In voor zorg! helpt Van Neynselgroep bij invoering van het nieuwe roosteren

De Van Neynselgroep wil de consequenties van de invoering van de zorgzwaartepakketten (ZZP) vervatten in een verbeterde roostersystematiek. De Van Neynselgroep biedt met 950 medewerkers aan circa 1.000 cliënten vanuit zes locaties wonen, zorg en welzijn in Den Bosch en omgeving.

Invoering van de zorgzwaartepakketten heeft ertoe geleid dat elke cliënt inzicht hebben in de hoeveelheid uren die in zijn ZZP zit. De Van Neynselgroep wil in dit kader met de cliënt goed afspreken wanneer zorg en diensten geleverd worden. Roosters moeten dus zo worden ingericht dat aan de afspraken voldaan kan worden. In voor zorg! helpt bij het ontwikkelen van instrumenten die het nieuwe roosteren mogelijk maken.

4 domeinen

Locatiedirecteur Marlout Corba van de Van Neynselgroep: ‘De verzorgende en de zorgcoördinator onderhandelen vanaf nu met de cliënt over de te leveren zorg en diensten. Het doel is een cliëntenagenda waarin de afspraken met de cliënt opgenomen zijn.’

De afspraken worden bovendien vastgelegd in het zorgleefplan. Het zorgleefplan beschrijft de zogenaamde vier domeinen:

• ‘Je thuis voelen’ (woon- en leefomstandigheden)
• ‘Meedoen en erbij horen’ (participatie/deelname)
• ‘Zijn wie u bent’ (mentaal welbevinden en autonomie)
• ‘Uw zorg, ons vak’ (gezondheid en lichamelijk welbevinden)

Virtueel planbureau

Gevolg van de nieuwe afspraken is dat de roostering onder druk is komen te staan. Contracten met medewerkers zijn vaak nog gebaseerd op de pré-ZZP-fase waarin meer voor de cliënten werd gedaan dan nu binnen de beschikbare uren van de ZZP valt. Bovendien – en dat is een andere disbalans – kan het door de vernieuwde Cliëntagenda zo zijn dat relatief veel cliënten op bijvoorbeeld de ochtenduren zorg willen ontvangen, waardoor er op andere delen van de dag veel minder behoefte is aan zorg en ondersteuning.

Rooster-oplossingen liggen in principe onder handbereik. Medewerkers die vanouds op locatie A werken, zouden ook prima op locatie B kunnen worden ingezet voor de uren die op A niet kunnen worden ingevuld. Daarmee slaat de Van Neynselgroep twee vliegen in één klap. Bezettingproblemen in locatie B zijn opgelost en de organisatie kan de contractueel vastgelegde uren voor de medewerker omzetten in werk.

En dat is in de kern wat er nu staat te gebeuren: het centraal plannen maakt plaats voor een virtueel planbureau dat zes locaties van de Van Neynselgroep bestrijkt. ‘Wij noemen het ‘merkbaar werkbaar’ voor cliënt en medewerker’, zegt teammanager zorg Ton Dankers over de zoektocht naar de balans tussen een werkbaar rooster en tevreden medewerkers.

Flexibeler werken

Om deze nieuwe visie op roosteren werkend te krijgen, gaat de Van Neynselgroep op 2 fronten medewerkers actief betrekken bij het invullen van de uren.

Medewerkers kunnen aangeven waar ze willen werken. Ook kunnen ze laten weten in welke mate ze flexibel willen worden ingezet: vast in het kernteam, in de ‘flexibele schil’ (zonodig inzetbaar op andere locaties) of in de Flexpool.

Ton Dankers licht toe: ‘Op elke locatie maken we een flexibele schil en kernteams, met de minimale benodigde bezetting per afdeling. De flexibele schil vangt dan de eerste openvallende diensten op. Aanvullend kan de vernieuwde Flexpool worden ingezet.’

De Flexpool krijgt overigens een andere status. Was deze Flexpool vooral een klassiek intern uitzendbureau, nu wordt het meer een instrument dat voor iedereen in de organisatie de sleutel tot flexibel werken is.

Marlout Corba: ‘De Flexpool wordt een veelzijdiger instrument en kan bijvoorbeeld consequenter dan nu worden gebruikt voor het opvangen van vakantie van medewerkers en verzuim.’ Ook kan de Flexpool bij scholing meer zijn nut bewijzen. Stages en ander vormen van praktijkonderdelen van opleidingen kunnen via de Flexpool gaan lopen. Gevolg is dat mensen die tijdelijk beschikbaar zijn, ook aan het werk gaan op de plekken waar Van Neynselgroep ze het hardst nodig heeft.

Instrumenten van In voor zorg!

In voor zorg-coach Berty Wortman ontwikkelde samen met teammanagers de benodigde instrumenten die het roosteren vergemakkelijken en het draagvlak vergroten. Van zorgarrangementen tot slimme Excel-sheets die inzichtelijk maken waar te veel en waar te weinig medewerkers zijn. Nieuw is dat dit soort actuele informatie niet – zoals voorheen – eens per maand beschikbaar is, maar elke dag. En dat maakt snel schakelen mogelijk.

Een extra dimensie is dat de Van Neynselengroep naast de kwalificaties nu ook veel meer naar de kwaliteiten van medewerkers kijkt voor de inzet van personeel. Hierdoor stijgt de ervaren kwaliteit van het werk stijgt: een sterke troef in de combinatie met het flexibeler inzetten van vakkrachten.

Ervaren kwaliteit en een bredere kijk op het roosteren maken een verdere detaillering van de Cliëntagenda mogelijk. De Cliëntagenda is nu nog per zorgzwaartepakket gerubriceerd. Nog dit jaar moet dat zo worden verfijnd dat er een Cliëntagenda per cliënt beschikbaar is. De detaillering van een persoonsgebonden Cliëntagenda wordt aanzienlijk groter.

Ton Dankers: ‘Als de Cliëntagenda laat zien dat er qua drukte een piek in de ochtend ligt, moeten we in staat zijn in de ochtenduren extra mensen in te zetten. Daardoor is het werkrooster niet altijd mooi aansluitend over de hele dag gespreid. Medewerkers moeten dan ook bereid zijn om flexibeler te worden ingezet.’

Medewerkers krijgen meer ruimte

Worskhops op locatie ondersteunen de meer flexibele inzet van medewerkers. Ton Dankers: ‘Het gaat dan om thema’s als ‘Hoe zit het met je eigen normen en waarden als medewerker?’ en ‘Herken je de drive nog die je had toen je in de zorg ging werken?.’ Meer ruimte om je te ontwikkelen en meer ruimte om je werk te doen: het flexibele nieuwe roostersysteem – luisterend naar de naam ‘Harmony’ – past mooi in deze ontwikkeling.

‘Meer ruimte’ kan letterlijk worden genomen. Marlout Corba: ‘Het zorgleefplan werd tot voor kort tussen de bedrijven door ingevuld. Het moest allemaal snel-snel. Nu wordt het bijwerken van het zorgleefplan als activiteit apart ingepland. Dat geeft rust. Verzorgenden krijgen meer ruimte.’

Ook het zogenaamde shiftbidding gaat een rol spelen in het nieuwe roosteren. Marlout Corba: ‘Shiftbidding wil zeggen dat medewerkers vanuit huis online het actuele rooster van alle locaties in kunnen zien, waarna ze kunnen inschrijven op plekken die vrij zijn. Flexpoolers kunnen zo dus hun eigen rooster maken.’

Meer weten

Lees hier meer over de deelname van de Van Neynselgroep aan het In voor zorg-traject