Vanboeijen geeft samen met In voor zorg! locaties de regie

Alle cliënten een goed leven, alle medewerkers mooi werk én een financieel gezonde organisatie. Vanboeijen wil het bereiken met meer zeggenschap: voor cliënten, verwanten en medewerkers. Vanboeijen verleent zorg aan mensen met een verstandelijke beperking. Zeggenschap betekent niet alleen meepraten, maar ook meebeslissen. Regie op locatie dus. Alle 140 locaties krijgen de touwtjes zelf in handen. Om mensen op een andere manier te leren kijken, denken en doen, vertaalde Vanboeijen het lean-model naar de eigen organisatie. En ontwikkelde zo een eigen Regie-op-locatiemodel (ROL-model). ‘ROL vind je in geen enkel managementboek’, aldus bestuurder Pieter de Kroon. In voor zorg! helpt Vanboeijen het ROL-model op de locatie invoeren.

Synergie als uitgangspunt

‘We hebben het niet alleen bedacht, we voelen het ook’. Zo verklaart bestuurder Pieter de Kroon het succes van Regie op locatie. ‘Het zijn geen loze woorden, het is geen kunstje, het is echt.’ Regie op locatie is dan ook niet de uitkomst van een heisessie van het management, in tegendeel. Pieter de Kroon: ‘Wij zijn geen organisatie die top down besluiten neemt. Ons uitgangspunt is synergie: laat mensen een bijdrage leveren en je krijgt een beter resultaat. Regie op locatie is intern ontwikkeld. Natuurlijk hebben we her en der wat geleend, de lean-methode bijvoorbeeld, maar we voeren het wel uit op onze manier. We zijn ernaartoe gegroeid. Het is de uitkomst van een beweging die al langer gaande was.’

Medezeggenschap als basis voor “Goed leven” en “Mooi werk”

In 2005 leverde een missie-/visietraject waarin medewerkers en verwanten meedachten de eerste stap: samen werken aan persoonlijk perspectief, vanuit inspirerend partnerschap. ‘Dit hebben we vertaald naar meer zeggenschap’, vertelt Suzanne Kars, programmamanager Regie op locatie. ‘Vanuit de overtuiging dat medezeggenschap leidt tot een “goed leven” voor alle cliënten en “mooi werk” voor alle medewerkers. Maar ook omdat we geloven dat medezeggenschap een positief effect heeft op ons bedrijfsresultaat.’ Vanboeijen ontwikkelde Regie op locatie.

Suzanne Kars: ‘Regie op locatie voorziet bijvoorbeeld in een locatieraad op elke locatie.’ Een locatieraad is vergelijkbaar met een dagelijks bestuur. Een afvaardiging van verwanten en medewerkers hebben zitting, de teamleider is de regisseur. ‘Voorheen kreeg de verwant een nieuwsbrief en een uitnodiging voor een barbecue, nu bepaalt hij samen met het team het locatieplan. De locatieraad vormt een eigen visie op goed leven en mooi werk en beslist in partnerschap wat er gebeurt. De locatieraad is ook verantwoordelijk voor de begroting. Wordt het budget overstegen of naderen de rode cijfers? Dan zoekt de locatieraad naar creatieve oplossingen.’

Lean-methode

Toen het concept voor Regie op locatie klaar was, constateerde Vanboeijen dat er toch nog iets ontbrak. ‘We hadden het gevoel de kern nog niet te raken’, zegt bestuurder Pieter de Kroon. ‘Regie op locatie is een groot verandertraject. We wilden voorkomen dat het langs mensen heen gaat. Als je bewustwording en een cultuur van continu verbeteren wilt stimuleren, moet het bottom-up ontstaan. Alleen een integrale veranderaanpak kan leiden tot succes.’

Vanboeijen liet zich inspireren door de lean-methode. Beter gezegd, door het SENS-model van Achmea, dat weer op lean is gebaseerd. Programmamanager Suzanne Kars: ‘Lean doet steeds meer opgang in de zorg. Als je het goed vertaalt, is het ontzettend bruikbaar. Ook wij maakten een eigen vertaling. De lean-methode zet de klant centraal in alle bedrijfsprocessen. Het biedt inzicht in sturingsmogelijkheden en creëert eigenaarschap. Lean zorgt ervoor dat houding en gedrag aansluiten op kernwaarden als klantgerichtheid en persoonlijk leiderschap. Het is een instrument om meer medezeggenschap te creëren, maar ook om “je eigen winkel” te kunnen runnen.’

De knoppen van een gezonde locatie

Voor de medewerkers van Vanboeijen is het lean-model een nieuwe benadering. ‘Kijken naar de processen op de locatie is vaak al nieuw voor de medewerkers’, vertelt Suzanne Kars. ‘Wat is ingericht vanuit klantperspectief en wat is overbodig oftewel een verspilling? Vervolgens gaan ze onderzoeken aan welke “knoppen”, of kritieke prestatie-indicatoren, ze kunnen draaien om een gezonde locatie te zijn. Denk aan cliëntbezetting, aantal uren inzet van medewerkers, ziekteverzuim, naast klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid. Een locatie kan er ook eigen knoppen bij formuleren. Want iedere locatie is anders.’

Zo leren de locaties hoe ze binnen beperkte mogelijkheden toch iets kunnen creëren. En dat medewerkers en verwanten een verantwoordelijkheid hebben. Suzanne Kars: ‘Je laat mensen nadenken over wat ze zelf kunnen oplossen en hoe ze constant aan verbetering kunnen werken. In plaats van een ander de schuld te geven, bijvoorbeeld de organisatie, leer je ze om het binnen de eigen invloedssfeer samen op te lossen.’

ROL-experts

Natuurlijk is Regie op locatie niet alleen een rooskleurig verhaal. Alleen al omdat niet iedereen veranderen leuk vindt. ‘En als je medewerkers vertelt dat anders kijken, denken en doen wat oplevert, is de eerste reactie vaak “hoezo, doe ik het nu dan niet goed?”’, zegt Suzanne Kars. ‘We merken dat het medewerkers pas echt raakt als ze het zelf ervaren. En dan worden ze enthousiast. Medewerkers die vervolgens enthousiaste verhalen doorvertellen aan collega’s die nog niet volgens de ROL-methode werken, zijn onze beste sponsors. Daar kan geen communicatietraject tegenop.’ Ook de verwanten reageren wisselend. ‘De een vindt het fantastisch, de ander denkt in eerste instantie dat hij de problemen van de organisatie moet oplossen.’

Uiteraard ondersteunt Vanboeijen de locaties uitgebreid. Daarvoor is een team van ROL-experts opgeleid. Elke locatie krijgt zestien weken lang intensieve ondersteuning van zo’n expert. Hierbij biedt In voor zorg! een helpende hand. ‘Ik coach de ROL-experts’, vertelt In voor zorg-coach Herre van Kaam. ‘Samen maken we een startpresentatie en daarna ben ik sparringpartner.’ Herre van Kaam vindt het een inspirerend traject. ‘Je ziet locaties opbloeien als ze de regie krijgen. Ze krijgen de middelen echt in handen. De ene locatie organiseert het heel anders dan de andere. Dat geeft niets, als ze maar binnen de kaders blijven, zoals financieel gezond. Hoe harder je de kaders stelt, hoe meer vrijheid je kunt geven.’

Actieve rol van verwanten

In voor zorg-coach Herre van Kaam ziet ook de houding van verwanten veranderen. ‘Stel je eens voor hoe frustrerend het soms is voor verwanten. Je zoon, dochter, broer of zus is niet ziek, maar wel zo gehandicapt dat je niet zelf voor hem of haar kunt zorgen. Dus lever je die zorg over en zelf sta je min of meer machteloos. Wat Vanboeijen heel knap doet, is de onmacht die daarin zit omzetten in positieve energie. Door de verwanten te vragen mee te denken hoe het beter kan. En voor medewerkers is het fijn om te zien dat cliënten verwanten hebben die betrokken zijn.’ Vanboeijen verwacht over twee à tweeënhalf jaar alle 140 locaties begeleid te hebben naar Regie op locatie. Bestuurder Pieter de Kroon is blij met de ondersteuning van In voor zorg!: ‘Het is een mooie toegevoegde waarde. We zitten in zo’n indringend proces. Alle steun is welkom. Het helpt ons verder te groeien.’

Ervaringsverhalen

Medewerkers en verwanten reageren positief op Regie op locatie.

Durkje van der Ploeg, teamleider van locatie Havikstraat 16 in Assen, over Regie op locatie

‘Regie op locatie geeft vrijheid om dingen zelf te bepalen. Maar ik ervaar het ook als structuur. In positieve zin, want ik voel me er heel goed bij! Regie op locatie heeft een aantal basiselementen, noem het uitgangspunten of hulpmiddelen, en die scheppen duidelijkheid. Hoe je met elkaar omgaat bijvoorbeeld. Je bouwt momenten in waarop iedereen gehoord kan worden, zoals de tweewekelijkse weekstart. We wisselen informatie uit en na afloop geeft iedereen een cijfer, tussen één en vijf. Geeft iemand een drie, dan heb je het daar nog even over. Wat heb jij nodig om een vier of een vijf te worden? Zo sta je even stil bij je collega’s. Regie op locatie brengt ook snelheid. Je krijgt dingen sneller boven tafel en gaat het oplossen. Voor de denkers in het team was dat best even moeilijk. De doeners varen er wel bij.’

‘Met de ROL-expert hebben we ons geconcentreerd op de samenwerking binnen het team. Hoe veilig voel je je, durf je alles te zeggen? Hoe gebruiken we de agenda? We hebben alles inzichtelijk gemaakt en een to-do-schriftje ingevoerd. Regie op locatie heeft mij veel rust gegeven. Vroeger nam ik bijna alles op me. Nu zijn medewerkers verantwoordelijk voor hun eigen proces. Ik vraag hoe ze het willen aanpakken en of ik daarbij kan helpen. Maar het ligt niet meer op mijn bordje. Er is meer feedback, er is ruimte om elkaar aan te spreken. Het was wel een heftige periode hoor, om zover te komen. Er zijn de nodige huilbuien geweest.’

‘Ik heb erg mijn best gedaan verwanten te betrekken. Er was al veel contact met de familie, maar meer individueel, dus tussen bewoner, familie en begeleider. Ik had gedacht dat de verwanten in de rij zouden staan, maar dat was niet zo. De meeste gaven aan dat ze hun broer, zus, zoon of dochter mondig genoeg vinden om hun eigen mening te geven. Dat klopt ook wel, onze bewoners zijn redelijk zelfstandig en kunnen goed verwoorden wat ze willen. En de medezeggenschap van de bewoners was bij ons al redelijk op peil. In de lokale verwantenraad zit nu één zus en binnenkort komt daar een broer bij. En wat uniek is: de bewoners hebben een vrijwilliger gevraagd om zitting te nemen!’

‘Samen met de ROL-expert heb ik ook de financiën doorgelicht. Op mijn verzoek, want ik vond het lastig om uit de rode cijfers te blijven. Bleek dat vier cliënten een te laag ZZP hadden, terwijl ik dacht dat ze allang een herindicatie hadden gekregen. Die hebben we aangevraagd en we doen wat goedkopere boodschappen. Ook hier geldt weer de transparantie naar medewerkers en verwanten. Ik geef open en eerlijk inzicht. Je laat zien wat iets kost en waar je kunt bijsturen. In die 16 weken zijn we ook financieel gezond geworden.’

Meneer De Vries, vader van Geke, over Regie op locatie. Geke woont op de woonboerderij in Meppel

‘Mijn dochter Geke is in 1956 geboren. Sinds 1968 woont ze niet meer thuis. Ik volg haar wel en wee al meer dan veertig jaar. Op een heel betrokken manier. Ik heb altijd in commissies gezeten, meegedacht, mijn mening gegeven. Ik ben namelijk de vader van mijn dochter, niet meer en niet minder. Als ouder wil je altijd het beste voor je kind. Ik vertaal dat naar ontwikkeling: daar staat een mens dat een beetje voortgeholpen moet worden.’

‘Bij de nonnen waar Geke begon, was de liefde voor de mens fantastisch. Nu zijn regelgeving en geld steeds belangrijker. Dat is in de jaren zo gegroeid. Dat begrijp ik wel, maar het gaat hier wel om mensen, niet om cijfers. Overhead, vakanties, cursussen, alles is doorberekend. Op zo’n moment mis ik mensen die de zorg aan het bed in de gaten houden. Ik ben ook altijd somber geweest over de inspraak van ouders. Dat werd afgedaan met “ouders reageren niet” of “ouders vertrouwen ons”. Dan zie je dat ouders zich afscheiden. Terwijl goede zorg pas mogelijk is als ouders en zorgverleners het eens zijn. Want ouders of verwanten blijven eindverantwoordelijk.’

‘Regie op locatie is een stap in de goede richting. Daarom zit ik in de locatieraad. We hebben net de eerste fase afgerond. Met resultaat: mensen durven nu beter te zeggen wat ze echt vinden. Er zijn ook al wat dingen uitgekomen. Over het kopen van eten bijvoorbeeld. Jan en alleman deed boodschappen, veel werd weggegooid. Nu is dat beter geregeld. Het enthousiasme van de medewerkers vind ik fantastisch. Alleen het kader is naar mijn mening nog niet groot genoeg. Gelukkig biedt de locatieraad mij de gelegenheid te zeggen hoe ik erover denk. En om oplossingen te helpen bedenken.’