Praktijknetwerk ‘Slimmer organiseren - Lean en logistiek’: Verbeteren van processen in de langdurige zorg

Interview met Peter van de Griendt, projectleider LogiZ

Wat hebben de stoelbezetting van een vliegtuig, het assembleren van auto’s en het schoonmaken van hotelkamers te maken met de langdurige zorg? ‘Alles’, weet Peter van de Griendt. Hij is van LogiZ, één van de partners in het praktijknetwerk ‘Slimmer organiseren’.

Vanaf 4 oktober kunnen managers, beleidsmedewerkers, kwaliteitsfunctionarissen, teamleiders, coördinatoren, facilitair managers, planners, (para)medici, ketenzorgregisseurs, etc. in 4 bijeenkomsten meer inzicht verwerven in (zorg)processen die zorgorganisaties slimmer en effectiever kunnen maken. De bijeenkomsten zijn bedoeld voor deelnemers die in de dagelijkse werkpraktijk ook daadwerkelijk invloed kunnen uitoefenen op verbetering van werkprocessen. ‘Slimmer organiseren’ wordt begeleid door In voor zorg! Experts van LogiZ, Vilans en coaches van In voor zorg! doen mee. 

De kracht van gebundelde knowhow

• Klinkt interessant, zo’n praktijknetwerk. Maar het verbeteren van je werkprocessen, heb je daar nu echt externe experts voor nodig? Kun je dat niet zelf?

Peter van de Griendt: ‘Het is zeker mogelijk dat organisaties zelf uitzoeken hoe ze hun logistieke processen kunnen verbeteren. Wat je nodig hebt, is inzicht in de processen in je organisatie en je moet goed weten hoe je organisatie er voor staat. Vervolgens kies je de juiste mix van logistieke methoden om processen zo te verbeteren dat je organisatie er voor een termijn van jaren op vooruitgaat.'

Van de Griendt wil maar zeggen, zoveel gebundelde knowhow is zelden in een zorgorganisatie aanwezig. En dat maakt de aanpak van ‘Slimmer Organiseren’ nu juist zo aantrekkelijk. In groepjes van 8 tot 12 deelnemers komen deelnemers een paar keer bij elkaar. Ze kunnen elkaar inspireren en kennis uitwisselen. Experts kunnen geraadpleegd worden voor slimme tips, praktijkvoorbeelden uit de zorg en – niet in de laatste plaats – uit sectoren die niets met de zorg te maken hebben. De bottomline is dat je na 4 van deze bijeenkomsten duidelijk meer zicht hebt op logistieke knelpunten en op logistieke manieren om ze op te lossen.

Kiezen van de juiste mix

• Dan toch nog maar een keer de vraag: wat heeft het bouwen van vrachtwagens te maken met verzorgen van kwetsbare patiënten?

Peter van de Griendt: ‘In beide gevallen gaat het om vraag en aanbod, met geld als verbindende factor.’ Van de Griendt kan het weten, want als logistiek expert deed hij ervaringen op in zowel het bedrijfsleven als de zorgsector.

De methoden tot verbeteringen zijn dan ook zowel in het bedrijfsleven als de zorg goed toepasbaar. Op zich klinken de methoden die ingezet kunnen worden om zorgprocessen te verbeteren, menig zorgbestuurder inmiddels bekend in de oren. Denk hierbij aan: LEAN, Six Sigma, de Theory of Constraints en Integrale Logistiek. Van de Griendt: ‘Maar de kunst is om de juiste methode voor het juiste probleem te kiezen. Of – wat nog beter is – welk onderdelen van bekende logistieke verbetermethoden je in samenhang inzet om de gewenste oplossingen te bereiken.’

De vraag achter de vraag

De 4 sessies van ‘Slimmer organiseren’ kunnen niet alleen nuttige kennis opleveren, maar kunnen ook voor onverwachte eyeopeners zorgen. Bijvoorbeeld dat je roosters in de zorg soepeler kunnen worden als je juist niet van tevoren alles met regels dichttimmert of dat je je facturenstroom misschien wel veel slimmer kunt kanaliseren door het aantal te facturen verrichtingen te clusteren en steekproefsgewijs controle toe te passen.

Dit type voorbeelden komt ongetwijfeld ook aan de orde in de ontmoetingen van ‘Slimmer organiseren’. Het is steeds zoeken naar de vraag achter de vraag van de deelnemers en hun organisatie zou je kunnen zeggen. Daar ligt vaak de kern van de meest effectieve oplossing. Van de Griendt is er een kei in. Of het nu gaat over indicatiestelling, het roosteren van de bezetting in het verpleeghuis of het aansluitend aanbieden van uiteenlopende diensten aan zorgbehoevende ouderen, sleutelproblematiek in de thuiszorg of het bevorderen van zelfredzaamheid, heel vaak draait het om een onorthodoxe focus op je processen. Het liefst los van tradities of ingeslepen gewoonten. Die noodzakelijke focus en de daaruit volgende doorstoot naar verbeteringen werkt voor afzonderlijke zorgorganisaties, maar ook voor ketenzorg.

Peter van de Griendt: ‘Kijk naar AH en naar Unilever. Die werken in één keten met schijnbaar tegengestelde winstbelangen. Toch zijn beide gebaat bij maximalisering van de keten. Zorgorganisaties die samenwerken met huisartsen, ziekenhuizen en andere partners kunnen daar veel van leren. Beter goed gejat dan slecht bedacht.’

De bijeenkomsten in het kort

Op de startbijeenkomst op 4 oktober in Utrecht worden afzonderlijke, elkaar versterkende praktijknetwerken van elk 8 tot 12 deelnemers gevormd. Na de startbijeenkomst komen deze 2 keer bij elkaar om kennis en ervaringen uit te wisselen. Bij alle groepen en bijeenkomsten zullen experts aanwezig zijn.

Het praktijknetwerk wordt afgesloten met een werkbezoek. Dat kan een werkbezoek zijn aan een zorginstelling of juist aan een organisatie buiten de zorg, zoals Scania of AKZO. Via het systeem van sociale netwerken kunnen deelnemers met elkaar contact blijven houden.

Aanmelden en meer informatie

Aanmelden voor het kosteloze praktijknetwerk ‘Slimmer organiseren’ kan tot 20 september digitaal via deze website In voor zorg!. Hier vindt u ook uitgebreide informatie over deze sessies.

‘Slimmer organiseren' wordt aangeboden door In voor zorg!, Vilans en LogiZ.

LogiZ is een non-profit organisatie die educatieve handreikingen doet op het gebied van zorglogistiek. NVZ vereniging van ziekenhuizen, de organisatie van zorgondernemers Actiz en de vereniging voor Logistiek management (vLm) staan aan de basis van LogiZ. Het samenwerkingsverband ontwikkelt zich op dit moment met steun van Volkgsgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) tot een organisatie voor logistieke opleidingen in de care en de cure.

• Meer informatie over het programma en het aanmelden

Meer weten

LogiZ (externe link)
Nieuws: Praktijknetwerk Slim Organiseren goes lean in het St. Elisabeth ziekenhuis