In voor zorg! legde met Vierstroom basis voor zelfregie en transparantie

Extramuraal werken in een kleinschalige, zelfsturende setting met de voordelen van een grootschalige organisatie. Met hulp van In voor zorg! heeft Vierstroom daar de basis voor gelegd. De eerste 9 extramurale zelfsturende teams draaien uitstekend. Ruim 50 andere teams bereiden zich via scholing voor op het nieuwe werken. Een digitaal dashboard is op komst, opdat medewerkers van de zelfsturende teams hun eigen werk- en stuurinformatie kunnen inzien.

Inzet is dat klant, familie en mantelzorgers merken dat de zorg en ondersteuning op maat worden geleverd. En dat medewerkers ervaren dat zij invloed hebben op het leveren van zorg, de plannen en de organisatie: meer ruimte voor professionals dus. Met deze veelzijdige basis voor een 3 jaar durende periode van beheerste en substantiële verandering is het In voor zorg-traject bij Vierstroom afgerond. Bestuurder Jeroen van den Oever en directeur Wonen, Welzijn & Zorg Andrea Jaszmann blikken terug.

Tijd voor iets anders

Vierstroom is met ruim 1.000 intramurale en bijna 5.000 extramurale klanten de grootste aanbieder in verpleging en verzorging in de regio Zoetermeer, Gouda en Utrecht-West. De omzet is 140 miljoen euro per jaar. Na een forse crisis was Vierstroom vast aan het lopen in een vicieuze cirkel van steeds meer productiviteit en control. Veel bureaucratie en een overhead die te weinig gericht was op ondersteuning van medewerkers die dagelijks de zorg aan cliënten leveren.

Andrea Jaszmann: 'Medewerkers waren ontevreden en liepen weg. Onder meer naar Buurtzorg.' Jeroen van den Oever: 'Tegelijkertijd was de relatie met de cliënten aan het eroderen. Die twee ontwikkelingen hadden alles met elkaar te maken.’ Andrea Jaszmann: ‘Het werd dus hoog tijd voor iets heel anders.'

De start

In december 2010 besloten In voor zorg! en Vierstroom met elkaar in zee te gaan. Zorgvuldig en procesmatig werd een en ander in kaart gebracht door de In voor zorg-coaches Fons Groen en Marijke Schenkels. Met een denk-fase en een doe-fase. Met het nemen van een interne foto en een externe foto. Met het formuleren van een visie, ambitie en uitgangspunten die hun neerslag vonden in een businessplan. De weg was duidelijk: we gaan werken met kleinschalige, zelfsturende teams. Liefst zowel extramuraal als intramuraal. En uiteraard zonder extra kosten te maken.

Extramuraal naast intramuraal

Kort na de start kwam er een bijstelling in de plannen. Jeroen van den Oever: 'Het plan om ook intramuraal mee te nemen in de filosofie van het kleinschalige werken, bleek een te brede spanwijdte.' Op zich niet erg. ‘Intramuraal speelden de problemen minder. Intramuraal is een andere wereld. Bij intramuraal is de zorg complexer, werken meer disciplines op een hoger niveau samen. Bovendien is werken in een intramurale setting iets anders dan met de kop in de wind naar je klanten fietsen.'

Cultuurverschillen dus. Van den Oever en Jaszmann gaan er met name op in, omdat de unieke cultuurelementen van extramuraal enerzijds en die van intramuraal anderzijds, onlangs aanleiding zijn geweest om de directiestructuur aan te passen. Met een directeur voor extramuraal en een directeur van intramuraal. Andrea Jaszmann: 'De droom van een binnen- en een buitenwereld die in elkaar vloeien, blijft aanwezig. Maar in de praktijk werkte het nog niet zo. We zouden onszelf in de weg gaan zitten als we met deze realiteit geen rekening houden.’

Een andere overweging onderstreept de wenselijkheid van een gescheiden benadering voor extramuraal en intramuraal. ‘Verbeteringen bij extramuraal hebben in de eerste plaats te maken met werkgelegenheidsaspect. Bij intramuraal gaat het vooral om kwaliteitsaspecten. De twee aparte focussen hebben we nu scherp op het netvlies staan, aldus Jeroen van den Oever.

Brede scholing

Negen teams met elk 15 medewerkers zijn tijdens het In voor zorg-traject gestart met het werken in kleinschalige zelfsturende opzet. Rond de 50 teams volgen die voorbeelden, te beginnen met 20 teams in mei 2012. Komende zomer moeten alle extramurale teams op de nieuwe manier aan het werk zijn. Andrea Jaszmann: ‘Spannend. Medewerkers op niveau 2 en 3 gaan het zelf oppakken, zonder leidinggevenden.’

Met de eerste 9 teams aan het werk, krijgen alle leerlingen en medewerkers sinds begin 2012 scholing in het nieuwe werken. Een digitaal leerplein maakt dat leerlingen en medewerkers meer grip hebben op hun opleiding. ‘Contractgelden worden goed ingezet. We leiden mensen breed op, zodat ze zowel in onze nieuwe extramurale teams als in onze intramurale locaties aan het werk kunnen. Die veelzijdige manier van opleiden, trekt nieuwe medewerkers aan. Ze weten dat ze met onze opleiding meer mogelijkheden hebben’, aldus Andrea Jaszmann.

Vierstroom Variant

Tijdens het In voor zorg-traject is een opmerkelijke variant van het nieuwe werken ontstaan onder de naam ‘Vierstroom Variant’. Bedoeld voor mensen die hun draai niet kunnen vinden als vaste kracht in de kleinschalige zelfsturende teams en ook voor mensen die het liefst een beperkt rooster willen draaien. ‘Vierstroom Variant’ is niet een soort intern uitzendbureau, het is een volwaardige manier van werken. Andrea Jaszmannn: ‘Mensen hebben in Vierstroom Variant gewoon een Collectieve Arbeidsovereenkomst (CAO), het is onze interne arbeidsmarkt. Met deze aanpak kunnen mensen flexibel werken waar ze willen en op de momenten die hen het beste uitkomt.’ Optimale vrijheid en tegelijkertijd een vondst voor die situaties waarbij de kleinschalige teams tijdelijk – of langer – extra versterking nodig hebben.
Medio 2102 zullen 600 medewerkers in deze variant werken. Ze komen uit de woonzorglocaties en wijkteams van Vierstroom, het bestaande flexbureau PlusZorg en uit de markt. Het gaat met name om helpenden, verzorgenden en verpleegkundigen.Net als de breed opgezette scholing is ook Vierstroom Variant een troef richting arbeidsmarkt.

Eigen regie over inzetbaarheid

De vrijheid van werken van Vierstoom Variant wordt versterkt doordat deze medewerkers sinds begin 2012 met een eigen inlogcode thuis kunnen inloggen op hun persoonlijke pagina’s van een vernieuwd intranet. ‘Daar kunnen ze zelf hun roosters invullen, salarisstroken bekijken, berichten uitwisselen en nieuws van Vierstroom tot zich nemen. Kortom, ze hebben de volledige regie over hun inzetbaarheid’, meldt Jeroen van den Oever. De Vierstroom Variant-zorgmedewerkers worden op basis van hun online aangegeven beschikbaarheid ingepland. Het bedrijf Assist helpt Vierstroom en In voor zorg! met de verfijning van het bedrijfsconcept achter Vierstroom Variant en levert de bijpassende ICT.

Ook extramurale teams krijgen dashboard

Als onderdeel van de In voor zorg!-aanpak krijgen ook de medewerkers in de extramurale teams trouwens onder de naam ‘Mijn Vierstroom’ elk een eigen digitaal dasboard: een vitaal instrument bij zelfsturing. Elke teammedewerker krijgt inzicht in de 4 resultaatgebieden: klant, medewerker, organisatie en omgeving. En wel zo, dat ze met een beperkt aantal steeds geactualiseerde kengetallen inzicht hebben in hoe hun team het doet op elk van de resultaatgebieden. Zo kun je op je team-dashboard altijd zien hoe je het doet. Logischerwijs krijgt in deze dashboard-opzet elk team z’n eigen kostenplaats.

De klantbeleving kan in de dashboard-filosofie een grote rol gaan spelen. Andrea Jaszmann: ‘We willen bijvoorbeeld aan het systeem de vraag toevoegen hoeveel Vierstroom-gezichten een klant per periode ontmoet en hoe dat ervaren wordt.’ In januari 2012 maken de eerste 2 extramurale teams met het dashboard kennis.

We zijn nog maar net begonnen

Met de eerste kleinschalige extramurale teams, de brede scholing, de digitale cockpits en Vierstroom Variant zijn grote stappen gezet. Toch zegt Jeroen van den Oever: ‘We zijn nog maar net begonnen. In voor zorg! heeft essentiële voorbereidingen gedaan door te helpen bij het opzetten van de architectuur achter de nieuwe organisatie. Er is drie jaar voor uitgetrokken om de hele organisatie in lijn te brengen met de eerste veranderingen die nu zijn ingezet.’

In de komende jaren zal de organisatie van Vierstroom fundamenteel anders worden. ‘We gaan in maart dertig operationeel managers uit hun functie plaatsen. Er komen enkele coaches voor terug’, meldt Andrea Jaszmann. Het is qua idee dezelfde aanpak als bijvoorbeeld bij ZorgAccent in Almelo waar bestuurder Irma Harmelink eveneens het middelmanagement verving door een beperkt aantal coaches. Jeroen van den Oever en collega’s zijn ook in Almelo gaan kijken, evenals bij Thuiszorg Rotterdam waar eveneens de zelfsturing de nieuwe en succesvolle mantra is. Toch benadrukken Van den Oever en Jaszmann dat de Vierstroom-aanpak geen kopie van ‘Almelo’ of van ‘Rotterdam’ is. Terecht, want in de detaillering, de cliëntenpopulatie en de traditie van een organisatie vraagt elke transitie om eigen accenten.

Outsourcen van diensten

Vierstroom gaat verder in het transformeren van de organisatie. Jeroen van den Oever: ‘Ondersteunende diensten maken meer en meer plaats voor het outsourcen van diensten. We hebben binnenkort geen facilitaire en huisvestingsdiensten meer, maar een bedrijf dat vastgoed aan ons verhuurt. Ik denk dat we in de toekomst nog maar twee of drie adviseurs nodig hebben. En daarbij kun je je afvragen of je die in dienst moet nemen. Waarschijnlijk is het slimmer om op afroep van hun deskundigheid gebruik te maken.’

Andrea Jaszmann: ‘Alleen Human Resources blijft op sterkte, maar ook hier zal veel veranderen. Medewerkers gaan door de nieuwe digitale stuur-instrumenten meer aan zelfregie doen. Ook waar het hun loopbaan betreft.’

Op basis van een grondige onderlegger van In voor zorg! ontwikkelt Vierstroom zich tot een volledig transparante organisatie waarin de inzet van care en faciliteiten aantoonbaar in dienst staan van klantbeleving, werkplezier en van voldoende rendement om in deze lijn door te kunnen gaan.

Resultaten meten

Is het succes van het doorlopen In voor zorg!-traject bij Vierstroom meetbaar? Jeroen van den Oever: ‘We hanteren dan de 8/8/4-regel. Dat wil zeggen: een 8 voor klanttevredenheid, een 8 voor medewerkertevredenheid en 4% rendement. We zijn nog maar net begonnen, maar het ziet er naar uit dat de 8/8/4-regel met deze aanpak ook realiteit gaat worden.’

Er is een ander ijkpunt. Andrea Jaszmann: ‘Bij het begin van dit In voor zorg-traject hebben we gezegd dat de met In voor zorg! ingezette koers van het werken met kleinschalige, zelforganiserende teams een voordeel van 500 tot 700.000 euro per jaar zou moeten opleveren. Zoals we nu de ontwikkelingen zien, halen we dat ruimschoots. Zelfs gegeven het feit dat we in de nieuwe opzet iets teruggaan in productiviteit.’

Meer weten

Lees meer over de deelname van Vierstroom aan het In voor zorg-traject