In voor zorg! helpt Zeeuwse Gronden toekomstbestendig maken

Klein begonnen vanuit de behoefte van de kwetsbare psychiatrische cliënt en sindsdien elk jaar gestaag gegroeid: 6 jaar na de start is Zeeuwse Gronden de eerste pioniersfase voorbij. Het is tijd voor verdere professionalisering. Samen met In voor zorg-coach Kees Kort gaat Zeeuwse Gronden meer structuur aanbrengen in de organisatie. Bestuurder Jan Verhelst: ‘Structuur geeft weer ruimte voor bevlogenheid en gedrevenheid, voor de uitgangspunten waarmee we van start gingen.’

Professionaliseren

Zeeuwse Gronden is een jonge organisatie. Nog maar 6 jaar geleden namen vanuit familievereniging Ypsilon Zeeuws Vlaanderen 2 ouders het initiatief. De stichting die zij samen met gezondheidszorgpsycholoog Jan van Blarikom oprichtten heet Wonen en Psychiatrie. Maar de werkomgeving en de voorzieningen zijn bekend als Zeeuwse Gronden. Een van die ouders is Jan Verhelst, tegenwoordig bestuurslid en coördinator van de ondersteunende diensten van Zeeuwse Gronden. ‘Ongeveer een jaar geleden constateerden we zelf dat we de pioniersfase aan het ontgroeien zijn. We willen de organisatie professionaliseren, de verantwoordelijkheden duidelijker beleggen, structuur aanbrengen. Want sinds de start zijn we jaarlijks zo’n 20% gegroeid. Daar hebben we ondersteuning bij nodig.’ Inmiddels biedt Zeeuwse Gronden zorg aan ongeveer 190 cliënten. 80 van hen wonen in en om de 4 woonclusters. Zeeuwse Gronden heeft 64 medewerkers in dienst die samen 43 fte’s vervullen.

Alternatief

De groei is niet toevallig. Zeeuwse Gronden heeft een ‘gouden concept’. De cliënt staat centraal, het ondersteuningsaanbod is integraal, de lijnen zijn kort, er is nauw contact met de cliënt en zijn familie. Of zoals In voor zorg-coach Kees Kort het omschrijft: ‘Met kleinschalig en integraal georganiseerde ondersteuning aan de kwetsbare cliënt, ingebed in zijn sociale systeem, zet Zeeuwse Gronden een helder alternatief neer voor de grootschalige, geanonimiseerde instelling.’ Veel van de pionierskenmerken wil Zeeuwse Gronden dan ook behouden, zoals de korte lijnen en het snel besluiten kunnen nemen. Bestuurder Jan Verhelst: ‘Dat is juist onze sterke kant. Net als de nauwe betrokkenheid van de familie bij de behandeling en begeleiding. De logheid en het gebrek aan aanspreekpunten waar familieleden bij grote organisaties vaak tegenaan lopen, willen wij absoluut voorkomen. Maar de groei en de daarbij horende toename van verantwoordelijkheden eisen tegelijkertijd dat we ons professionaliseren.’

Doorgroei

De concrete vraag aan In voor zorg! is: hoe kan Zeeuwse Gronden de eigen identiteit behouden en toch professionaliseren? En hoe kan Zeeuwse Gronden verder groeien en toch een instelling voor Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) blijven die kleinschalige zorg levert met een hoge kwaliteit en grote cliënttevredenheid? In voor zorg-coach Kees Kort noemt het toekomstbestendig maken. ‘Vanuit de pioniersfase komt Zeeuwse Gronden nu in een beheerste doorgroeifase. Daar hoort een omslag bij van “doen” naar “eerst denken dan doen”. Dus proactief zijn, meer afspraken maken, structuur aanbrengen en voorspelbaarheid creëren.’ De bestuurders krijgen dan weer meer tijd voor de wezenlijke uitgangspunten waarmee Zeeuwse Gronden van start ging. ‘De groei is zodanig dat je, als je niet oppast, alleen nog maar met de dagelijkse dingen bezig bent’, legt Jan Verhelst uit. ‘Ik wil weer “back to the basics”, het startpunt in het oog houden.’ Bang om door de professionalisering de identiteit te verliezen is hij dan ook niet. ‘Structuur is juist belangrijk om de pioniers van het begin ruimte te geven voor bevlogenheid en gedrevenheid.’

Drive

‘Mijn drive is de cliënt’, vertelt Jan Verhelst. ‘Rita de Rijke, Jan van Blarikom en ik hebben de stichting opgericht omdat we zagen dat er een bepaalde behoefte was. Je komt op locatie en ziet daar mensen die zo kwetsbaar zijn. In hun eigen appartement krijgen ze langzaam hun zelfrespect terug. Dat is fantastisch om te zien en ik draag daar graag aan bij. Ik put daar nog steeds uit. Regelmatig ga ik naar locaties toe, ook om te zien wat de begeleiding allemaal doet voor de cliënten. Wij hebben medewerkers met het hart op de juiste plaats.’ Zeeuwse Gronden heeft ook medewerkers die de relatie met de familie van cliënten hoog achten. Jan Verhelst: ‘Ik weet dat familiebetrokkenheid voor een behandelaar ook lastig kan zijn, maar als het goed is versterken de familie en de behandelaar elkaar juist. De behandelaar luistert naar de familie en de familie pikt op wat de behandelaar doet. Zeeuwse Gronden is ontstaan vanuit de familievereniging Ypsilon Zeeuws Vlaanderen, dus die betrokkenheid houden wij goed in het vizier.’

Drie accenten

Het plan van aanpak dat In voor zorg-coach Kees Kort deze zomer schreef is al goedgekeurd. Het traject is begonnen. Drie aspecten zijn belangrijk. ‘Het zijn schuivende accenten, geen afzonderlijke fasen’, benadrukt Kees Kort. ‘Ze lopen eerder in elkaar over of zelfs samen.’ In het begin ligt de nadruk op het herijken en vaststellen van de koers en de identiteit. Dit resulteert in een strategisch meerjarenplan en een vertaling naar jaarplannen per afdeling, inclusief prestatieverwachtingen. Langzaam verschuift het accent naar inrichting. Kees Kort: ‘Daar hoort ook aanscherping van rollen en verantwoordelijkheden bij. Eerst van de leiding en het ondersteunend personeel, later eventueel ook van het zorgpersoneel. De dagelijkse leiding is bijvoorbeeld in handen van de bestuurders Jan van Blarikom en Jan Verhelst, zij zijn ook lid van de raad van bestuur. Twee teamleiders ondersteunen hen. Deels doen zij dit op een intuïtieve manier. Er is geen heldere scheiding van verantwoordelijkheden tussen bestuur, directie en teamleiders. Dit typeert de pioniersfase van Zeeuwse Gronden. Samen kijken we of het anders moet.’ Verderop in het traject komt het accent meer op bijsturing en borging te liggen.

Resultaat

Eind 2012 moet het In voor zorg-traject voltooid zijn. Wat verwacht Jan Verhelst dan bereikt te hebben? ‘Wij hebben een coach die er in mijn beleving absoluut iets van gaat maken. Hij neemt een gestructureerde weg naar een gestructureerde toekomst voor onze organisatie. We hebben twee teamleiders, één voor de locaties en één voor het ambulante team. Beide teamleiders krijgen ondersteuning van Kees Kort. Hij ondersteunt ons, de raad van bestuur, en hij helpt het administratieve team, dat ook ooit ad hoc is ontstaan. De bedrijfs-, zorg- en personeelsadministratie, communicatie, ICT, kwaliteit & veiligheid en de facilitaire dienst, van al deze aspecten moet een geordend geheel worden gemaakt. Dan zijn we een professionele organisatie.’ Van het resultaat verwacht Jan Verhelst veel plezier te beleven. ‘We hebben inmiddels 64 mensen in dienst, daar hoort een goede salarisadministratie bij. Dat is een voorbeeld van de praktische kant. Maar de winst ligt ook op het terrein van de integrale zorg, die alle domeinen van het leven omvat. Als teamleiders daar goed mee overweg kunnen komt dat ten goede aan de cliënt. En zij zijn het meetpunt. Bovendien maakt structuur het voor cliënten duidelijker waar ze met vragen terecht kunnen. Natuurlijk loopt het ook nu wel. Maar het kan beter, in het belang van onze cliënten.’

Bij structuur heeft dus iedereen baat. ‘Structuur is niet bureaucratie’, waarschuwt Jan Verhelst nog. ‘Dat mag het niet worden. We willen bereiken dat dingen niet langer hapsnap gebeuren, dat we niet door elkaar heen fietsen. Dat we straks allemaal weten hoe de hazen lopen.’

Meer weten

Meer informatie over de deelname van Zeeuwse Gronden aan het In voor zorg-traject