invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Registratiesysteem meet effect dienstverlening op cliënten

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Wat is het effect van onze dienstverlening op cliënten? Welzijnsorganisatie de LEVgroep ontwikkelde een eigen registratiesysteem om die vraag goed én snel te kunnen beantwoorden. Met 300 medewerkers (200 fte) en 1600 vrijwilligers is de LEVgroep een brede welzijnsorganisatie die actief is in Helmond en acht omliggende gemeenten. Mensen met elkaar verbinden, de eigen kracht aanboren en wederkerigheid stimuleren, dat is het uitgangspunt van de LEVgroep. En dat doet de organisatie op wijkniveau met sociale wijkteams.

“De deelname aan In voor zorg! motiveerde de LEVgroep om de eigen visie verder aan te scherpen”, vertelt Jolanda Teeuwen, manager kwaliteit en ontwikkeling. Jolanda was projectleider in het In voor zorg!-traject. Er voor zorgen dat mensen vooral hun eigen kracht en talenten gebruiken, daar draait het om. Op eigen kracht betekent dan: zelfstandig verder, al dan niet met hulp uit het eigen netwerk of een vrijwilliger, zoals een maatje. “Onze aangescherpte visie hebben we vertaald in streefcijfers. Hiermee stimuleren we de organisatie om de gewenste beweging ook werkelijk in gang te zetten. We willen bereiken dat uiteindelijk tachtig procent van onze cliënten zonder professionele hulp verder kan. In 2015 zaten we nog op 55 procent, maar we zien nu al een verschuiving in positieve zin. We zijn op de goede weg”, vertelt Jeannette van Lanen, stafmedewerker kwaliteit en ontwikkeling bij de LEVgroep.

Een eigen cliënt-registratiesysteem

De LEVgroep ontwikkelde samen met VICT-informatici een eigen cliënt-registratiesysteem, V-office, dat het effect van de dienstverlening op cliënten in beeld brengt. Het is een integraal softwaresysteem dat een flexibele registratie mogelijk maakt en waarin persoonsdossiers zijn opgenomen. “We registreren zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens. Het is een heel flexibel systeem. Vragen over bijvoorbeeld autonomie, zelfredzaamheid en effect op cliënten kunnen we snel aanpassen en deze kwalitatieve registratie kunnen we snel uitdraaien. Het systeem is daardoor steeds net zo ver als ons denken”, zegt Jolanda Teeuwen. Het systeem biedt medewerkers structuur, helpt hen het werk zichtbaar en overdraagbaar te maken en is daarmee een belangrijk instrument voor zelfsturing. Tegelijkertijd geeft het systeem het management informatie voor interne sturing en levert het gegevens op voor de verantwoording naar opdrachtgevers.

Medewerkers van de LEVgroep worden nadrukkelijk betrokken bij de inrichting van het registratiesysteem. Zij kunnen aangeven welke vragen daarin volgens hen beantwoord moeten worden. “Sociaal werkers hebben van nature een weerstand tegen registreren, maar door hen erbij te betrekken, is duidelijk sprake van een kentering”, vertelt Jeannette van Lanen. “Er zijn inmiddels medewerkers die verzoeken indienen om het systeem zo in te richten dat hun werk beter zichtbaar wordt en daarmee ook hun bijdrage aan de transformatie. Dat is ook precies de bedoeling. Het registratieproces moet het werk dienen en is zeker geen doel op zich.”

Een brede voordeur

In het systeem wordt een aantal gegevens standaard ingevoerd, zoals: met welke vraag heeft iemand zich gemeld, is iemand verwezen, welke interventies zijn ingezet, kan iemand op eigen kracht verder of is er een vrijwilliger ingezet. Jeannette van Lanen: “In onze eigen sociale wijkteams zijn verschillende specialismen vertegenwoordigd, zoals het ouderenwerk en het maatschappelijk werk. In het verleden hadden al die diensten als het ware een eigen voordeur. Klopte iemand vroeger bij ons aan met een vraag voor het maatschappelijk werk, dan werd die daarnaar verwezen. Nu zijn al onze agogen in eerste instantie generalisten aan een brede voordeur van een wijkteam: zij beoordelen de vraag van de inwoner en onderzoeken of de inwoner de vraag zelf, met hulp van het eigen netwerk of met een vrijwilliger op kan lossen. Lukt dat niet, dan verwijst de medewerker pas naar een interne of externe ‘specialist’. We zien al dat het steeds vaker lukt om iemand in een eerste gesprek op weg te helpen.” Het registratiesysteem ondersteunt dit proces, zo leert de praktijk. Nu medewerkers allemaal hun gegevens in V-office registreren, zien ze wat collega’s doen en leren ze van elkaar. Ze zijn daardoor meer gaan samenwerken.

In de praktijk

Jeannette van Lanen geeft een mooi voorbeeld van de manier waarop de organisatie verandert door nog meer te focussen op de eigen kracht van mensen. Zo meldde zich een vrouw met psychiatrische problemen die zich eenzaam voelde. Ze slikte medicijnen en soms gedroeg ze zich wat vreemd. Ze was bang dat mensen in de wijk haar maar raar vonden. De vrouw kreeg in het eerste gesprek de vraag wat zij de buurt zou kunnen bieden. Ze vertelde dat ze graag iemand in de tuin wilde helpen en ook wel taalles wilde geven. De medewerker van de LEVgroep organiseerde vervolgens een bijeenkomst in de buurt, waar de vrouw haar verhaal vertelde. “Nu geeft ze taalles en helpt iemand in de tuin. De begeleiding vanuit de GGZ is gebleven, maar verder doet ze het op eigen kracht. Ze is niet meer zo eenzaam en heeft meer zelfvertrouwen gekregen.”

Ook op wijkniveau worden mooie resultaten geboekt. Zoals ‘de club van 24’: het initiatief van een opbouwwerker die in een wijk een club van inwoners vormde die allemaal 24 uur per jaar vrijwilligerswerk willen verlenen. Wat er op wijkniveau gebeurt, laat het registratiesysteem heel goed zien, vertelt Jeannette van Lanen. “We kunnen precies zien welke vragen in de wijken zijn opgepakt en dat is ook heel handig in de verantwoording die we naar gemeenten afleggen. Er wordt nu veel meer gekeken naar het effect van onze dienstverlening, waar het vroeger vooral over getallen ging.”

Nieuw is dat in een beveiligde omgeving ook cliëntendossiers digitaal ingezien kunnen worden. Door cliënten zelf en, als cliënten dat goed vinden, ook door vrijwilligers. “We blijven het systeem aanpassen aan de behoeften van de praktijk”, besluit Jolanda Teeuwen. “Het is eigenlijk nooit af.”

Meer weten

Dossier(s)

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg