invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Zuidwester verbindt regie en regelruimte

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Stichting Zuidwester wil in 2020 tot de beste zorginstellingen van Nederland horen en de medewerkers- en cliëntentevredenheid verhogen naar een 8. Om dat te bereiken kiest de organisatie voor werken in zelfverantwoordelijke teams en een besturingsfilosofie waarin dienend leiderschap een grote rol speelt. In maart 2014 startte een pilot met 16 ontwikkelteams. Bottom-up, zonder kaders, gingen de medewerkers zelf ontdekken wat er nodig is voor zelforganisatie. Uitrol naar de rest van de organisatie wordt nu ontwikkeld. Ondertussen besteedt de organisatie veel aandacht aan alle veranderingen die voortkomen uit de nieuwe besturingsfilosofie. En meer specifiek aan de verbinding tussen de zelforganiserende teams en de ondersteunende diensten. Verdiepingsdagen, Green Belt lean-management, kennis- en cultuurdagen en bijvoorbeeld droomsessies spelen een belangrijke rol.

Verdiepingsdag

Stichting Zuidwester biedt zorg en ondersteuning aan kwetsbare burgers. Dit gebeurt in de vorm van wonen, dagbesteding, individuele begeleiding en behandeling. Zuidwester heeft ruim 160 locaties en is actief in het zuidwesten van Nederland. In maart 2014 gingen 16 ontwikkelteams enthousiast met zelforganisatie aan de slag. Ze trapten af met een startbijeenkomst om de taken en verantwoordelijkheden opnieuw te bezien. In mei volgde een tweede bijeenkomst om de stand van zaken te peilen. In september besloot Zuidwester een eerste verdiepingsdag te organiseren. Onder andere om de verbinding tussen de zelforganiserende teams en de ondersteunende diensten te verbeteren.

Dialoogtafels

‘Er was nogal wat onbegrip over en weer’, vertelt leidinggevende en projectleider Ivonne Borgijink. ‘Via dialoogtafels tussen teammedewerkers en medewerkers van de ondersteunende diensten, konden we mensen dichter bij elkaar brengen. Dat was een succes, gewoon omdat mensen elkaar in levende lijve zagen. Want met 160 over Zuid-West-Nederland verspreide locaties is dat in de dagelijkse praktijk best moeilijk. Dan is elkaar een keer face-to-face spreken al winst.’ Dat Zuidwester hiermee een belangrijke basis legde, werd duidelijk op de tweede verdiepingsdag in januari 2015. ‘Teams en ondersteunende diensten waren duidelijk respectvoller naar elkaar en konden goed luisteren. Er was sprake van meer wederzijds begrip.’

Werkprocessen

Ondertussen was de raad van bestuur bezig een besturings- en managementfilosofie te ontwikkelen. Ivonne: ‘Het werd steeds duidelijker dat de teams en de ondersteunende diensten onvoldoende inzicht hebben in elkaars werkprocessen. En dat het goed is als de ondersteunende diensten zich meer bewust worden van wat hun klanten – de cliënten en de teams dus – nodig hebben.’ Daarom hebben de ondersteunende diensten nu de opdracht hun werkprocessen in beeld te brengen. Eind 2016 moet het klaar zijn. ‘Verbeterend leren staat daarbij centraal. Daarvoor gebruiken we het lean-gedachtegoed en de methodieken die daarbij horen, maar lean staat niet op de voorgrond.’ Wat wel op de voorgrond staat is de klantwaarde. ‘Ofwel, hoe dien je de klant. De inventarisatie van de werkprocessen moet dat duidelijk maken.’

Green Belt

Om de inventarisatie van de werkprocessen te begeleiden volgt een aantal mensen de Green Belt training in lean-management, waaronder ook Ivonne. ‘Het is ontzettend leuk. We leren te denken in werkprocessen in plaats van in hokjes. Daarmee bedoel ik dat we geneigd zijn om te veel naar afdelingen en functies te kijken. Bijvoorbeeld “dat is iemand van de salarisadministratie en dat is iemand van P&O”. Maar het zijn geen groepen die dingen op hun eigen houtje doen. Vaak zijn meerdere afdelingen onderdeel van hetzelfde werkproces. Als je dat zichtbaar kunt maken en dan ook leert of hoort waar medewerkers tegenaan lopen in het proces, kun je het werkproces anders indelen. En vervolgens ook klantwaardig maken.’

Plan van dienst

Ook Adrienne van Voorthuizen is Green Belt in opleiding. Ze is medewerker planning & control en accountmanager voor de regio Zeeland en Brabant. Daar heeft ze nu 4 aanspreekpunten, namelijk één regiodirecteur en 3 leidinggevenden. Omdat de kaders voor de zelfverantwoordelijke teams nog niet duidelijk zijn, weet ze nog niet hoe de ondersteuning straks vorm zal krijgen. Maar de teams die al zelforganiserende teams kunnen nu direct bij de ondersteunende diensten aankloppen met vragen. ‘Dat is ontzettend leuk. Ik ben bij alle pilotteams in mijn regio langsgegaan, soms zelfs twee keer. Ik maak transparant wat wij doen, waardoor teams meer inzicht krijgen. Wel merk ik dat het ene team dit fijn vindt, terwijl een ander team er nog niet aan toe is en het soms zelfs liever niet in het pakket wil.’

Zuidwester is inmiddels gestart met het project ‘Plan van dienst’. Door met lean-management processen te vereenvoudigen en de klantwaarde te verhogen wordt de ondersteuning geoptimaliseerd. In het kader van haar Green belt-opleiding brengt Adrienne nu een relatief eenvoudig proces in beeld. Samen met een collega kijkt ze hoe ze het intakeproces kunnen optimaliseren. Haar eerste ervaringen zijn positief. Dat komt vooral door de reacties die ze krijgt. ‘Mensen merken dat we het nu echt gaan aanpakken. Want vaak lopen ze al tijden tegen dingen aan. Ze zijn ook ontzettend betrokken. Dat is hartstikke leuk.’

Kennis- en cultuurdagen

Om de visie en de besturingsfilosofie te delen en vooral ook de dialoog hierover aan te gaan met de medewerkers organiseerde Zuidwester onlangs 7 kennis- en cultuurdagen. ‘Zeven, zodat alle medewerkers, 1800 in totaal, er een konden bijwonen’, vertelt Ivonne. Het ochtendprogramma stond in het teken van visie en cultuur. ‘Dat was een plenair programma, met aandacht voor de besturingsfilosofie, de kernwaarden en het tijdspad. Maar ook de cliënt kwam aan bod. Cliënten vertelden hoe ze de regie bij Zuidwester ervaren.’ ‘s Middags stonden inspirerende workshops op het programma, zoals de workshop Droomsessies. ‘De dagen waren een groot succes, de opkomst was ruim 80%. Veel medewerkers hebben het als heel prettig en laagdrempelig ervaren. Ze voelden dat ze er weer bij betrokken werden.’

Meten

Om het effect van de kennis- en cultuurdagen te meten, vroeg Zuidwester de aanwezige deelnemers om via hun mobieltje hun stem uit te brengen, zowel na het ochtend- als na het middagprogramma. De scores toonde de organisatie direct op 2 grote schermen. Een van de vragen luidde ‘in hoeverre voel je je betrokken door deze dag’. Ivonne: ‘Daar kwamen hoge scores uit. De keuze om de medewerkers direct om hun mening te vragen hebben we heel bewust gemaakt. Doe je het een dag later, dan reageren veel mensen niet meer. Dan is het alweer te ver weg of te druk. Bovendien worden mensen tegenwoordig overspoeld met enquêtes.’ Volgend jaar organiseert Zuidwester weer kennis- en cultuurdagen. ‘De raad van bestuur wil de dialoog blijven aangaan en weten of we nog steeds allemaal op één lijn zitten. Ze willen de stip op de horizon helder houden.’

Droomsessies

Op de kennis- en cultuurdagen konden de medewerkers ook een workshop Droomsessies volgen. Droomsessies behoren tot het instrumentarium van de zelforganiserende teams. ‘Het is een prachtig middel om binnen de driehoek cliënt-medewerker-familie doelen, dromen, verwachtingen en verantwoordelijkheden boven tafel te krijgen’, vertelt Ivonne. ‘Het idee is dat mensen onder begeleiding van een buitenstaander echt gaan zitten dromen. En dan zie je ze geïnspireerd raken en begrip krijgen voor elkaars situatie.’ Droomsessies kun je echter ook prima op een vergadering toepassen of op teams en ondersteunende diensten samen. ‘‘Hoe ziet het werkproces er in jullie dromen uit’ is dan de insteek. Die benadering geeft gelijk een heel ander gevoel.’ Toekomstgericht dromen, de ballast even achterlaten, Ivonne wordt er blij van. En Adrienne ook. ‘Ik heb de workshop gevolgd en was meteen enthousiast. Want sommige dingen zijn zo simpel te organiseren. “Ga het doen” denk ik dan. Misschien kunnen we ook een droomsessie met onze afdeling doen. Samen dromen over hoe onze toekomst eruit kan zien.’

Interview door Ingrid Brons

 

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg