invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Verslag van het In voor zorg-congres ‘Zorg met aandacht’

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Van vinken naar vonken

‘Zorg met aandacht.’ Dat was 31 oktober in de Brabanthallen het centrale thema. Ruim 500 zorgverleners, managers en bestuurders kwamen erop af. De dag ontwikkelde zich als een zeer gevarieerde cocktail van ervaringen en eye-openers. Over regels die je maar beter kunt schrappen, over dilemma’s in de zorg en vooral over aandacht. Aandacht geven lijkt een kostenfactor, maar als deze dag iets duidelijk werd, is het wel dat het geven van aandacht aan medewerkers en vooral aan cliënten een investering is die zichzelf terugbetaalt.

Aan het eind van dit verslag vindt u een link naar de presentaties van het congres.

Aandacht loont

‘Aandacht loont’, stelde gastheer en BrabantZorg-bestuurder Henk van de Werfhorst bij de aftrap van deze dag. BrabantZorg bracht de laatste tijd haar 5.000 medewerkers in beweging. Door mensen kritisch naar hun eigen gedrag te laten kijken, door overbodige regels te schrappen en door met nieuwe ideeën te komen die het aanbod voor cliënten aantrekkelijker kunnen maken. Het bijhouden van onnodige lijstjes maakte plaats voor meer tijd voor de cliënt. Of zoals de BrabantZorg-bestuurder het samenvatte: ‘Van vinken naar vonken.’

Henk van de Werfhorst van BrabantZorg

Dit alles met maar één perspectief: aandacht voor de cliënt. BrabantZorg is met deze boodschap nu 3 jaar onderweg. ‘Werken bij BrabantZorg is nog nooit zo leuk geweest’, zegt verzorgende Maria van Weert. Enige steun in de rug maakt bij BrabantZorg net het verschil: Henk van de Werfhorst: ‘We prijzen ons gelukkig met de ondersteuning van twee In voor zorg-coaches.’

Tijdens het congres konden de deelnemers de  première beleven van de film 'Alice in Zorgland' van BrabantZorg. De film laat zien met welke bureaucratie cliënten en zorginstellingen te maken hebben.

254 organisaties doen mee!

Het succes van de aanpak bij BrabantZorg staat niet op zichzelf. In voor zorg! timmert ook elders flink aan de weg, zo zei In voor zorg-programmaleider Hannie Treffers op 31 oktober: ‘Tot nu toe hebben zich 254 organisaties aangemeld en zijn 175 trajecten uitgezet. Tot eind 2012 kunnen organisaties zich nog aanmelden. We hopen dat alle 2.000 Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ)-organisaties in beweging komen.’ Dat kan doordat ze zich aanmelden bij In voor zorg!, maar ook doordat ze In voor zorg-trajecten als goede voorbeelden naar hun organisatie overplanten.

Hannie Treffers, programmaleider In voor zorg! sprekend op het congres

‘Waar blijft de geestelijke gezondheidszorg (GGZ)?’, vroeg iemand uit de zaal. ‘Die sector komt er nu ook aan’, wist Hannie Treffers. ‘De verpleging, verzorzing en thuiszorg (VVT) was de eerste golf, daarna kwam de gehandicaptenzorg. En inmiddels hebben ook de eerste GGZ-organisaties zich aangemeld.’

Het koningshuis en de zorg

‘Zorg met aandacht’ kan buitenstaanders wat wollig in de oren klinken. In werkelijkheid is dit uitgangspunt een keiharde onderlegger voor het succes van de sector. BrabantZorg en steeds meer andere zorgorganisaties laten zien dat aandacht per saldo leidt tot minder kosten. Hoe belangrijk is deze combinatie?

Kees van der Burg, directeur Langdurige Zorg van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport  (VWS), zette die context op 31 oktober helder neer: ‘Puur afgaand op de demografische groei zouden de zorgkosten per jaar met 1% moeten groeien. De werkelijke groei is 6%. Van die groei gaat 2,5% naar duurdere zorg en 3,5% zit ‘m gewoon in de toename van de zorgvraag. De groei zal hoe dan ook afgevlakt moeten worden, anders wordt het echt onbetaalbaar’, aldus Kees van der Burg die ook aangaf dat tot het jaar 2040 er 400.000 extra professionals in de zorg nodig zijn.

Kees van der Burg,  directeur Langdurige Zorg van het Ministerie van VWS, houdt een presentatie

Het geld dat Nederland in de zorg steekt, is astronomisch hoog. Kees van der Burg illustreerde dat 31 oktober met twee vergelijkingen. ‘Eén jaar koningshuis kost 39 miljoen euro. Dat is even duur als 0,2 dag zorg in Nederland. Alle rijksambtenaren kosten bij elkaar 910 miljoen euro. Daar ‘koop’ je 5 dagen zorg voor.’

