invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Zorgbalans: Samen naar oplossingen

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Zorgbalans is een Verpleeg-,Verzorgingshuizen en Thuiszorg (VVT)-aanbieder in Haarlem en omgeving. Zo'n 3.000 medewerkers en 1.000 vrijwilligers bieden zorg en ondersteuning aan 1.500 intramurale en 3.000 extramurale cliënten. Zorgbalans heeft 12 woonzorgcentra en 5 ontmoetingscentra. Een belangrijke belofte van Zorgbalans aan cliënten is ‘Altijd ja; samen naar oplossingen’. Ditzelfde credo geldt voor de medewerkers. Zorgbalans hield een presentatie tijdens het In voor zorg-najaarscongres op 16 december 2013. Met concrete voorbeelden lichten bestuursvoorzitter Anja Schouten en hoofd Communicatie Judith Touw toe hoe Zorgbalans de medewerkers meeneemt in de veranderingen in de zorg.

Anja Schouten: ‘de wijsheid van 100’

‘Toen ik 2 jaar geleden startte bij Zorgbalans, wist de organisatie niet zo goed waar ze voor stond. Laat staan wat ze wilde bereiken. We moesten een strategie ontwikkelen. Het liefst had ik dat met alle 3.000 medewerkers gedaan. Want we wilden iets maken waarbij medewerkers zich thuis voelen. Daarom hebben we een letterlijk afspiegeling van alle medewerkers gemaakt: de wijsheid van 100. Met deze 100 verpleegkundigen, verzorgenden, facilitair medewerkers, therapeuten, specialisten, beleidsmedewerkers en managers hebben we in 1 dag de zorgvisie opgesteld. Tegelijkertijd waren we ons ervan bewust dat strategie en zorgvisie toch abstracte begrippen blijven. Daarom hebben we alles – inclusief onze beloftes aan de cliënt – samen laten komen in 1 helder beeld: het Zorgbalans Huis. Alle medewerkers kennen dit huis. De volgende stap was onze medewerkers meenemen in de strategische ontwikkeling. Want we zijn niet zonder zorgen. Intramuraal staan we voor krimp, op thuiszorg wordt gekort, we kunnen niet ieders werkgelegenheid garanderen.’

Judith Touw: ‘militaire precisie’

‘Hoe communiceer je dat een van de huizen moet sluiten? De intramurale tak van Zorgbalans gaat van 1.500 bedden in 2012 naar 1.000 bedden in 2016. Samen met de wijsheid van 100 hebben we een krimpplan gemaakt. Heel concreet was het besluit om een van de huizen te sluiten, met als gevolg dat cliëntgroepen en medewerkers moeten verhuizen. Negatieve koppen in de krant vermijden én intern en extern de rust bewaren was het doel van ons communicatieplan Helder over de toekomst.

De uitgangspunten waren: zelf, tijdig, helder, eerste intern dan extern, in lijn met de kernwaarden, doelgroepgericht en schriftelijk ondersteunt mondeling. In 3 dagen tijd hebben we medewerkers, cliënten, hun familie, cliëntenraden en externe partijen als gemeenten en het zorgkantoor persoonlijk geïnformeerd over het besluit. Dat vergde een militaire precisie in planning, met een tijdspad met alle stappen erin. Naast een gedetailleerde planning was het ook belangrijk dat we helder zijn geweest over over de noodzaak van de verandering. Met andere woorden: laten we alle huizen open? Dan zijn we over een paar jaar failliet. Die boodschap snapt iedereen. Ook cruciaal was de keuze om alle MT-leden en de Raad van Bestuur “medeplichtig” te maken. Samen met de senior teammanager van een locatie gaf elk van hen presentaties aan medewerkers en aan cliënten en hun naasten.’

Anja Schouten: ‘wendbare medewerkers’

‘Uit onze uitgebreide strategische personeelsplanning blijkt dat we ondanks de krimp niet kunnen stoppen met werven voor niveau 2, 3, 4 en 5. We kunnen beloven dat er werk is. Wel vragen we iets terug hiervoor: dat medewerkers wendbaar worden. Zowel de locatie als de dagen waarop ze werken kunnen veranderen. Deze boodschap geldt overigens niet voor de ondersteunende diensten. Die diensten staan voor krimp, 25% in 4 jaar. We houden de medewerkers betrokken door eerlijk en voorspelbaar te zijn. Bovendien zoeken we naar manieren om het leuk te houden. Dus naast traditionele middelen als een belangstellingsgesprek organiseren we een interne banenmarkt of het Thuiszorg Buurtcafé. Een heel belangrijk middel is de Veranderkrant, een tijdelijke extra uitgave voor medewerkers. Hierin vertellen we wat er verandert de komende jaren.

Anja Schouten tijdens het congres

We streven een maximale voorspelbaarheid na door de veranderagenda ieder kwartaal te herijken. In het bestaande medewerkersmagazine verschijnen ervaringsverhalen van collega’s, zowel positief als negatief. En we hebben een Zorgvisiespel gemaakt, dat je op alle niveaus kunt spelen. Bij eerlijkheid hoort ook dat we alles wat we doen kunnen uitleggen volgens de beloftes aan de cliënt. Een concreet voorbeeld is het productieplafond in de thuiszorg. In plaats van te praten over geld, gaan we in gesprek over de zorg. Ik leg uit dat we goed moeten kijken wie we in zorg nemen omdat we anders in november misschien geen ruimte meer hebben voor een cliënt met een ernstige vorm van kanker. Dat snappen ze heel goed.’

Judith Touw: ‘Toolkit Communicatie’

‘Hoe de zorg er ook uitziet straks, feit is dat we moeten gaan werken met kleine teams. De 12 grote thuiszorgteams zijn nu 40 kleine zelfsturende buurtteams. Die teams doen alles zelf. Ze krijgen ondersteuning van een coach en het buurtondersteunend bureau (BOB). Ook de PR en communicatie in de wijk doen de buurtteams dus zelf. Maar wat gebeurt er dan met de huisstijl? Wij hebben het goede voorbeeld van zorgaanbieder Thebe gevolgd en een toolkit communicatie gemaakt. Hierin zitten voorbeelden van communicatiemiddelen, een schrijfwijzer en een handleiding met het assortiment en tips. Producten kunnen de teams bestellen via het BOB. Wat ze kiezen, beslissen de teams zelf, ze hebben een budget van € 700 per jaar. Voor advies en perscontact kunnen ze de afdeling Communicatie inschakelen. Deze afdeling verzorgt ook de buurtoverstijgende communicatie.’

En toch...’

  • Weten we pas over 5 jaar of we het goed doen
  • Blijft er onrust en onzekerheid
  • Is de rol van het middenmanagement cruciaal
  • Anja Schouten: ‘Deze sleutelfiguren moeten weten wat er speelt en de goede houding pakken. Zijn ze cynisch of ongelovig? Vervang ze, want ze doen je organisatie geen goed.’
  • Blijft het gesproken woord het allerbelangrijkst
    Judith Touw: ‘Realiseer je dat alles wat je schriftelijk doet “second best” is. Schiftelijke communicatie is wel ondersteunend aan het gesproken woord.’
  • Kan een organisatie nooit sneller gaan dan het leiderschap
    Anja Schouten: ‘Ik kom nog wel eens bestuurders tegen die denken dat het wel mee zal vallen. Kies dan een boodschap die toch congruent is. Bijvoorbeeld “wij blijven voor de cliënt doen wat binnen onze mogelijkheden ligt”.’

Geruststellend?

‘Wat moet het geruststellend zijn om als medewerker te weten dat je niet met oplossingen wordt verrast’, merkt iemand in de zaal op. ‘Daar is niet iedereen het mee eens!’, antwoordt Anja Schouten. ‘Er zijn 3 soorten medewerkers: een groep die deze aanpak inderdaad prettig vindt, een middengroep en een groep die liever oplossingen heeft. Voor hen is dit traject een nachtmerrie. Toch blijven wij bij ons standpunt: een medewerkers kan alleen vitaal en betrokken acteren richting de cliënt als hij ook zo handelt als medewerker. Als wij de medewerkers gaan “verkleuteren”, is de kans groot dat zij hetzelfde doen bij de cliënt.”

Verslag door Ingrid Brons

Meer weten

Dossier(s)

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg