrouwde managementcompetenties wel thuislaten.’

Voor de nieuwe functie van teamcoach is een opleiding in de maak. Ger Nouws organiseert die opleiding. Wordt de teamcoach een fulltimebaan? ‘Ik durf het niet te zeggen. Net als bij de kwestie rond de werkplanning van de teams, zal de praktijk gaan uitwijzen hoe het loopt. We maken ons er van tevoren niet druk over. Eerst en vooral moeten we de juiste mensen vinden. De rest is een kwestie van invullen.’

Historisch proces

Thebe geeft in principe zoveel mogelijk regelruimte aan de medewerkers op de werkvloer. Dat is temeer wennen, omdat medewerkers nu ook een rol in het uitvoerend beleid van Thebe krijgen. Voorts wil de medezeggenschapsraad actief participeren in de stuurgroep die de uitvoering van het beleid van Thebe begeleidt. Daarnaast is er een regiegroep waarin een lid van de raad van bestuur, drie directeuren, de centrale ondernemingsraad, de lean-coach en programmaleider Ger Nouws zitten.

Ger Nouws stelt dat de grote meerderheid van de medewerkers enthousiast is. ‘Je gaat je eigen werk organiseren. Dit vinden mensen alleen maar positief. Het kan natuurlijk zijn dat het enthousiasme iets minder wordt als straks blijkt dat eigen verantwoordelijkheid ook inhoudt dat je je eigen problemen op moet lossen.’

Thebe weet dat het hier om een historisch proces gaat. Er komt dan ook een film van: ter promotie van de nieuwe manier van werken en om de fase vast te leggen waarin Thebe op teamniveau de werkvloer aan het roer van de organisatie zette. Ger Nouws: ‘Eind oktober maken we de balans op van de ervaringen die de koploperteams hebben opgedaan. Vervolgens gaan we deze ervaringen vertalen naar onze verdere aanpak. Vanaf eind 2011 wordt gestart met de verdere verbreding van zelfstandige teams.’

Meer informatie over Thebe vindt u op Thebe.nl (externe link)