‘Maak het ons lastig’

Heel veel geld dus en de groei zit er nog stevig in. Het moet goedkoper en het moet met minder mensen kunnen. Een oplossing om dat streven binnen handbereik te brengen, is het schrappen van overbodige regels. De redenering is als volgt: minder regels betekent tijdwinst en dat betekent weer meer aandacht voor de cliënt.

Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) heeft daarom sinds deze zomer een meldpunt voor overbodige regels ingesteld. Kees van der Burg: ‘Er zijn in een paar maanden  tijd 680 meldingen over overbodige regels binnengekomen.’ Als weerslag daarvan zijn nu met 120 partijen regelvrije zones ingesteld: proefplaatsen om na te gaan hoe de zorg verloopt als er drastisch in regels wordt gesneden. Kees van der Burg: ‘De bewijslast ligt bij ons. Het principe is dus, er zijn geen regels, tenzij wij kunnen uitleggen dat die regels een hoger doel hebben.’ Van der Burg deed meteen een oproep aan de zaal: ‘Maak het ons lastig. Kom met meldingen van overbodige regels.’

Mensen zijn geneigd te denken dat overbodige regels altijd het ministerie van VWS als afzender hebben. Een voorbeeld bij BrabantZorg laat zien dat de werkelijkheid genuanceerder kan zijn. Vincent Bakx, programmamanager bij BrabantZorg: ‘Op een zorglocatie in Oss zou Emile Roemer van de SP op bezoek komen. Bezoek uit Den Haag dus. Ik zei: Laten we voor hem nou eens op een rij zetten van welke bureaucratische regels we last hebben in ons werk. Toen bleek dat 9 van de 10 regels die ons dwars zaten door onze eigen organisatie waren ingesteld.’

Lantaarnpalen in het parkeervak

Regels, paradoxen en dilemma’s: als je beter kijkt, zit de werkelijkheid vaak net wat anders in elkaar dan we geneigd zijn te denken. Schrijver (‘De intensieve menshouderij’) en organisatie-adviseur Jaap Peters kan er over meepraten. Hij was dan ook één van de sprekers op 31 oktober.

Hij sprak over zijn oma die – tot ergernis van haar kinderen en tot enthousiasme van haar kleinkinderen – op Facebook zit, over het leven in de Tussentijd (‘De geschiedenis en de toekomst overlappen elkaar op dit moment en zijn gelijktijdig aanwezig’) en over ‘meestribbelen’ als positief alternatief voor tegenstribbelen.
Maar hij sprak vooral over wat management allemaal kan aanrichten. Veelzeggend was het inkijkje dat Peters gaf in het allereerste managementboek in de geschiedenis. We schijven 1911 als F.W. Taylor zijn ‘The principles of Scientific Management’ uitbrengt. In dat jaar schrijft Taylor: ‘De mens is in bedrijven tot nu toe altijd uitgangspunt geweest. Maar in de toekomst is niet de mens, maar het systeem leidend.’

Jaap Peters sprekend op het congres

Jaap Peters, citerend uit het boek van Taylor: ‘Mensen moet inspiratie ontnomen worden, anders schaden ze het systeem.’ Regels en normen zijn dus  leidend, niet het gezonde verstand. Gedateerd geleuter? Jaap Peters toonde een bekend en nog niet zo lang geleden opgenomen YouTube-filmpje van stratenmakers die volgens plan lantaarnpalen midden in parkeervlakken plaatsen. Waarna niemand zich verantwoordelijk voelde om deze idiotie te corrigeren. Henk Peters wilde maar zeggen: de systeemgekte is nog volledig van deze tijd. ‘Je ziet het ook in de zorg, waar we zeggen: wij zijn cliëntvriendelijk, want we werken volgens de norm.’

Waar aandacht is, zijn regels niet nodig

Normen draaien ons een rad voor ogen. Normen doen ons geloven dat we ‘in control’ zijn en dat we het goed doen. De voorbeelden van Jaap Peters laten zien dat het tegenovergestelde het geval is: wie teveel op normen leunt, verliest aandacht voor de klant uit het oog. Peters: ‘Waar regels zijn, is geen aandacht. Waar aandacht is, zijn regels niet nodig.’
Het kan anders en het moet anders. Peters droomt van slow management en van de menselijke maat: ‘Waar we van object naar subject gaan, waar we managementspeak inruilen voor gewone-mensen-taal. Waar we van vinken naar vonken gaan.’

Workshop brainstormen

Een flink deel van deze congresdag was ingeruimd voor workshops. De brainstormtafel als onderdeel van de workshop ‘Inspiratie’ bijvoorbeeld. Leerzaam: hoe je in een kwartiertje tijd in een groep een probleem van zoveel mogelijk kanten belicht.
Workshop-begeleider Thomas Vencken  van EMC wilde een zorgprobleem bij de kop pakken. En deelnemer Douwe Pot van Stichting Residentiële en Ambulante Zorg hàd zo’n probleem: ‘Op 1 januari 2013 gaat de functie begeleiding over naar de gemeenten. De Vereniging Nederlandse Gemeenten zegt: wij voelen er niets voor om vast te leggen dat dat geld ook één op één naar de zorg gaat. Gaat dit wel goed? Hoe ga je om met mensen die buiten de boot vallen? En is het niet zorgwekkend dat gemeenten knopen doorhakken zonder zorgorganisaties en klanten bij hun afwegingen te betrekken?’ Veel vragen en een complex probleem dus. In 4 rondes werd orde gebracht in de complexiteit. Bij elke nieuwe ronde draaide de groep de stoelen een kwart slag om, zodat zij steeds haast letterlijk vanuit een nieuw perspectief het probleem konden belichten.

Deelnemers bijeen tijdens een workshop van het congres

Maximaal vier jaar vooruit kijken

Eerst werd de groep gevraagd objectieve feiten te noemen. Die werden als sticker op een flipover geplakt. Daaronder opvallende constateringen als ‘De gemeente heeft nog geen expertise in zorg.’ Vervolgens draaide de groep een kwart slag om vers van de lever te spuien wat in de deelnemers opkwam. Saillante oprispingen: ‘Regels zijn belangrijker dan zorg’, ‘Chaos’ en ‘De politiek kijkt maximaal 4 jaar vooruit.’ Vervolgens na weer een kwart slag draaien, lag de focus op kansen bij het delegeren van zorg naar de gemeenten. Kansen: kan dat na zoveel kritiek? Ja dat kan, zo bleek. De meest opvallende opmerkingen: ‘Zorg en begeleiding dichtbij huis’, ‘Alles in één hand is wel zo efficiënt’, ‘Minder bureaucratie’, ‘Optimale kennisdeling.’

Na deze draai was het de beurt aan het ventileren van emoties in één woord: ‘Geïnspireerd’, ‘Bezorgd’, ‘Vermoeid’, ‘Hoop.’
Vier draaiingen, vier invalshoeken: Probleemsteller Douwe Pot kreeg de 4 vellen met stickers mee naar huis. De groep had voor hem overigens nog adviezen voor concrete acties. Die borrelden vanzelf op na vier rondes draaien en na het nodige ‘out-of-the-box’-denken over dit onderwerp.

‘Verzamel eerst de juiste mensen om je heen en ga dan met de gemeente om de tafel’, opperde workshop-deelnemer Marvin Woodly van Pinkroccade Healthcare. ‘Haal kracht uit je eigen organisatie door het houden van creatieve sessies als deze’, opperde een ander.

Het dilemma van de tillift

Verrassend was ook de workshop over dilemma’s, waarbij gebruik werd gemaakt van het dilemmaspel van EMC.  Aan de hand van dilemma’s op getrokken kaarten werd daarover in groepjes van vijf deelnemers doorgepraat. Zoals over de casus ‘De tillift is kapot. Net op het moment dat je het apparaat nodig hebt. Wat doe je? Klagen bij een collega? Op de agenda zetten voor het eerstkomende overleg?’

Niemand van de workshopdeelnemers voelde er aanvankelijk voor de kapotte tillift op de agenda zetten. Meteen oplossen, was het parool. Klinkt stoer, maar in de praktijk ligt het soms lastiger, bleek bij langer doorpraten. Verzorgende Claudia van Orsouw van BrabantZorg vertelde uit eigen ervaring: ‘Een mevrouw van 100 kilo was ’s nachts gevallen. Optillen kon niet, want de accu van de tillift bleek kapot. Toen hebben we haar tot de ochtend op een matras op de grond gelegd tot er meer collega’s waren om haar overeind te helpen.’

Workshop-deelnemer Caroll Sieders van zorgorganisatie Archipel: ‘Ik kan me voorstellen dat het lastig is, juist omdat zoiets midden in de nacht gebeurt.’ Claudia van Orsouw: ‘Daarom willen na dit voorval beleid over de accu’s van de tilliften.’ Deelnemer Robert Vriens van Furore: ‘Beleid? Beleid? Ik zou op zoek gaan naar een andere accu die het wel doet. Lijkt me veel slimmer.’

Maar ook nu weer bleek hoe de werkelijkheid van de zorg praktische oplossingen in de weg kan staan. Caroll Sieders van Archipel: ‘Onze organisatie gaat op voor het PREZO-keurmerk. Willen we dat keurmerk krijgen, dan moeten we aantonen dat we volgens protocollen werken. In het geval van de tillift-accu zouden wij dus ook voorstander zijn van het schrijven van een aanvullend protocol dat kan voorkomen dat je ’s nachts met een kapotte accu zit.’

Opblaasverrekijkers

Zoals altijd bij dit soort conferenties, waren de wandelgangen de plek bij uitstek om bij te praten en ervaringen uit te wisselen. Zo ook op 31 oktober.

Deelnemers van congres staand aan een tafel met elkaar in gesprek

Theo van der Burgt was één van de mensen die – druk in gesprek met collega’s - een opblaasverrekijker naast z’n koffie had staan. Die had hij gekregen tijdens de workshop ‘Klantsafari.’ ‘De verrekijker staat symbool voor de focus op de client. Niet nieuw natuurlijk. Maar wat ik wel goed vind, is dat er op is gewezen dat je mensen steeds moet blijven wijzen op het cliëntperspectief. Je kunt wel één keer vragen hoe iemand z’n koffie wil, maar als je vervolgens die vraag pas twee jaar later herhaalt, serveer je iemand twee jaar lang dezelfde koffie zonder je af te vragen of zo iemand misschien tussentijds niet liever thee wil.’

Manager Machteld van Ede volgde de workshop over het inrichten van de leeromgeving. ‘Met name de dilemma’s vond ik leerzaam. In de praktijk rennen we soms harder dan we denken. Het is altijd een hele ervaring om te horen hoe anderen hiermee omgaan.’

Brandjes blussen

Zorgmanager Nicolette Mensink van Osira Zorggroep volgde een workshop over verandermanagement. ‘Wij zijn in onze organisatie een verandertraject ingegaan. De grote vraag is: hoe bereik je de werkvloer? Instrumenten als werkoverleg worden niet goed gebruikt. Heeft het met tijdgebrek te maken? Met een gevoel van onveiligheid? Ik weet het niet. We willen er binnenkort met In voor zorg! iets mee gaan doen.’

Verschillende deelnemers vonden en vinden dat zorgprofessionals nog te veel in de waan van de dag blijven hangen. Vooral omdat we onszelf geen tijd gunnen om zaken in een breder perspectief op te lossen. Sander Verschure van Vivent uit Den Bosch: ‘In de praktijk zijn veel organisaties te vaak bezig met het blussen van brandjes. Maar daar krijg je geen positieve energie van. Alleen als je de tijd neemt om klantwaarden centraal te stellen, kom je er uit.’

Ik kan m’n MBA wel weggooien

BrabantZorg-bestuurder Henk van de Werfhorst stapte aan het eind van de dag samen met de BrabantZorg-verandermanagers Bert Visser en Vincent Bakx in de tijdmachine en blikte vanaf 31 oktober 2014 terug op de veranderingen die BrabantZorg in de afgelopen jaren meemaakte. Bestuurder van de Werfhorst bekende het optreden van de verandermanagers in zijn organisatie aanvankelijk als lastig te hebben ervaren. ‘Ik dacht in het begin: het lijkt hier wel een spelotheek’, zei hij verwijzend naar de vele speelse voorstellen om medewerkers uit hun klassieke rol te halen en ze te inspireren tot creativiteit en aandacht voor de klant.

Henk van de Werfhorst, Bert Visser en Vincent Bakx

Van de Werfhorst is inmiddels helemaal ‘om’: ‘Ik heb ooit mijn Master of Business Administration gedaan. Ik wil niet zeggen dat het weggegooid geld was, maar zoals het nu loopt, gaat het besturen toch veel meer om het verbinden van mensen en om luisteren dan om planning en control. Letten op cijfers, tellen en meten is meer het gevólg van verbinden dan dat het aan het verbinden vooraf gaat.’

Dans nog één keer met mij

Hoe serieus deze bijeenkomst in de Brabanthallen ook was, het was tegelijkertijd een feest om elkaar te ontmoeten en ervaringen uit te wisselen. En dus… ging aan het eind van de middag toch ook een beetje het dak eraf. Onder leiding van Michel Krot en Joris Beulink, alias ‘de veranderdokter’ en ‘bestuurder Jansen’ trokken op de melodie van ‘Dans nog één keer met mij’ deelnemers in polonaise door de zaal heen.

Deelnemers aan het congres dansend, in polonaise door de zaal

Even maar trouwens, want spannender nog bleef het toch om in de wandelgangen te luisteren naar collega’s die inmiddels concreet ervaring opdeden met het werken dat ‘aandacht’ als organiserend principe kent. Verzorgende Maria van Weert: ‘Ik werk 27 jaar in de zorg, maar zo leuk als de laatste twee jaar is het nog nooit geweest. We hoeven geen toestemming meer te vragen aan managers of aan de facilitaire dienst als we pannenkoeken willen bakken voor bewoners of iets anders met ze willen organiseren. Scheelt zóveel tijd en gedoe! Er is veel meer contact met de cliënt. Het loopt allemaal soepeler en rustiger.’

Presentaties en video

Dossier(s)

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg