invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Verslag In voor zorg-bijeenkomst HR(D)-professional pak je rol!

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

‘U bent de spil in de organisatie als het gaat om verandering.’ Zo opent In voor zorg-programmamanager Hannie Treffers de bijeenkomst voor HRD-professionals op 24 september in Utrecht. Zo’n 75 HRD’ers discussieerden met elkaar volgens de methode Open Space. Met als uitgangspunt dat professionals vooral van elkaar kunnen leren. Of zoals een van de deelnemers aan het eind opmerkt: ‘Hier zit zoveel kennis bij elkaar, prachtig dat we die hebben kunnen delen.’

Hoewel ‘plenair’ geen kenmerk van Open Space is, start de bijeenkomst toch met een centrale introductie. Joyce Theunissen, HRD-adviseur bij In voor zorg!, legt uit hoe het idee voor de bijeenkomst ontstond. ‘Mijn collega’s en ik zien veel vraagstukken op HRD-gebied langskomen. Vraagstukken waar jullie dagelijks tegenaan lopen. Vandaag willen we de kennis daarover delen. Dat we hiermee iets geraakt hebben, was duidelijk: de bijeenkomst was in een mum van tijd vol.’

Behalve kennis en ervaring uitwisselen is het doel ook: onderzoeken of er behoefte is aan een HRD-netwerk. Zo ja, dan kan In voor zorg! daarbij ondersteunen. Joyce Theunissen schetst kort wat het programma In voor zorg! behelst. Inmiddels doen zo’n 450 organisaties mee. ‘In al die trajecten duikt de vraag op: hoe vertaal je de organisatie-doelstellingen in gewenst gedrag. En als afgeleide daarvan: hoe zorg je dat leren en opleiden de verandering ondersteunt.’ Het is haar opgevallen dat veel organisaties nog traditionele P&O-afdelingen hebben. Of dat personeel en opleidingen aparte afdelingen zijn, die nauwelijks samenwerken. Ook krijgen borgingsvraagstukken vaak weinig aandacht. Vervolgens gaat ze in op de kenmerken van succesvolle In voor zorg-transities. Voorbeelden zijn: de positie en capaciteit van HRM en opleidingen in nieuw perspectief, concretisering van het gewenst gedrag, budget, borging, en organiseren van leren in het werk. Meer kenmerken en de randvoorwaarden voor een goede start van een transitie vindt u terug in de powerpointpresentatie (externe link). 

‘Herkennen jullie je in mijn verhaal?’, vraagt Joyce Theunissen. Zeker, een deelnemer verwoordt het als volgt: ‘Ook ik ondervind dat borgen moeilijk is. Maar net zo lastig is het om de organisatie en de managers te activeren zelf hun opleidingsvraag te stellen. Tot die tijd blijft opleiden aanbodgericht.’

Open Space

Dit is een mooi bruggetje naar de methode Open Space. Hierin staan immers de vragen waar de aanwezigen mee worstelen centraal. De rest van de middag staat onder leiding van Jan Smit, partner bij smit | kempink development. Hij laat de deelnemers eerst even kennis maken met de mensen om hen heen. Aan alle tafeltjes komen gesprekken op gang. ‘Jammer om dit te moeten stoppen’, zegt Jan Smit 3 minuten later. ‘Jullie zien het, leren gaat eigenlijk vanzelf.’

Smit vertelt hoe Harrison Owen zo’n 20 jaar geleden een opvallende conclusie trok. Namelijk dat de meest interessante delen van een seminar de ontmoetingen met andere professionals zijn: de gesprekken in de pauzes, de koffiemomenten. Hierop bedacht hij Open Space, in feite niet meer dan een uitgewerkte koffiepauze. Kenmerkend zijn de open agenda die de deelnemers ter plekke invullen en de vrijheid om te gaan en staan waar je wil. Boeiende discussies woon je bij tot het eind, voldoet de sessie niet aan je verwachting, dan schuif je ergens anders aan. Open Space geeft met een minimale structuur de ruimte aan zelforganiserend vermogen.

Jan Smit tijdens de HRD-bijeenkomst

Jan Smit legt uit waarom het 20 jaar geduurd heeft voordat Open Space werd omarmd. ‘De methode past niet in een bureaucratische, top-downorganisatie. Nu zijn steeds vaker het vertrouwen in het lerend vermogen van een organisatie en in eigenaarschap leidend. Dan werkt Open Space goed.’ De deelnemers die nog wat onwennig om zich heen kijken stelt hij gerust. ‘Ga er maar vanuit dat u straks rijker naar huis gaat. Want hier zitten meer mensen die met uw probleem bezig zijn. De echte ervaringskennis zit hier in de zaal. Bovendien doet u ervaring op met een methode die u goed in uw eigen organisatie kunt inzetten.’

24 thema’s

Jan Smit roept de deelnemers op thema’s in te brengen. Al snel hangen er 24 grote post-its op het raam: dit zijn de onderwerpen die in 2 sessies van ieder 12 gesprekstafels aan de orde komen. Voorbeelden van de thema’s zijn: de veranderende rol van de HR-adviseur in de zelflerende organisatie, hoe organiseer je de opleiding van zelfsturende teams, wat is de toegevoegde waarde van HR in organisaties met zelfsturende teams, hoe verleiden we medewerkers om hun vakmanschap te onderhouden, en van laaiend vuur naar smeulende as: terugval in oud gedrag op alle niveaus. Wie een thema inbrengt, leidt de gesprekstafel, de andere deelnemers schuiven aan waar zij willen. Om de uitkomsten van alle discussies met elkaar te kunnen delen, krijgen de gespreksleiders de opdracht aan het eind kort de belangrijkste conclusies op te schrijven. De conclusies van het thema ‘hoe houden HR-adviseurs zelf het oude in stand of welke beweging moeten wij maken om een echte verandering tot stand te brengen’ luiden bijvoorbeeld: ga in gesprek over je positie in de organisatiestructuur, stel eerlijke vragen, durf dingen te laten gebeuren, verkrijg inzicht in je eigen handelen en in hoe je op ontwikkelingen reageert. Het gesprek over ‘opleiden laten aansluiten op de werkvloer of hoe werk je samen met scholen’ levert op: leer van trajecten die bij andere organisaties lopen, bedenk dat iedere organisatie anders is dus haal alleen die dingen eruit die voor jouw organisatie nuttig zijn, maak een duidelijk programma van eisen voor de scholen waarmee je samenwerking zoekt.

Van 3 c’s naar 3 v’s

De aanwezige HRD’ers zijn enthousiast. ‘Door met elkaar in gesprek te gaan, word je op veel nieuwe ideeën gebracht’, zegt een van de deelnemers. ‘En je kunt elkaar nu gemakkelijker vinden, bijvoorbeeld via LinkedIn. Deze bijeenkomst kost me 3,5 uur reistijd, maar geeft me enorm veel energie.’ Een andere deelnemer vult aan: ‘Deze middag gaat over wat wij belangrijk vinden. Je zit niet te luisteren naar een verhaal dat bij nader inzien toch niet voldoet aan je verwachtingen.’ .

De afsluiting is weer plenair. Jan Smit legt uit dat Open Space ook goed werkt om complexe processen te doorgronden, door steeds opnieuw bij elkaar te gaan zitten. Nuttig in de voorbereiding op de nieuwe Wmo! Nog eenmaal staat hij stil bij top-downorganisaties, die zich kenmerken door de 3 c’s (command, communicatie en control) tegenover organisaties die werken volgens de 3 v’s: vakmanschap, verbinding en vertrouwen. In deze laatste organisaties krijgt borgen door lerend organiseren een kans. En dat begint bij de praktijk, met samen nadenken, inzichten verwerven en uitvoeren. Vervolgens vraagt hij de aanwezigen in 1 zin te vertellen wat ze meenemen en hoe ze de middag ervaren hebben. Positief, dat is duidelijk. Een greep uit de reacties: ‘Met elkaar praten leidt tot oplossingsgerichte richtingen’, ‘Ik neem de werkvorm mee, die is zeer plezierig’, ‘Ik neem een uitgebreid netwerk mee’, ‘Voor mij was deze middag een bevestiging dat kennisdelen ook leren is’, ‘Dit kunnen we op de werkvloer ook doen’, ‘Een hele voedende middag’, ‘Ik wil werken-en-leren verder gaan onderzoeken’. Jan Smit sluit af met de opmerking dat er voor HRD’ers een concrete rol is weggelegd. ‘Maar pas op, als je je opsluit in oude paradigma’s, maak je jezelf overbodig. Zoek het debat met de top en met de werkvloer, dan kun je er heel veel uithalen.’

Verslag door Ingrid Brons

Meer weten

Tags

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg