Invoeren van een digitale cliëntagenda

Stichting Jan Berchmans speelt adequaat in op veranderende zorgzwaarte.

In het Berchmanianum, een klooster in Nijmegen, is het verpleeg- en verzorgingshuis voor paters en broeders van de orde der jezuïeten en andere mannelijke religieuzen van Stichting Jan Berchmans gevestigd. Met tachtig vaste bewoners is het een kleine instelling, die een specifieke doelgroep bedient. Om beter toegerust te zijn voor zorgzwaartebekostiging is gestart met de invoering van een digitaal hulpmiddel, de cliëntagenda.

'We kunnen nu veel sneller inspelen op veranderingen in de zorgwaarte. Dat levert niet alleen geld op, maar maakt het ook makkelijker om de juiste en voldoende medewerkers in te zetten en aan te trekken', zegt Theo Bouten, hoofd Verzorging en Verpleging.

Te laat met herindiceren

Natte vingerwerk noemt Theo Bouten de manier waarop er tot drie jaar geleden op de zorgzwaarte werd ingespeeld. 'We signaleerden vaak niet op tijd wanneer een indicatie de benodigde zorg niet meer dekte. Bij werkoverdracht bleek steeds vaker dat medewerkers het te druk hadden. Het was duidelijk dat de totale zorgzwaarte voor alle bewoners toenam. Doordat we weinig zicht hadden op de veranderde zorgzwaarte voor individuele bewoners, vroegen we vaak te laat een herindicering aan.' Ook het inroosteren van de medewerkers was volgens Theo Bouten moeilijk: 'Het was onduidelijk welke formatie we voor welk aantal bewoners moesten inzetten.'

Meer inzicht

Het automatiseren van de geleverde zorg met de cliëntagenda van Advisaris bood de oplossing. Hierdoor kreeg Theo Bouten al snel een beter beeld van de zorg die zij leveren. Ook werd duidelijk dat een indicaties verhoogd moesten worden, omdat de zorgzwaarte van een aantal bewoners was toegenomen. De implementatie startte met een eerste meting om per bewoner duidelijk te krijgen welke zorg hij/zij nodig heeft en welke zorg hij/zij op dat moment kreeg. Die eerste getallen werden steeds bijgesteld en zo groeiden de benodigde en de geleverde zorg steeds meer naar elkaar toe. Na 4 maanden leverden de getallen een goede basis waarmee Theo Bouten mee kon werken.

Grote veranderingen

De invoering van de cliëntagenda zorgde voor een aantal grote veranderingen binnen de organisatie. Theo Bouten: 'Verzorgenden moesten leren vanuit een andere invalshoek naar hun werk te kijken. Koffie drinken of even zitten met een bewoner deden zij er even bij, terwijl dat nu als "zorg" wordt opgeschreven. Verder moeten medewerkers heel duidelijk aangeven wanneer ze door de indicatie tijd tekort komen voor een bewoner.'

Belangrijke informatie

Via de rapportageopties in de cliëntagenda is snel na te gaan welke zorgtaken door welke medewerkers worden uitgevoerd. Volgens Theo Bouten is dat belangrijke informatie waarmee de organisatie een groot voordeel kan behalen.

'Doordat we een helder beeld hebben van de taken, kunnen we veel gerichter personeel aannemen. Van oudsher werken hier in de verzorging alleen verpleegkundigen en ziekenverzorgenden, dus medewerkers van niveau 4 en 3. Als een verpleegkundige weggaat, dan komt daar een verpleegkundige voor in de plaats. Daar tornen we niet aan want we moeten 7 dagen per week 24 uur per dag een verpleegkundige paraat hebben. Maar we hebben nu ook gezien dat bepaalde taken eigenlijk uitgevoerd moeten worden door iemand van niveau 2 of een ongekwalificeerd iemand. Daar kunnen we rekening mee houden als een ziekenverzorgende vertrekt. Niet alleen zijn mensen van niveau 2 goedkoper, ze zijn ook makkelijker te vinden.'

Meer weten

Op de website van Advisaris (externe link) vindt u een video met uitleg over dit product.