invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Innoveren met sprints maakt veranderingen behapbaar en concreet

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Welzijnsorganisaties bewegen zich in een veranderende wereld. Dat is niet altijd makkelijk. ONS Welzijn (voorheen Vivaan) gebruikt de burenhulpsite SamSam om zich innovatie eigen te maken. Want voor de doorontwikkeling van dit platform werkt ONS Welzijn met sprints, een overzichtelijke en concrete manier om steeds een stapje verder te komen.

Middel en doel

De wereld staat niet stil, aldus In voor zorg!-coach Guido de Ruiter. ‘Zo’n veranderende wereld vraagt om innovatie, maar dat vinden veel mensen eng. Innoveren, kantelen, het zijn allemaal grote woorden. Beter is het die ontwikkelingen behapbaar, begrijpelijk en concreet te maken. Dat kan door te werken met sprints.’ Een sprint is klein, kortdurend, slim en doordacht. En het haalt middel en doel feilloos uit elkaar. Guido illustreert het met een voorbeeld: ‘Binnen welzijnsorganisaties zien we vaak dat het middel het doel wordt: “we gaan naar een banenbeurs!”. De banenbeurs is echter niet meer dan een middel. Het eigenlijke doel is “meer vrijwilligers werven”, omdat de organisatie niet meer aan het aantal verzoeken kan voldoen. Als je dat boven tafel krijgt, heb je een heldere vraag, kort en concreet. En het maakt tastbaar wat de welzijnswerker doet, er is een begin- en een eindsituatie. Als je de resultaten van de sprint vervolgens ook nog meet, weet je direct of het doel is behaald.’


Werken in sprints: een variant op de scrum-methodiek

In plaats van 1 groot project op te tuigen, werkt een organisatie met sprints via een iteratief proces aan opeenvolgende tussendoelen. Sprints komen uit de Scrum-methodiek, die zijn oorsprong vindt in de wereld van de softwareontwikkeling, maar inmiddels ook daarbuiten steeds meer opgang maakt. Goede samenwerking en snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden zijn essentieel. In een projectomgeving doen medewerkers dit ook, maar dan in een afwisseling van korte sprints – die 1 tot 2 maanden duren – en tussenpozen zonder projectactiviteit. Per sprint wordt bepaald wie betrokken is en er zijn een duidelijke to-do-lijst en taakverdeling. Iedere sprint heeft een behapbaar doel. De bij de sprint betrokken medewerkers checken op een vast moment (interval af te spreken) kort (niet meer dan een kwartier) of afspraken nog op koers liggen en stemmen af wat nodig is. Als de sprint is afgerond, bedenken de medewerkers de volgende sprint en plannen deze in.


Inzichtelijk

Omdat de sprints goed afgebakend zijn en heldere korte termijndoelen hebben, zijn de sociaal werkers er blij mee. ‘Voor mij helpt een sprint heel erg om dingen behapbaar te maken’, zegt sociaal werker Esther de Bie. Ideeën, hoe leuk en goed ze ook zijn, hebben al snel de neiging heel groots te worden. Je kunt wel zeggen “we willen meer vrijwilligers werven”, maar voor je het weet verzand je in het “hoe”. Daar maken we verschillende sprints van. Dat maakt het heel inzichtelijk. En beter meetbaar, want we kijken ook altijd wat een sprint heeft opgeleverd.’ Een ander groot voordeel van werken in sprints, aldus Esther, is dat projecten sneller slagen als je ze klein maakt. ‘Daar wordt je blij van en het geeft enorm veel energie. Ik heb eigenlijk nooit meer het idee dat ik nog zoveel moet.’

Jongeren meer verbinden

Voorbeelden van sprints zijn er genoeg. ‘We wilden bijvoorbeeld jongeren meer verbinden aan SamSam’, vertelt Esther. ‘Daar hebben we een sprint van gemaakt. Nu vullen jongeren hun maatschappelijke stage in via SamSam. Daarmee is de sprint dus geslaagd, want het aantal jongeren op SamSam is toegenomen.’ Een ander voorbeeld is het opzetten van een Facebookpagina van SamSam in een van de gemeenten waar ONS Welzijn actief is. ‘Acties die daarbij hoorden waren vrijwilligers zoeken en een beheerder aanwijzen.’

Ervaringen benutten

Ook projectleider Gonnie Smulders is enthousiast over de methodiek. ‘Sprints zijn een hele leuke manier om innovatie op de agenda te hebben. Omdat wij een brede regio bestrijken, is het bovendien prettig dat we per gebied sprints kunnen inrichten. Dat is echt inspelen op de lokale situatie. En de ervaringen die we in de ene gemeente opdoen, kunnen we vervolgens weer benutten in een andere gemeente. Want we werken met duidelijke sprintformulieren waarop we ook aangeven wat wel en niet werkte. Zo bouwen we iets op waar we nog lang profijt van kunnen hebben en hoeven we het wiel niet telkens opnieuw uit te vinden.’ De sprintformulieren zijn te vinden op de teampagina SamSam, die toegankelijk is voor alle medewerkers van ONS Welzijn.

Druppelsgewijs

De doorontwikkeling van SamSam was de aanjager voor innovatie binnen ONS Welzijn. Maar dat betekent natuurlijk niet dat het werken met sprints alleen tot SamSam beperkt blijft. ‘Integendeel’, zegt Gonnie. ‘Ik was deze week ook bij een overleg over een ander traject en daarin gaan we nu ook met sprints werken. Omdat het er zo praktisch van wordt. Zo vindt de methode druppelsgewijs een weg door de hele organisatie.’

Meer weten

Dossier(s)

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg