Interzorg doet mee aan De Werkvloer Centraal

Interzorg Noord Nederland is sinds drie jaar aan het vernieuwen. De laatste tijd is die vernieuwing onder meer te merken aan het succes van ‘De Werkvloer Centraal’ van Anne-Mei The en - als uitvloeisel hiervan -  de eerste ‘Tijd Voor Onszelf’ (TVO) bijeenkomsten. In voor zorg! helpt mee met deze verdiepingsslag. Interzorg Noord Nederland biedt ouderen woonvoorzieningen, zorg en dienstverlening aan vanuit negen locaties in Noord en Midden-Drenthe. Er werken 1.400 mensen.

Herijking missie en visie

‘Tijd Voor Onszelf’ is een programma dat de veranderkracht van de werkvloer stimuleert. Bij Interzorg Noord Nederland gingen een evaluatie en een herformulering van missie en visie vooraf aan het versterken van de potenties van de werkvloer. Annelies Colenbrander, manager PO&O: ‘Drie jaar geleden hebben we onze organisatiestructuur geëvalueerd. Enerzijds ontdekten we dat de structuur van dat moment niet meer functioneel was. Anderzijds werd duidelijk dat de klant niet centraal stond. De uitkomsten leidden tot een veranderingsproces met aandacht voor zowel bedrijfsvoering als voor bezieling.’

‘We hebben vervolgens onze visie en missie ‘herijkt’. Dat heeft zich vertaald in de volgende leidraad: ‘Onze cliënten willen zichzelf zijn en betekenisvol beleven. Wij bieden respectvol en gepassioneerd de helpende hand’. Cruciaal in het realiseren van deze visie en missie is goed gekwalificeerd personeel. Voorwaarde om respectvol en gepassioneerd de helpende hand te kunnen bieden, is dat een medewerker zich gezond, professioneel en geïnspireerd voelt. Dat is dan ook de basis van ons PO&O-beleid’.

Meer investeren in medewerkers: dát was een welkome boodschap voor verpleegkundige Fionna de Jong en haar collega’s. Fionna: ‘Het werd steeds drukker. We kregen het werk niet goed af, maar er werd niet echt over gesproken. Het was een beetje het gevoel alsof er heel veel zaken moesten. Meer investeren in medewerkers en ook meer investeren in de dialoog was dus inderdaad een goede zet.’

Werkvloer Centraal houdt passie vast

Interzorg Noord Nederland koos - in lijn met het nieuwe beleid - voor de door Anne-Mei The ontwikkelde methode ‘De Werkvloer Centraal’. De gedachte achter De Werkvloer Centraal is dat de kwaliteit van zorg onder meer wordt bepaald door de relaties tussen medewerkers en cliënten en tussen medewerkers onderling. Een tevreden medewerker zorgt voor een goede zorg- en dienstverlening.

De Werkvloer Centraal wordt op dit moment gefaseerd ingevoerd. Nu doen dertien afdelingen mee. Bedoeling is dat binnen enkele jaren De Werkvloer Centraal binnen geheel Interzorg is ingevoerd. De bijeenkomsten van De Werkvloer Centraal worden begeleid door een ‘intern begeleider’ van Interzorg die optreedt als gespreksleider. Eén van de interne begeleiders van het eerste uur is geestelijk verzorger Jetty Hoeve-van Dorssen: ‘Medewerkers in de zorg hebben ooit vanuit een bepaalde passie voor de zorg gekozen. Het is van groot belang dat ze deze passie kunnen blijven vasthouden. De Werkvloer Centraal kan daar een zinvolle bijdrage aan leveren.’

Soort van ‘onder ons’-gesprekken

Verpleegkundige Fionna de Jong gaf al aan dat er voorheen weinig werd gesproken over de problemen waar zij en haar collega’s tegenaan liepen. De Werkvloer Centraal bracht daar verandering in. De wens om weer met elkaar in gesprek te komen, leidde anderhalf jaar geleden zelfs tot een nieuwe overlegvorm: het TVO-overleg.

Jetty Hoeve-Van Dorssen over het recept van dit overleg: ‘Medewerkers uit het team - voedingsassistenten, verzorgenden, verpleegkundigen - trekken zich regelmatig terug om met elkaar te praten over het werk. Wat zit je dwars? Wat vinden we dat er beter zou kunnen? Het zijn gesprekken zonder de dagelijkse leidinggevende erbij. Een soort ‘onder ons’-gesprekken die verhoudingen en manieren van werken transparanter kunnen maken. ’Eén keer per maand komt een begeleidingscommissie bij elkaar om de gang van zaken in het TVO-overleg te bespreken.

Verpleegkundige Fionna de Jong: ‘Het klinkt heel simpel, maar het werkt goed. Zo werd binnen Interzorg besloten de maaltijden anders te verstrekken, zodat cliënten meer te kiezen hadden. Dit liep niet direct soepel. Tijdens het TVO hebben we hierover gesproken en hebben we gezamenlijk nagedacht over de mogelijkheden die we zelf zien om cliënten beter te helpen tijdens de maaltijd. Zo hebben we met elkaar een nieuwe werkwijze voor de maaltijden bedacht. Onze leidinggevenden waren enthousiast.’

Fionna vervolgt: ‘De maaltijd werd voorheen in twee karren met kant-en-klare plateaus op een centraal punt op tafel gezet. Nu wordt de maaltijd naar keus in de centrale huiskamer of in het appartement bezorgd. Waar nodig worden bewoners persoonlijk geholpen bij het eten. ’In de oude situatie duurde dit hele proces 45 minuten. In de nieuwe situatie nog steeds, met dit verschil dat bewoners én medewerker er een veel prettiger gevoel bij hebben. De nieuwe werkwijze is niet opgelegd van boven en er is geen teamleider aan te pas gekomen: medewerkers stippelden zelf uit hoe het naar hun idee beter kon worden geregeld.

Elkaar feedback durven te geven

TVO doet dus twee dingen: de dienstverlening richting bewoners wordt beter, maar tegelijkertijd krijgen medewerkers er een flinke dosis zelfvertrouwen bij. Het TVO-overleg heeft de sfeer tussen medewerkers goed gedaan. Fionna: ‘We zijn duidelijker geworden, durven elkaar nu meer feedback te geven. Voorheen kropten we vaak irritaties op. Dat proberen we nu minder te doen.’

Het TVO heeft een heel eigen structuur. Zo heeft elk team dat aan TVO-overleg doet een eigen intern begeleider. Dat is iemand die  liefst geen belangen heeft op de afdeling in kwestie. Hij of zij komt van elders in de organisatie. Belangrijk is dat het een medewerker is die kan enthousiasmeren, gesprekken kan begeleiden en vooral ook onderscheid kan aanbrengen tussen proces en inhoud. TVO heeft een zelfstandige status. Medewerkers bepalen wanneer ze bij elkaar komen en wat er besproken wordt.

Binnen het TVO kunnen ook gasten worden gevraagd als medewerkers dat van belang vinden. Zo kan de teamleider worden uitgenodigd. Fionna: ‘Maar we hebben ook een keer de arts uitgenodigd. Het visitelopen was namelijk over de hele dag uitgespreid. Wij wilden dat liever op één moment van de dag. Dat vonden we handiger, want dan konden we ons beter concentreren op andere dingen die voor bewoners van belang zijn. De arts begreep dat en heeft het tijdstip van visitelopen aangepast’.

Het faciliteren van Tijd Voor Onszelf

Hoe vinden teamleiders deze gang van zaken eigenlijk? Begeleider Jetty Hoeve: ‘Teamleiders merken dat de sfeer beter wordt en dat er waardevolle initiatieven worden ondernomen om de kwaliteit van de dienstverlening te vergroten.’ Annelies Colenbrander: ‘En behalve het TVO-overleg is er nog het gewone werkoverleg. Daar is de teamleider bij. Je merkt dat het werkoverleg vaak ook in het teken staat van de informatievoorziening, terwijl in de TVO-bijeenkomsten er sprake is van een echte dialoog tussen medewerkers over datgene wat hen daadwerkelijk bezig houdt. Dat is een ideale voedingsbodem om met elkaar tot inspirerende ideeën te komen’.

TVO-tijd is werktijd

Maar ideeën blijven ideeën als er geen support is om ze om te zetten in tastbare verbeteringen. Annelies: ‘Vandaar dat het belangrijk is dat leidinggevenden en collega’s van andere afdelingen De Werkvloer Centraal positief ondersteunen en zich actief inzetten om de initiatieven daadwerkelijk te realiseren. Ze vervolgt: ‘Het eerste jaar werd TVO ervaren als een cadeautje voor de werkvloer. Iets extra’s dus. In het tweede jaar is het echt een vaste werkstijl geworden. Het maakt deel uit van de bedrijfsvoering. Het structureel creëren van ruimte voor de werkvloer is in feite de borging van deze werkstijl. Als gevolg hiervan hebben we ook als organisatie afgesproken dat TVO-tijd werktijd is. Wanneer mensen op hun vrije dag terugkomen voor een TVO-bijeenkomst dan is dat werktijd. Dit doen we omdat we geloven en ook daadwerkelijk zien dat TVO onze zorg- en dienstverlening ten goede komt’.

Bij de les houden

Het zijn inspirerende tijden in Drenthe. Toch verflauwde de aanpak na een tijdje. Fionna: ‘Na een jaar was het nieuwe er van af. Het zakte een beetje in. Toen zijn we gaan nadenken hoe we iedereen bij de les konden houden. Het resultaat is dat we elke medewerker binnen ons TVO eigen aandachtspunten hebben gegeven. De één let vooral op de bejegening, de ander is van de communicatie, weer een ander houdt met name de medicatie in de gaten. En zo verder.’

Met de specialisatie binnen het TVO-overleg bleven de mensen scherp. Jetty Hoeve: ‘Valkuil is om het stramien van TVO-overleg op elke locatie identiek op te zetten. Ieder team is verschillend. De frequentie en de duur van het TVO-overleg moet door de deelnemers zelf worden bepaald. Maatwerk is dus vereist’.

In een TVO-bijeenkomst steken alle medewerkers van de afdeling de koppen bij elkaar. Dan lijkt het alsof bewoners het even helemaal zonder aandacht moeten stellen. Dat voelt niet lekker. Fionna: ‘In de praktijk is er altijd iemand. Want als ons team TVO heeft, komt een deel van het team van een andere afdeling tijdelijk bij ons werken. Als het andere team TVO-overleg heeft, springen we daar bij. Zo helpen we elkaar en hoeven we ons niet schuldig te voelen dat we de boel in de steek laten’.

Verdere uitrol

Interzorg Noord Nederland is anderhalf jaar geleden met TVO-systematiek gestart op vier afdelingen (twee locaties). Inmiddels is de TVO-aanpak uitgerold naar drie nieuwe locaties. De organisatie kiest bewust voor geleidelijke invoering. Annelies Colenbrander: ‘Het is belangrijk dat het management en de medewerkers daadwerkelijk bereid zijn ervoor te gaan en erin te investeren. Het is om die reden een geleidelijk proces. Maar de veranderingen die worden bewerkstelligd zijn wel fundamenteel’.