Marcelis Boereboom (VWS): ‘Experiment regelarme instellingen symbool voor cultuuromslag in de zorg’

Staatssecretaris Marlies Veldhuijzen van Zanten van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) heeft het experiment regelarme instellingen in het leven geroepen om een einde te maken aan overbodige administratieve lasten in de care. Als dat experiment slaagt, kan het ook gevolgen hebben voor de cure.

Administratieve lasten

Een van de kenmerken van de Nederlandse gezondheidszorg is dat die gevangen is in regels, die de basis vormen voor declaraties, contractering en verantwoording en toezicht. Er moet dus nogal wat bij komen kijken voordat de staatssecretaris kan besluiten een project als regelarme zorg – zelfs in de vorm van een experiment – toe te staan. Dat is dan ook zo, erkent Marcelis Boereboom, directeur-generaal langdurige zorg bij VWS. ‘Het heeft een lange geschiedenis’, vertelt hij. ‘We hadden al dat rapport van Jos de Beer over administratieve lasten in de zorg en het lukte maar niet om hiertegen op te treden. Toen ik 4 jaar geleden in het kader van mijn huidige functie werkbezoeken ging doen in zorginstellingen werd ik constant geconfronteerd met de gevolgen hiervan. Ik kreeg er maar geen grip op in hoeverre écht sprake was van administratieve lasten. Je moet daarvoor in de haarvaten van een organisatie gaan kijken en daarom besloten we dat ook daadwerkelijk te gaan doen, bijvoorbeeld bij zorgaanbieder Surplus in Brabant.’
En hij geeft toe, daar schrok hij wel van. Niet alleen van de hoeveelheid informatie die van zorgaanbieders wordt gevraagd, maar ook van alle verschillende momenten waarop die vragen steeds weer terugkeerden. ‘Al merkten we ook dat het voor een deel perceptie was in plaats van echte regels’, nuanceert hij. ‘De minutenregistratie is daarvan een treffend voorbeeld. Ondanks dat veel mensen zeiden dat per 5 minuten registreren wat je als uitvoerder in de zorg doet, “moet van VWS”, is dat natuurlijk niet de realiteit. Wat we hiermee bedoelen, is dat je na het verlenen van 55 minuten zorg ook echt 55 minuten declareert en geen uur.’

Regeerakkoord

Maar ook los van die perceptie over administratieve lasten waren de reële administratieve lasten ernstig genoeg om er iets aan te doen. Dus werd een groep professionals – bestuurders, administrateurs en verpleegkundigen – bij elkaar gebracht om te inventariseren hoe die administratieve last kon worden verlicht.

Daarnaast werd binnen VWS al geruime tijd nagedacht over de vraag wat er zou gebeuren als er nu eens een regeerakkoord kwam dat de ministeries de opdracht verstrekte de administratieve lasten echt terug te dringen. ‘De vraag die we onszelf in de discussie hierover stelden, is of we er dan klaar voor zouden zijn’, zegt Boereboom. ‘En jawel hoor, die opdracht kwam er na de laatste verkiezingen. Het ging nog verder: we moeten tot regelvrije en regelarme instellingen komen.  Persoonlijk was ik daar wel blij mee, want het bood een reële kans om de al bestaande ideeën over terugdringing van de administratieve lasten ten uitvoer te brengen. Zo kon de staatssecretaris 2 lijnen bij elkaar brengen. Enerzijds mensen uit de zorgpraktijk uitnodigen om hen te laten vertellen waarvan ze precies last hebben in het kader van die regelzucht. Anderzijds instellingen uitnodigen om plannen in te dienen om die regelzucht terug te dringen.’

Op plannen rekende VWS zeker, maar niet op het feit dat het zó storm zou lopen. ‘De reacties waren overweldigend’, zegt Boereboom. ‘We werden geconfronteerd met een overzicht van ruim zevenhonderd regels die mensen als overbodig beschouwden en waarvan ze last hadden. We besloten om te onderzoeken welke van die regels nu echt nut hadden. Een eerste analyse toonde aan dat die regels echt óveral vandaan kwamen, opvallend genoeg ook uit de instellingen zelf. We zijn ze nu allemaal kritisch aan het doorploegen.’

Adoptie door VWS

En ondertussen kwam er dus het experiment regelarme instellingen. Het ministerie dacht aanvankelijk dit experiment met goede externe begeleiding in 5 instellingen uit te voeren en het dan na een jaar te evalueren. Maar de uitnodiging voor deelname door de staatssecretaris leverde concrete projectvoorstellen op uit ruim honderd instellingen. Het ministerie worstelde samen met het CIZ, het CvZ, de Inspectie, de NZa en het CAK al die plannen door. ‘En zelfs als we heel streng selecteerden, moesten we toegeven dat 28 daarvan zo goed waren dat we ze eigenlijk allemaal wilden uitvoeren’, zegt Boereboom. ‘We kregen het niet voor elkaar om de lijst tot 5 te reduceren. Het voelde slecht om dat te doen, dus drong zich de vraag op: wat zou er gebeuren als we alle 28 die projectvoorstellen honoreren? De kans op succes zou dan fenomenaal zijn. De staatssecretaris was er dan ook snel uit toen we het aan haar voorlegden: 5 of 28. We doen ze allemaal, was haar kordate antwoord.’

Ondertussen was de nieuwe beleidsregel doorgevoerd die het niet meer mogelijk maakte om externe begeleiding in te huren. ‘De enige andere optie was ieder project door een medewerkers van VWS te laten adopteren’, zegt Boereboom. ‘Dat levert wel werkdruk op, maar het is een goed alternatief voor de werkbezoeken die we toch al afleggen. Meer dan 50 vrijwilligers meldden zich, zodat we er zelfs genoeg hadden om voor ieder project een achtervang te regelen. En ieder van hen heeft zijn eigen kennisgebied, dus dat was goed te matchen met de verschillende projecten.’

Regelarme begeleiding

Wat moet het experiment gaan opleveren? Boereboom: ‘We hopen dat het duidelijk maakt dat de instellingen zelf met veel minder regels toe kunnen, en dat alles toch goed blijft gaan als we de regels overboord gooien die wij hen hebben opgelegd. Maar in alle eerlijkheid: zelfs een scenario dat schetst waarop dit experiment zou kunnen uitdraaien, hebben we achterwege gelaten. De vraag van onze mensen die de projecten begeleiden “Waaraan moeten we ons houden?” heb ik beantwoord met: “Aan je gezonde verstand”. Dus ook de manier waarop we dit experiment begeleiden is nieuw en regelarm.’

Boereboom erkent het ‘bloedstollend spannend’ te vinden en heel benieuwd te zijn hoe iedereen hierop gaat reageren. Hij vertelt: ‘We hebben met bijvoorbeeld Meavita en Zonnehuizen drama’s meegemaakt. In de vraag hoe we zulke drama’s in de toekomst kunnen voorkomen, gaat het vooral over regels, normen en toezicht. En daar gaan wij nu dus lijnrecht tegenin door de professionals de ruimte te geven en de regels alleen daar toe te passen waar je verwacht dat het fout gaat. Maar het mooie is dat zelfs het CIZ zei heel veel regels gestandaardiseerd te hebben, zodat instellingen die best zelf kunnen toepassen. Toetsing zou dan steekproefsgewijs achteraf plaatsvinden. High trust, high penalty. Dat is echt nieuw denken voor VWS.’

Cultuuromslag

Het experiment gaat minimaal een jaar duren. ‘Maar liever twee’, zegt Boereboom. ‘En het wordt spannend, want we zullen écht dingen gaan schrappen. Misschien moeten we ontheffingen gaan verlenen of moet de NZa beleidsregels aanpassen, we gaan het allemaal meemaken. En zorgaanbieders moeten er hun positie in vinden. Een zorgplan is er onder andere voor bescherming van de cliënt. Het loslaten van de regel een gedetailleerd zorgplan op te stellen kán er dus toe leiden dat diezelfde cliënt afhankelijk wordt van willekeur van de zorgverlener. Ik snap dus wel dat organisaties het ook moeilijk en spannend vinden.’

Toch past het in een trend, vindt Boereboom. In systemen als Excellente Zorg en Planetree staat de herwaardering van de verpleegkundige als zorgprofessional centraal. Regelarme zorg ligt in het verlengde daarvan. ‘Er is ook echt sprake van een cultuuromslag’, zegt hij. ‘Ik denk ook dat VWS er rijp voor is. We zijn al lang bezig regels te schrappen en het veld meer vrijheid te geven. En ik ben ervan overtuigd dat de lijn, die met dit experiment is ingezet, ook door te trekken is naar de cure. Onze collega’s aan die zijde zijn ook al aan het nadenken over oplossingen voor de administratieve lasten in de ziekenhuizen en in de eerste lijn. VWS moet veel meer een partner worden voor het veld in plaats van alles te regisseren en te regelen. We moeten ruimte creëren voor vernieuwing. Ook het faciliteren van zorgverlening dwars door de schotten van de Zvw, Wmo en AWBZ hoort daarbij.’

Interview door Frank van Wijck