Amarant en In voor zorg! brengen persoonlijk plan terug tot de essentie

Ivo Vugs, manager Kennis, Kwaliteit en Beleid Ronald Helder, bestuurder van Amarant

Met steun van In voor zorg! wordt bij Amarant het persoonlijk plan van de cliënt van een dik pak papier van vaak 50 pagina’s teruggebracht naar enkele A4-tjes. Amarant levert met 4.500 medewerkers zorg voor mensen met een verstandelijke handicap in Midden- en West-Brabant.

De organisatie zag in de loop der jaren het persoonlijk plan steeds meer uitdijen. Vragen van interne en externe partijen voegden steeds meer informatie aan het persoonlijk plan toe. Perspectieven, methoden, deelbehandelingen, levensgeschiedenissen: het stapelde zich op. Soms met vreemde dubbelingen. De methode Vlaskamp – wat een persoonlijk plan op zich lijkt – werd een plan binnen het grotere persoonlijk plan.

links Ivo Vugs, rechts Ronald Helder

Ivo Vugs, manager Kennis, Kwaliteit en Beleid: 'Zeer relevante zaken waren vaak niet snel terug te vinden.' Bestuurder Ronald Helder over de dikke pakken papier: 'Er werden geen keuzes meer gemaakt, het plan werd te groot en onwerkbaar. Het Zorgkantoor wilde onlangs bijvoorbeeld weten hoe het sociale netwerk van onze klanten eruit ziet. Dat moest ook in het persoonlijk plan komen. En hup weer een hoofdstuk erbij. Dat stapelde zich allemaal op in een plan dat in naam dan wel persoonlijk was, maar in feite een informatie-verzamelbak werd van alles en iedereen.'

Noodverband

Ivo Vugs: 'De persoonlijk begeleider kapseisde onder de gestapelde informatie en bureaucratie die uit het persoonlijk plan sprak. Voor concrete acties bleef weinig tijd over.'

Ronald Helder: 'Neem nu de problematiek van het verslikken. Komt vaak voor bij iemand met een handicap. Zoiets wordt dan wel in het persoonlijk plan gesignaleerd, maar er wordt vervolgens niet doorgepakt. Er staat niet scherp genoeg wat de oorzaak is, hoe er mee omgegaan moet worden of hoe het kan worden opgelost.'

Dat het zo niet langer kon met het persoonlijk plan, bleek uit een opmerkelijke tussenmaatregel. Ronald Helder: 'Als noodverband verscheen de risicokaart. De kaart beschrijft welke risico’s bewoners lopen door de multidisciplinaire benadering en welke interventies nodig zijn. Zo’n risicokaart is altijd bij de cliënt aanwezig, ook als hij van de ene naar de andere locatie gaat. Goede zaak, maar eigenlijk hebben we het dan over de essentie van het persoonlijk plan.'

Functies primaire proces herschreven

Manager Kennis, Kwaliteit en Beleid Ivo Vugs kijkt in ontwikkeling vereenvoudiging persoonlijk plan en dacht de laatste tijd regelmatig terug aan het verleden: 'In de jaren tachtig was het persoonlijk plan nog een kaal, medisch verpleegkundig document. Niet ideaal, maar wel heel erg transparant en bruikbaar.'

Met steun van In voor zorg! wordt het persoonlijk plan teruggebracht naar een paar A4'tjes. De eenvoud van toen keert nu weer terug bij Amarant. Maar dan niet als een verpleegkundig document, maar als een systematische beschrijving van zorg en ondersteuning, vervat in enkele heldere afspraken tussen cliënt en begeleider. Ivo Vugs: 'De basis van het nieuwe vereenvoudigde persoonlijk plan is dat het de afspraken beschrijft tussen cliënt en begeleider voor een periode van maximaal één jaar. Al het andere gaat eruit.'

Het lijkt een simpele oplossing, maar in feite moest bij Amarant door de introductie van het nieuwe plan de samenhang tussen alle disciplines opnieuw worden benoemd. Als een kluwen die uit de knoop moet worden gehaald, want net als het persoonlijke plan was ook het geheel aan taken en bevoegdheden in de loop der tijd steeds complexer geworden. In die zin is het persoonlijke plan een aardige afspiegeling van de wijze waarop de instelling is georganiseerd.

Ronald Helder: 'Inmiddels zijn alle functies van het primaire proces herschreven. Wie doet wat? Twee poortwachters zijn benoemd: de gedragskundige en de arts. Alleen via hen mogen therapieën in gang worden gezet. En niet - zoals het nu vaak gaat - dat elke medewerker of therapeut op eigen gezag therapieën in kan stellen.'

Het ontwerpteam

Nog iets: de opbouw van het nieuwe persoonlijk plan kwam niet in handen van gespecialiseerde managers, maar van de werkvloer zelf. Ivo Vugs: 'Persoonlijk begeleiders vormden het ontwerpteam: zij stelden het nieuwe plan samen. Het resultaat is inmiddels in de praktijk getoetst.'

Mede door de inbreng van mensen uit de praktijk werd het persoonlijke plan een helder stuk. Er zijn acht domeinen die de kern vormen, zoals het domein ‘gedragskundig specialistische ondersteuning’ en ‘activiteiten in huis’ . Onder deze domeinen hangen subdomeinen zoals respectievelijk ‘slikproblemen’ en ‘huishoudelijke apparaten bedienen’. Geen lange uiteenzettingen meer over het hoe en waarom van cliëntenactiviteiten, maar aanvinken wat er gedaan moet worden en aangeven wie er verantwoordelijk voor is. Het geheel krijgt samenhang door het eenduidig formuleren van actieplannen en doelstellingen op basis van de aangevinkte domein-onderdelen.

Ronald Helder: 'Er staat nu dus ook in wat je bij de cliënt met slikproblemen moet doen en hoe er over moet worden gerapporteerd.' De keuzes binnen het nieuwe plan zijn een stuk helderder. 'Voorheen bepaalde bijvoorbeeld een manager van de divisie ‘wonen’ of een cliënt naar dagbesteding ging of niet. Soms speelden daarin budgettaire afwegingen van een afdeling een rol. Dat soort onzuiverheden gaat er nu uit. Nu wordt vanuit het cliëntperspectief en in dialoog met cliënt bepaald of dagbesteding geboden wordt. Dat krijgt zijn weerslag in het persoonlijk plan', aldus de bestuurder.

Basis voor het ECD

Proefpresentaties van het nieuwe persoonlijk plan binnen een groep van 50 cliënten laten inmiddels zien dat deze innovatie werkt. Volgende fase is dat het persoonlijk plan in een bredere dimensie wordt getoetst. Ronald Helder: 'We gaan het plan testen in een heel district en kijken dan ook meteen hoe het past binnen ons in te voeren Elektronisch Cliëntendossier (ECD).'

In deze uitgebreide proef trekken de analoge en digitale versie tussen gelijk op. Amarant heeft nog geen ECD. De presentatie van het nieuwe persoonlijk plan is een ideale situatie om bij ontwikkelaars aan te geven waar het ECD van Amarant aan moet voldoen. Ronald Helder over het komende ECD: 'De inhoud is leidend. Preciezer gezegd, het persoonlijk plan dat de persoonlijk begeleiders hebben opgesteld, is leidend. We laten ons dus niet beïnvloeden door de beperkingen die het digitale systeem eventueel oplegt.'