invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

In voor zorg! leert zelfsturende teams van Estinea werken met ZZP’s

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Estinea vroeg In voor zorg! te ondersteunen bij het versterken van de positie van de cliënt. In voorbereiding op de uitbreiding van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), wil Estinea het traject nu verbreden naar de vermaatschappelijking van de zorg.

Met de inzet van zelfsturende teams wil Estinea op kop lopen binnen de gehandicaptenzorg: eind jaren 90 al werd zelfsturing ingevoerd. In zo’n organisatie brengen zorgzwaartepakketten (ZZP’s) heel specifieke vragen met zich mee. Plus hoe breng je een organisatiebrede verandering tot stand wanneer alle teams zelfsturend zijn?

Positie van de cliënt

Mensen met een verstandelijke beperking tot hun recht laten komen. Dat is de opdracht die Estinea zichzelf stelt. Ruim 900 medewerkers en 235 vrijwilligers ondersteunen cliënten in de Achterhoek en Twente. Estinea wil dat cliënten zoveel mogelijk eigen keuzes kunnen maken en hun leven zo zelfstandig mogelijk inrichten. Of ze nu een lichte beperking hebben of continu zorg nodig hebben. Deze missie past goed bij het doel van ZZP’s, toch vroeg Estinea ondersteuning van In voor zorg!.

‘We wilden onze medewerkers beter scholen op het gebied van ZZP’s’, zegt Sjoerd Rooks, manager bedrijfsvoering en financiën. ‘Onze aanvraag bij In voor zorg! was gericht op het versterken van de positie van de cliënt. Voorjaar 2011 gaven de medewerkers op een conferentie aan dat ze daarnaast beter naar de zorgzwaarte en de indicatie wilden leren kijken. Past wat wij doen binnen de indicatie? En kunnen we daarop sturen? Tegelijkertijd moesten ook het intakeproces en het productenboek worden aangepast.’

Denken en taal eigen maken

De achterliggende boodschap van de ZZP’s was nog onvoldoende aangekomen bij de medewerkers. ‘Estinea berekende wel de formatie op basis van ZZP’s, maar op de werkvloer moest nog een slag worden gemaakt’, legt In voor zorg-coach Paul Oostveen uit. ‘Natuurlijk stond de vraag van de cliënt al centraal. ZZP’s streven echter een andere vorm van vraaggerichtheid na. Dus niet “u vraagt, wij draaien”. Dan regel je te veel, ben je al snel betuttelend. Tegenwoordig is de cliënt in principe een mondige burger die zelf keuzes maakt.

Er zit ook een zekere zakelijkheid in: de klant maakt afspraken met de aanbieder.’ Bestuurder Beatrijs van Riessen benadrukt dat de inrichting van de organisatie hieraan extra urgentie verleende: ‘In een organisatie met zelfsturende teams is het nog belangrijker dat medewerkers zich het denken achter en de taal van ZZP’s eigen maken. De teams zijn volledig zelf verantwoordelijk. Dat betekent dat je heel diep in de organisatie moet implementeren. De mensen van de werkvloer moeten begrijpen waarover het gaat.’

Weekschema

Om de teams bewust te maken van wat ze doen en van de tijd die het kost, koos Estinea voor een overzichtelijk en eenvoudig weekschema. ‘In tegenstelling tot het ondersteuningsplan en werkplan, die met veel verschillende tabbladen werken, hoeven de medewerkers in het weekschema alleen maar vinkjes te zetten’, zegt Paul Oostveen. ‘Zo krijgen ze een totaaloverzicht van wat ze doen voor een cliënt. Spreken ze iets af? Dan zien ze in het weekschema direct wat dat betekent en hoeveel formatie er nodig is.’

Meer gevoel van tijd maakt het invullen van het ZZP van een cliënt weer gemakkelijker. ‘Stel dat je een vrijwilliger of de familie voor bepaalde dingen kan inzetten. Dan heeft de medewerker weer meer tijd voor andere dingen.’ Die bewustwording is ontzettend belangrijk, zegt ook Beatrijs van Riessen. ‘Sommige medewerkers werken hier al 25 jaar. Zij hebben al heel wat voorbij zien komen en “weten heus wel wat de cliënt nodig heeft”. Maar juist dan is het belangrijk om te begrijpen hoe het in elkaar zit. Zijn we de cliënt aan het pamperen of heeft hij juist meer nodig? Met het weekschema gaan we terug naar de eenvoud en de basis.’

Leerervaring

De medewerkers een weekschema laten invullen is echter niet voldoende. ‘De leerervaring is minstens zo belangrijk’, zegt Paul Oostveen. ‘In de zorg worden continu instrumenten uitgezet, zoals formulieren en registraties. De valkuil is dat medewerkers het “invullen”, omdat het ze gevraagd wordt. Maar ze moeten juist ervaren dat ze het voor zichzelf doen. Dat ze het zinnig kunnen gebruiken. Daarvoor moeten ze de achtergrond kennen. We leren ze interpreteren en toepassen. Het weekschema zet de abstracte doelen in het ondersteuningsplan om in concrete activiteiten.’ Het weekschema is ook een hulpmiddel om het gesprek binnen het team op gang te brengen en te houden. ‘Sommige teams voelen weerstand om in de spiegel te kijken’, zegt Beatrijs van Riessen. ‘Maar bij zelfsturing moet je je als team telkens weer de vraag stellen of je nog de goede dingen doet. Het gesprek moet voortdurend open blijven, er is immers geen teamleider die ter plekke dingen in de uitvoering signaleert.’

Leercoaches

Zes pilotteams zijn dit voorjaar met het weekschema aan de slag gegaan, begeleid door een lid van het projectteam en de In voor zorg-coach. ‘De 6 teams zijn heel enthousiast’, zegt Sjoerd Rooks. ‘Ze hebben allemaal hun ervaringen gedeeld en daaruit komen nog een paar aanpassingen voort. Na de zomer gaan we het weekschema bij de andere teams introduceren. Dit doen we stapje voor stapje.’ Hiervoor maakt Estinea gebruik van het al bestaande netwerk van leercoaches. ‘We hebben een heel eigen opleidingssysteem, voor en door collega’s.

Ben je bijvoorbeeld heel goed in roosteren? Dan kun je leercoach worden. Dit betekent dat je een deel van je tijd naar andere teams toegaat en daar je kennis overdraagt.’ Terwijl de pilotteams het weekschema testten, bogen werkgroepen zich over verschillende onderwerpen: intake, productenboek, behandeling, formatieplanning en kostprijzen en managementinformatie. ‘Al die onderwerpen zijn bezien in relatie tot de ZZP’s. Want het raakt alle processen. De leercoaches worden daarom breed getraind, zodat ze op verschillende vlakken ondersteuning kunnen bieden.’

Vermaatschappelijking

Estinea wil het traject nu verder verbreden naar de vermaatschappelijking van de zorg. Aanbieders worden straks geconfronteerd met de uitbreiding van de Wmo, hoe pakken ze die maatschappelijke rol op? Zeker voor Estinea is dat een belangrijke vraag. De organisatie is geworteld in de samenleving. Alle cliënten wonen in een eigen appartement, middenin dorp of stad. Paul Oostveen: ‘Welke betekenis wil je hebben voor je cliënten? Vanuit de ZZP’s staat klantgerichtheid voorop. Als organisatie wil je natuurlijk goed kunnen reageren op alle veranderingen. Een duurzame organisatie zijn, die kansen ziet en op ontwikkelingen kan inspelen. Estinea krijgt straks te maken met allerlei andere partijen, zoals gemeenten en welzijnsorganisaties. Zij hebben een heel andere insteek dan de zorgkantoren. Dat is een ander, ingewikkelder speelveld.’

Verzorgingshuis

Ook voor Beatrijs van Riessen betekent voorbereiden op de veranderingen binnen de Wmo meer dan concreet maken welke diensten Estinea straks te bieden heeft. ‘Wij bezitten veel kennis die van pas kan komen. Medewerkers binnen de gehandicaptenzorg zijn bijvoorbeeld erg goed in het bieden van structuur. Met die ondersteuning worden cliënten gestimuleerd om nog zoveel mogelijk zelf te doen en voorkomen we dat we alles overnemen. Daarmee zijn wij veel verder dan de ouderenzorg. Op dat vlak kunnen wij gemeenten en vrijwilligers coachen.’

Actief in de wijk

Estinea wil ook verbindingen leggen die misschien niet direct voor de hand liggen. ‘Alle woonlocaties in de wijk hebben een ontmoetingsruimte. Kan die ruimte ook een functie hebben voor andere wijkbewoners? Dat willen we verder uitwerken.’ Een heel sprekend voorbeeld vindt Beatrijs van Riessen de groep cliënten die werkt bij een verzorgingshuis. ‘Onze cliënten leveren daar allemaal diensten: bewoners naar de recreatieruimte brengen, voor de plantjes zorgen, papier ophalen. Een cliënt helpt in de bibliotheek, er zit een cliënt bij de receptie. Er zijn 2 begeleiders aanwezig die zorgen dat alles goed verloopt. Binnen het kader van de Wmo vind ik dit zo’n mooi voorbeeld. De cliënten voelen zich gewaardeerd, de ouderen krijgen vaker iemand over de vloer.’

Dwars door alle processen

Wat merken de cliënten nu van al deze ontwikkelingen bij Estinea? ‘Nu nog te weinig’, zegt Beatrijs van Riessen. ‘Wat ze moeten merken is dat hun gewogen vraag dwars door alle processen heen centraal staat.’ Ze noemt het een klassiek probleem binnen de zorg: dat de medewerkers overtuigd zijn dat de cliënt centraal staat. ‘Er bestaat echter altijd het gevaar dat het zich vastzet, terwijl het continu in beweging moet zijn. Medewerkers moeten zich voortdurend richten op de vraag, flexibel en alert zijn. We moeten constant bezig zijn om de sleetse plekken eruit te krijgen.’


Interview door Ingrid Brons

Meer weten

Lees ook ‘Het weekschema maakt tastbaar wat je doet’, een interview met Miranda Amkreutz, persoonlijk begeleider in een van de pilotteams en leercoach roosteren.

Dossier(s)

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg