Expertsessie: ICT kleinschaligheid op grote schaal

Ard Leferink was als spreker uitgenodigd om deze sessie te begeleiden. Hij werkt als adviseur en projectmanager op het snijvlak van Zorg & ICT met ruime ervaring in vrijwel alle zorgsectoren. Als designer is hij betrokken geweest bij de ontwikkeling van slimme ICT en internet voor de succesvolle formule Buurtzorg. In de sessie zal hij met u schakelen van visie, via plannen naar operatie en weer terug. Hij weet als geen ander de waarde van nieuwe technologie goed te duiden en plaatst deze samen met de opgebouwde systemen uit het  verleden in een uitdagend toekomstperspectief.
Samen met de deelnemers verkende hij mogelijkheden om een ondersteunende netwerkorganisatie te bouwen in de complexiteit van bestaande zorgorganisaties.

Bekijk de presentatie van Ard Leferink

Deelnemers:
In voor zorg!:   Peter Tiebout, tranchemanager
                           Joyce Theunissen, Kennis &Leren
Inleider:           Ard Leferink,
Datum:           23 juni 2010

Inleiding

De heer Henk Nies heet een ieder welkom.
Kennis delen en van elkaar leren is een belangrijke pijler van In voor zorg!
Vanuit deze gedachte is Ard Leferink gevraagd zijn visie te geven over ICT in de thuiszorg. De visie van Ard Leferink is gebaseerd op zijn ervaringen die hij heeft opgedaan binnen de thuiszorg maar ook daarbuiten onder andere bij huisartsen en meer recent specifiek binnen Buurtzorg.

Historisch perspectief

Tot 2006 was de inrichting van de Informatie/Communicatie vooral gericht op standaardisatie. Keuzemogelijkheden namen toe en actuele ontwikkelingen waren vaak bepalend bij het maken van keuzes. Het zwaartepunt lag op de infrastructuur en de software.

Bij het opmaken van de stand van zaken in 2005 en het speelveld overziende, dienden zich de volgende vragen aan:

• waar is het primaire proces in het geheel?
• specifieke applicaties vooral gericht op de prikklokfunctie?
• gaan we verder met automatiseren van de klant? Moet een patiënt anders worden geautomatiseerd?
• willen we alles in eigen huis hebben?
• het goed inrichten en in de lucht houden is vanuit oogpunt van goed personeel krijgen en houden een moeilijke factor?
• we hebben een groot dashboard met veel metertjes. Heeft dit wel zin?

Ervaringen met de ‘huisartsenmanier’ bracht het denken vanuit het primaire proces. De relatie cliënt – professional staat centraal waarbij het gaat om het faciliteren van de zorgprofessional zodat hij/zij zijn werk goed kan doen.

De zorgprofessional ziet veel op zichzelf afkomen:

• meet- en regeldrag van de organisaties zelf;
• nieuwe procedures, protocollen, maatschapbewegingen, nieuwe samenwerkingsverbanden, nieuwe websites, communities en nieuwe formulieren;
• ICT lost veel ad hoc problemen op b.v  op gebied van HRM, inkoop, zorgdossier. Ook hier zie je verdergaande nuancering ontstaan. Het patiëntendossier is hier een goed voorbeeld van (ECD, EPD, perinataal dossier, PND etc.).

De zorgprofessional wordt vaak bestookt met eendimensionale oplossingen.

Keuze zerobase

Het fundament voor ICT bestaat uit 3 basisprincipes:

• er wordt goede zorg geleverd aan cliënten door deskundige zorgprofessionals;
• deze professionals ontvangen salaris voor hun diensten;
• de zorg wordt verantwoord.

Vanuit een Business Modeldesign startpunt (wie wil je graag zijn?) zijn de volgende keuzes in het ICT-domein te adviseren:

• haal zelf geen ICT in huis;
• laat een bedrijf dit uitvoeren en houdt de relatie scherp;
• werk met internet; de bedrijfszekerheid van internet ligt hoger dan menig andere oplossing;
• werk met kleine teams vanwege de laagdrempelige communicatie;
• Saas (Software as a service); tarief op basis wat je afneemt;
• Agile ontwikkelproces. Vaak en veel nieuwe versies. Snel feedback krijgen van de gebruikers. De software van nu draait op één plek waar alle programmatuur wordt ontwikkeld en onderhouden. Bij kleine fouten in de software is de inspanning die gedaan moet worden om klanten te  benaderen voor een nieuwe update aanzienlijk groter;
• In de basis wordt salarisuitbetaling en het versturen van facturen gefaciliteerd. In de weg er naartoe worden voorkomende problemen opgelost. Niet door hierop voorbereid te zijn met een programma van eisen en/of een procedure maar vanuit de actualiteit van de problematiek. Concerndiensten worden pas ingericht als er een vraag is;
• als alles in 2-3 pilotteams is uitgetest kan er snel opgeschaald worden naar 230 teams in 2 jaar.

Bespreekpunten

De kaderregeling AO/IC wordt in de praktijk op veel verschillende manieren geïnterpreteerd. Het ene zorgkantoor verplicht urenregistratie per product, het andere niet. Het ene accountantskantoor interpreteert de regels anders dan de andere. In de praktijk zijn rondom het thema ‘productieregistratie’ veel verschillende varianten ontstaan.

Nieuwere, eenvoudiger en eenduidige ‘business rules’ zijn nodig. De ‘eenheden’ die aan zorgkantoren moeten worden aangeleverd sluiten niet aan bij de belevingswereld van degene die de zorg moet registreren. Alternatieven voor registratie op activiteitenniveau zijn noodzakelijk.
Organisatie leveren zorg aan het zorgkantoor, niet alleen verpleging.

Het thema is wanneer begin je met registreren en wanneer differentieer je dat. Alleen urenregistratie is van belang. De tijdregistratie is niet het probleem maar de differentiatie ervan.
De heer Ard Leferink zal een A4-tje aanleveren waar de verschillen worden weergegeven.

Zorg moet transparant zijn. Transparantie op basis van activiteiten. Belangrijk is om met alternatieven te komen die de andere manier van denken ondersteunt. Het gaat om transparantie naar verzekeraars over wat je aan het doen bent. Je moet uit de positie waarin je voortdurend in de verdediging van je uren zit.
Het gaat in de basis om de uren zorg en het salaris van de medewerker. Als de klant tevreden is dan zijn meer gegevens niet noodzakelijk. Er zou naast een basale tijdregistratie meer inhoudelijk moeten kunnen worden gerapporteerd: welke doelen waren bij een cliënt gesteld en zijn die ook gehaald?

Kracht van de communities

Meningen worden via internet gemaakt. Communities organiseren een vorm van gemeenschappelijke, snelle en toegankelijke communicatie.
Een laagdrempelige communicatieomgeving is van belang. Er ontstaan communicatienetwerken buiten zorgorganisaties om. In de toekomst zullen ook cliënten hiervan deel uit maken.
Een voorbeeld is de doorschakeltelefoon, een netwerk voor collegiale consultatie waar protocollen niet tegenop kunnen. Het is de kunst om hier de goede tips uit te halen en de professionals te motiveren om er gebruik van te maken.

Het selecteren van informatie is een probleem dat speelt op alle niveaus. Jonge medewerkers selecteren op hun manier. In teams kan gekeken worden naar het teamlid dat het beste informatie kan selecteren.
De kwalitatieve eisen voor personeel op het gebied van de informatievoorziening zullen breder worden.
Communities zullen in toenemende mate krachtige invloed hebben op het maken van beleid, delen van kennis en het delen van waarden.
In Rotterdam hebben bepaalde wijken een eigen hyves-pagina. Bescherming van privacygegevens zal een aandachtspunt zijn

Ketenzorg

Op het gebied van Ketenzorg zijn weinig initiatieven zichtbaar. Aansluiting met andere sectoren is van groot belang. Een aandachtspunt vormt het overdrachtsmoment. Om te voorkomen dat hier handel in gaat ontstaan moet gebruik worden gemaakt van de landelijke infrastructuur. Zorginstrumenten vormen ook een prioriteitsgebied b.v. het registreren van wat er geleverd wordt.(doelen, resultaten, interventies en tijd).
Ook bij de ketenzorg is het benutten en opzetten van communities is van belang. Het creëren van een
bedrijfsomgeving met bestaande infrastructuur, gebruik maken van de bereidheid tot meedoen vaak in vrije tijd, en het bevorderen van de toegankelijkheid zijn belangrijke ontwikkelingen.
Iets zinvols doen met ketenzorg en uit de eeuwige discussie blijven over control!

Bespreekpunten

Vol inzetten op ontwikkeling van instrumenten b.v. het EPD> Het dossier/leefplan moet bij de cliënten thuis liggen en je moet er mee kunnen tellen. Van belang is om een classificatiesysteem voor de sector in te werken en snel in te voeren. Niet alles hoeft bij de cliënt thuis te liggen. Het gaat op het ontwikkelen van verschillende manieren waarop je kunt laten zien wat je inhoudelijk doet.
Bij de overdracht  moet dan helder zijn:

• wat we moeten coderen (om te tellen);
• wat er echt bij de cliënt thuis moet liggen;
• wat kan eventueel via een ‘portal’ worden opgevraagd (archieffunctie).

Na 2007 kwam het kantelpunt. Er was een grote diversiteit ontstaan, men liep achter de feiten aan, er was een heel palet aan applicaties en ICT-beslissingen werden genomen op het niveau van de Raad van Bestuur. Grootschaligheid zorgde er voor dat besluitvorming over de diverse applicatiesystemen gedelegeerd werd naar afzonderlijke (locatie) directieleden en ontwikkeling daardoor steeds moeilijker stuurbaar werd.

De huidige vorm van ketenzorg is niet o.k.
Opbouw van het ICT- gebruik stelt eisen aan de specialist. Hij/zij moet het primaire proces kunnen vertalen naar ICT-ondersteuning. De gebruikers moeten kiezen, niet de bovenlaag in een organisatie.
Gebruikers zouden ICT-mensen moeten kunnen selecteren.

Hoe operationaliseer je wat professionals nodig hebben in de praktijk vraagt ook tegen de stroom inroeien. Met het optimaliseren van processen zijn we inmiddels wel klaar. Er is invloed nodig bij koepelorganisaties en belangenverenigingen. Het invlechten van gedeelde waarden brengt een nieuw perspectief.

De ICT gebeurt nu en we kunnen het nauwelijks meer organiseren. Mensen kunnen aan de slag als er een basis ligt. Oplossingen moeten worden gezocht op inhoudelijk niveau niet op het niveau van het informatiemanagement.
Daarbij gaat het om een andere perceptie van hoe goede zorg wordt gemaakt.
Hoe krijgen we mensen uit het vak enthousiast om te zeggen wat ze nodig hebben? Wat is de rol van de organisatie, hoe geven we het veld terug aan de professionals?
Organisaties hebben durf nodig de relatie met de klant terug te geven aan de professional met daarbij tegelijkertijd de eis dat de zorg wel geleverd moet worden volgens de standaarden.

In de huidige systemen zijn ZZP- en ondernemingsconcepten, doelgroepen, marktbenaderingen, verkoopkanalen en het creatief omgaan met Business Modeling niet of onvoldoende aan de orde. Er lopen verschillende pilots die af willen van minutenzorg. Van belang is om met alternatieven te komen b.v. werken met zorgarrangementen.

Het OMAHAconcept is een manier van inhoudelijke rapportage met coderingen. Het is outcomegericht.
OMAHA is een classificatiesysteem voor verzorgenden.

Zorg is een individueel recht dat toegekend wordt aan burgers. Als organisaties minder zorg leveren werkt dit voor een zorgorganisaties nadelig. Hoe kan worden beloond voor zo min mogelijk inzet van zorg?

Interessant zou zijn om een aantal hoofdkantoren te onderzoeken op welke manier zij urencontroles uitvoeren.

Behoeften voor een vervolg

• inhoudelijk deskundige mensen die af en toe in dit soort sessies ervaringen en kennis kunnen uitwisselen;
• Het nieuwe perspectief communiceren de organisatie in; een taalbrug maken:
  in de taal van de techniek het nieuwe perspectief en haar consequenties kunnen schetsen
  vanuit de relatie klant-professionals ipv uit techniek/applicatie ; taalbrug over ,inspiratie krijgen;
• Op dit moment zitten we in een registratieve wereld. Morgen weer in een klantwereld met diversiteit in financiering en systemen : een brug slaan;
• Een 2e ronde met ICT mensen en iemand die vanuit klantenperspectief mee kan denken;
• Expertsessie: anders kijken.