invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

De Haardstee inspireert haar medewerkers met kenniscafés

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

De zorg verandert en organisaties veranderen mee. Voor medewerkers is dat niet altijd even gemakkelijk. Want hoe blijf je goed op de hoogte van de laatste ontwikkelingen? En hoe weet je dat je op de goede weg bent? De Haardstee organiseert kenniscafés waar medewerkers met dezelfde teamrol kennis opdoen en ervaringen uitwisselen, organisatiebreed. Even los van de dagelijkse hectiek verdiepen ze zich samen in de invulling van hun rol. ‘Kenniscafés zijn een prachtig middel om te reflecteren en te inspireren.’

6 teamrollen

De Haardstee begeleidt mensen met een verstandelijke en/of psychiatrische beperking bij wonen, werken en vrije tijd. De organisatie bevindt zich midden in een beweging naar zelfsturende teams. Sinds 1 januari 2016 organiseren de teams de begeleiding van een groep cliënten en de organisatie van de locatie zelfstandig, met ondersteuning van een teamcoach. Om dit proces soepel te laten verlopen, heeft elk team 6 teamrolhouders met een specifieke taak:

  • cliëntenzorg
  • kwaliteit en veiligheid
  • planning en roosteren
  • personeelszorg
  • facilitaire zaken
  • financiën

‘De teamleden deden al veel zelf, toch moeten ze wennen aan zelfsturing en de teamrollen’, vertelt gedragskundige Marijke de Weerd. ‘Daarom hebben we kenniscafés opgezet. Per teamrol gaan we met de betreffende werkers aan de slag. Door kennis over te dragen, tips uit te wisselen en mensen mee te laten denken groeien ze in hun rol.’

14 juni Kenniscafé teamrolhouders cliëntenzorg

Inmiddels is De Haardstee bezig met de tweede ronde kenniscafés. De eerste ronde begin dit jaar was vooral gericht op kennismaking met de nieuwe rol. ‘Nu zoeken we verdieping, om mensen nog beter toe te rusten voor hun rol’, zegt Marijke. Het tweede kenniscafé voor de teamrolhouders cliëntenzorg op 14 juni ging daarom over werken vanuit een andere mindset. ‘Dat is een van de 3 pijlers van de veranderopgave van De Haardstee. Kort gezegd draait het om zelfregie, resultaatgericht werken, het sociale netwerk en eigen kracht. Oftewel van “zorgen voor” naar “zorgen dat”.’ Dat zijn ook precies de punten die in de taakomschrijving van de teamrolhouders cliëntenzorg staan.

Begeleidingsstijl

Het kenniscafé start met een informatief gedeelte. Krista van de Voort, coördinator netwerk en vrijwilligers bij De Haardstee, en gedragskundige Nienke Spruijt leggen uit dat de mindset op zich niet nieuw is, maar de bijbehorende begeleidingsstijl misschien wel. 4 termen staan centraal: ontwikkeling, eigen kracht, eigen regie en sociaal netwerk. ‘Vinden jullie dit ook goede termen?’, vragen ze aan de teamrolhouders. Dat is een goede vraag, want onmiddellijk barst discussie los. Alle aanwezigen zijn het erover eens dat het handig is als de termen aansluiten bij de cliënt. Dan zijn wellicht andere woorden nodig. ‘Wat jij wil, wat jij kunt, wat je bent en met wie’, oppert een teamrolhouder. ‘Nog leuker zou het zijn als cliënten zelf iets verzinnen’, zegt een ander. Verschillende teamrolhouders vinden dit een goed idee. Zij gaan de termen van de begeleidingsstijl met cliënten bespreken en koppelen de resultaten terug.

Kleine dingen

De discussie is een goed voorbeeld van het doel van het kenniscafé: een plek waar teamrolhouders van en met elkaar kunnen leren. Op de vraag of de teamrolhouders ook successen op een van de 4 gebieden van de begeleidingsstijl willen delen blijft het even stil. Toch zijn de succesverhalen er wel. Zoals de cliënt die nieuwe kleren nodig heeft en besluit niet te wachten tot de afspraak met de persoonlijk begeleider, maar zelf alvast iets uitzoekt. Of de cliënt die zich best zelf kan scheren, terwijl zijn persoonlijk begeleider dat altijd deed. Of de cliënten van de dagbesteding die niet meer gehaald hoeven te worden omdat ze nu zelfstandig op de fiets gaan. ‘Er gebeuren al heel veel dingen’, licht Krista na afloop toe. ‘Maar ik denk dat werkers er nog bewuster van mogen zijn dat het om kleine dingen gaat. Een cliënt die een vrijwilliger zoekt kan bijvoorbeeld best zelf of samen het profiel invullen, dat bestaat uit 4 eenvoudige vragen. Nu doet de persoonlijk begeleider dat nog te vaak. Zodra ik contact heb met cliënten probeer ik ze zoveel mogelijk zelf te laten doen. Een mailtje sturen en een afspraak maken zijn ook eigen regie. Zo versterken we hun gevoel van eigenwaarde enorm.’

Motiveren

Alle teamrolhouders zijn het erover eens dat de grootste uitdaging zit in van ‘zorgen voor’ naar ‘zorgen dat’. ‘Veel begeleiders zijn zorgers’, zegt een teamrolhouder. ‘Ze zijn gewend even snel dingen te regelen en te doen. Het is belangrijk daar alert op te zijn.’ Nienke en Krista haken erop in door te vragen wat de teamrolhouders daarvoor nodig hebben. Een medewerker van een locatie waar vooral oudere cliënten wonen noemt vrijwilligers. ‘Onze cliënten hebben nooit geleerd wat eigen kracht en eigen regie is. Ze zijn moeilijk te motiveren. Maar vrijwilligers vinden vaak wel een ingang.’ Een ander geeft aan dat het de kunst is om goed te luisteren naar cliënten en vervolgens ook iets met hun suggesties te doen. ‘Ik hoorde dat cliënten graag een fitnessruimte willen, het zou leuk zijn als wij dat kunnen faciliteren.’ Weer een ander stelt voor af en toe begeleidingsgesprekken te filmen. ‘Daar leer je zo veel van. Vaak stuur je meer dan je denkt.’ Andere voorstellen zijn de termen van de begeleidingsstijl meenemen in evaluatiegesprekken met de cliënt, de begeleidingsstijl als vast punt laten terugkomen op teamvergaderingen en scholing in gesprekstechnieken.

Contact met collega’s

Voor Sylvia Baak was dit het eerste kenniscafé. ‘De eerste keer was ik nog met zwangerschapsverlof. Ik vond het fijn om even bewust stil te staan bij de invulling van mijn rol.’ Sylvia is een van de teamrolhouders die de termen van de begeleidingsstijl gaat toetsen bij cliënten. ‘Dat vind ik leuk. Al tijdens het kenniscafé kreeg ik allerlei ideeën. Bijvoorbeeld dat wij denken dat we andere bewoordingen aan de termen moeten geven, maar is dat wel zo? Op onze locatie moet je ervoor oppassen het niet te kinderlijk te maken. Cliënten moeten zich wel serieus genomen voelen.’ Ze vindt dat De Haardstee met de kenniscafés een goed signaal geeft. ‘De organisatie laat zien dat ze over de veranderingen nadenkt en vraagt ons om input. En iedereen krijgt de ruimte om zijn verhaal te doen, ook als je minder positief bent.’ Zelf vindt ze vooral het contact met collega’s van andere locaties sterk aan de kenniscafés. ‘Het is een van de weinige momenten dat je elkaar ziet. Je hoort hoe de dingen op andere locaties gaan. Daar leer ik echt van.’

Tips voor andere organisaties

Gedragskundige Marijke is samen met Rachel Brussee van het directiesecretariaat betrokken bij alle kenniscafés. Ze zijn erg enthousiast. ‘Kenniscafés zijn een prachtig middel om te reflecteren en te inspireren. In het proces naar zelfsturing is het een gezamenlijk moment waarop alle teamrolhouders – de zelfsturende praktijk – en ondersteuners en managers – de organisatie – even stilstaan bij hoe het gaat. Waar staat iedereen en hoe ontwikkelt de teamrol zich? Inspiratie komt van 2 kanten. Van de organisatie met nieuwe informatie of kennis rond beleid, maar vooral van de teamrolhouders onderling die veel tips en trucs voor elkaar hebben.’ Wel waarschuwt ze dat er heel wat komt kijken bij de organisatie van kenniscafés. Haar tips voor andere organisaties zijn:

  • Goede inbedding
    ‘De kenniscafés moeten onderdeel zijn van het grote veranderproces naar zelfsturende teams. De organisatie geeft de rode draad aan, de kenniscafés dienen voor reflectie en inspiratie. Zorg voor een goede inbedding van de kenniscafés in dit proces.’
  • Goede voorbereiding
    ‘Zorg dat mensen er echt iets aan hebben. Ze maken er 2 uur tijd voor vrij of komen op hun vrije dag. Dan moeten ze geïnspireerd naar buiten gaan. Zodat ze er de volgende keer weer zijn.’
  • Goede nazorg
    ‘Maak een verslag en mail dat naar alle aanwezigen. Stuur ook de stukken waar mensen om gevraagd hebben. Kom je beloftes na.’
  • Maak het interactief
    ‘Start met een informatief gedeelte en maak vervolgens ruimte voor het verhaal van mensen: Hoe gaat het? Waar lopen jullie tegenaan? Splitst zo nodig op in kleine groepjes, doe activerende oefeningen. Zorg dat je iemand voor de groep hebt staan die hier feeling mee heeft. Want de uitwisseling onderling is echt goud waard, ze inspireren vooral elkaar.’
  • Maak tijd
    ‘Wij hebben 6 teamrolhouders. Voor elke groep organiseren we kenniscafés. Als straks de tweede ronde is afgesloten, hebben we dus al 12 kenniscafés gehad. Dat kost enorm veel tijd. Zorg dat iemand daar ook tijd voor krijgt.’

Interview door Ingrid Brons

Meer weten

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg