Nieuwe inspiratie zonder rompslomp

In voor zorg-deelnemer Groenhuysen (ouderenzorg) benadert verbeteringen vanaf twee kanten: het enthousiasme van medewerkers enerzijds en een nieuw type ICT-ondersteuning aan de andere kant. Die twee aspecten hebben met elkaar te maken. Groenhuysen vroeg voor beide onderdelen een gedeeltelijke ondersteuning van In voor zorg! aan. Groenhuysen werkt met 2.300 medewerkers en 700 vrijwilligers in de Brabantse regio van Roosendaal voor 4.000 cliënten.

Nieuwe inspiratie voor werkvloer

Heerma State is een verpleeghuis bestaande uit 19 woningen met elk acht cliënten. Het is één van de locaties van Groenhuysen. Het complex is zes jaar geleden gebouwd en onderscheidt zich door veel privacy voor de cliënten. Het was destijds een absoluut paradepaardje en trok belangstelling van collega-organisaties uit het hele land.

Locatiemanager Jacqueline Kerseboom: ‘Het gevoel onderscheidend te zijn, ebde weg. Er kwamen nieuwe financiële regels. Medewerkers zijn daar niet in meegegroeid. Ze bleven teveel hangen in het oude denken dat nu eenmaal een bepaald aantal mensen op een woning moet staan. Langzamerhand zijn we door alle wijzigingen in onszelf gekeerd geraakt.’

Via In voor zorg! zette Groenhuysen Anne-Mei The in. De uitdaging is nu om medewerkers op grond van haar aanpak De Werkvloer Centraal weer zelfvertrouwen te geven. Concreet betekent dit bovendien dat het management in Heerma State verzorgenden het vertrouwen geeft om veel beslissingen zelf te nemen. Jaqueline Kerseboom: ‘Vandaar dat Anne Mei The niet alleen de uitvoerenden in de zorg een hart onder de riem gaat steken, maar ook - en daar begint het traject mee - het management traint in het meer loslaten van de touwtjes.’

Eenvoudig en hanteerbaar

Overigens, al voor de inzet van In voor zorg! was Groenhuysen al op zoek naar inspirerende hulpbronnen voor de medewerkers. Bestuurder Hennie Brons: ‘We wisten waar het probleem zat en hebben gezocht naar methodieken als Planetree en The Eden Alternative. Het was het allemaal net niet. Via In voor zorg! kwam de aanpak van Anne-Mei The als optie. En dat sprak wel aan. Met name omdat het in de kern een eenvoudige en hanteerbare aanpak is die zich volledig richt op het motiveren van de werkvloer. Doel is de medewerkers van de locatie Heerma State te inspireren en te enthousiasmeren. Het resultaat is inzet in onze andere locaties.’

ICT zonder houtjetouwtje

De tweede insteek voor de inzet van In voor zorg! bij Groenhuysen betreft de ICT-ondersteuning. Groenhuysen wil hier voor de sector echt de toon gaan zetten. In voor zorg-coach Mirjam Verheijen staat Groenhuysen voor dit traject met advies en begeleiding terzijde. Hennie Brons: ‘Ons probleem en dat van collega-organisaties is dat we nog steeds met deeloplossingen te maken hebben. Alleen een Elektronisch cliënten dossier (ECD) of een eletronisch Humanresourcemanagement (E-HRM) bijvoorbeeld, maar een heldere totaaloplossing die automatisch voor alle geledingen de juiste informatie levert, bestaat niet.’

Programmamanager Francien Kuijstermans: ‘In ons aanbod voor ouderen komen alle werksoorten voor: thuiszorg, verzorgingshuiszorg, verpleeghuiszorg, gespecialiseerde zorg. Voor elk van de werksoorten kun je applicaties voor de bedrijfsvoering kopen. Zij het dat elk van die applicaties weer niet al onze processen vloeiend ondersteunt. Het heeft allemaal een hoog houtje-touwtjesgehalte.’ Hennie Brons vervolgt: ‘Wij willen een systeem dat voor al onze zorgvormen zonder rompslomp de juiste verbindingen legt. Naar het salariskantoor, naar het Centraal Administratie Kantoor, het zorgkantoor en naar alle andere organisaties en afdelingen waar de instromende gegevens op de juiste manier worden verwerkt en waar nodig aan elkaar gekoppeld.’

Francien Kuijstermans: ‘Medewerkers in de zorg mogen er geen last van hebben. Zorgmedewerkers moeten zich volledig kunnen concentreren op het leveren van de afgesproken zorg. Het enige dat zij wèl moeten doen, is voor een bezoek aan de cliënt op hun PDA (Personal Digital Assistant) of iPad de actuele situatie van de klant inkijken. Na het bezoek tikken ze bondig in wat ze aan zorg hebben geleverd. Het systeem zorgt er vervolgens geruisloos voor dat deze informatie automatisch in alle relevante kanalen wordt verwerkt.’

Totaalsysteem niet interessant voor ontwikkelaars

Klinkt als een logische wens. Toch is zo’n alomvattend systeem er nog niet voor de langdurige zorg. De directeur heeft er wel een verklaring voor. Hennie Brons: ‘Softwareleveranciers weten dat regelingen in de zorg in korte tijd aan veel veranderingen onderhevig zijn. Bovendien zijn de marges in onze sector klein. Niet zo interessant dus voor systeembouwers.’

Groenhuysen is medio november 2010 nog in de verkennende fase. Software-leveranciers zijn uitgenodigd om in welke vorm van samenwerking dan ook een totaal-systeem te bouwen dat de sector ontlast van rompslomp en dat na invoering van de geleverde zorg voor alle relevante partijen de juiste informatie genereert. De ambities zijn hoog. Ondanks het feit dat inhoudelijke input van een nieuw all-in systeem nog moet worden uitgewerkt, stelt Hennie Brons: ‘In de loop van 2012 willen we het nieuwe systeem implementeren. Met plezier zullen we andere deelnemers aan In voor zorg! tonen hoe het systeem werkt en hoe wij hier fasegewijs naar toe zijn gegroeid.’

Op verjaardagen

Nieuwe inspiratie voor de werkvloer én een totaalapplicatie die de overhead minimaliseert en de bedrijfsvoering maximaal ondersteunt: die twee hartenwensen wil Groenhuysen de komende tijd waar gaan maken. De twee doelen raken elkaar. Waar medewerkers geen last hebben van administratieve rompslomp, kunnen medewerkers meer tijd steken in waar ze voor zijn opgeleid: zorg leveren conform de afspraken met de cliënt. En waar ondersteunende processen als een soepel maatpak aansluiten bij de veelsoortige wereld van de langdurige zorg, ligt beter presteren voor hetzelfde geld binnen handbereik.

Wanneer vindt Groenhuysen deze dubbele missie geslaagd? Hennie Brons: ‘Als cliënten Groenhuysen prijzen om de door hen ervaren woon- en zorgkwaliteit en als medewerkers op verjaardagen aan kennissen en familie vertellen wat voor een voorrecht het is om bij Groenhuysen te mogen werken.’