invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Zonnehuisgroep Amstelland objectiveert werkdruk met dashboard

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Is de zorgafdeling in balans of niet? Dat inzicht wil Zonnehuisgroep Amstelland medewerkers en leidinggevenden van zorgafdelingen bieden. De verhouding tussen zorgvraag, zorgaanbod en financiën bepaalt die balans. Samen met In voor zorg! ontwikkelt de organisatie een werkdrukmonitor: een overzichtelijk dashboard dat de zorgteams straks dagelijks kunnen raadplegen. Bestuurder Marjan Sprecher: ‘Het dashboard toont de mate waarin het team aan de zorgvraag kan voldoen. Zo willen we de werkdruk objectiveren.’

Werkdruk

Zonnehuisgroep Amstelland biedt ouderen deskundige zorg en ondersteuning. Aan huis én in de moderne woonzorgcentra met een prettige  leefomgeving. Circa 1300 medewerkers zetten zich in voor ongeveer 1800 ouderen. De medewerkers van Zonnehuisgroep Amstelland zijn tevreden, maar ervaren wel werkdruk. ‘Werkdruk is iets wat je voelt’, zegt Marjan Sprecher. ‘Het is een subjectief gegeven. Het is een thema dat als een rode draad door alle processen heen loopt. Het houdt ook verband met veiligheid. Want als de werkdruk te hoog is, kun je de veiligheid niet garanderen. De werkgroep veiligheid kwam daarom met de suggestie de werkdruk meer te objectiveren. Al snel was het idee van een dashboard geboren. Maar een dashboard ontwikkelen kunnen we niet alleen. Via diverse media kenden we de ondersteuningsmogelijkheden van In voor zorg!. We besloten een aanvraag te doen.’ Dat was zomer 2010. Inmiddels is met hulp van In voor zorg-coach Marco van Putten het dashboard bijna klaar. Binnenkort starten 3 pilotteams.

Werkomgeving

‘Het In voor zorg-traject komt ook voort uit de deelname van Zonnehuisgroep Amstelland aan het project Excellente Zorg’, legt Marco van Putten uit. De gedachte achter Excellente Zorg is: wanneer verpleegkundigen en verzorgenden hun werk optimaal kunnen doen, stijgt de kwaliteit van de zorg. Bovendien gaan medewerkers dan niet op zoek naar een andere werkgever en verlaten ze het vak niet. Excellente Zorg meet daarom de werkomgeving, met vragen als: zijn de collega’s vakbekwaam, wat zijn de opleidingsmogelijkheden, is er voldoende personeel, hoe staat het met de autonomie van de medewerker? ‘Zonnehuisgroep Amstelland scoorde goed op vrijwel alle essentiële punten, behalve de beleving van de werkdruk. Daar wilde de organisatie iets mee doen. Want Zonnehuisgroep Amstelland wil een aantrekkelijke werkgever blijven. Ook omdat de arbeidsmarkt in de regio Amstelland-Meerlanden krap is.’

Lijstjes

In een aantal bijeenkomsten bepaalde Zonnehuisgroep Amstelland zelf de vorm en inhoud van het dashboard. Aan de bijeenkomsten namen de leden van de werkgroep veiligheid, de locatiemanagers, hoofden zorg, de HEAD, het hoofd roosterplanbureau en het hoofd Informatie  en Automatisering (I&A) deel. Centraal stond de vraag hoe werkdruk ontstaat.

Marco van Putten: ‘Natuurlijk zijn verschillende antwoorden mogelijk. De meest simpele verklaring is dat er te weinig mensen zijn. Maar het kan ook te maken hebben met de manier waarop de medewerkers de zorgvraag beantwoorden. Met andere woorden, sluit het zorgaanbod wel aan? Hier zijn de zorgzwaartepakketen (ZZP’s) leidend.’ De deelnemers stelden lijstjes op met informatie die ze terug wilden zien in het dashboard. Informatie over ziekteverzuim bijvoorbeeld en vacatures. ‘Zo is een echt Zonnehuisgroep Amstelland-dashboard ontstaan, op maat. Andere organisaties zouden andere accenten leggen. Dit bevordert ook het gebruik straks, het moet echt van henzelf zijn.’

Wijzerplaten

Het dashboard omvat nu de volgende onderdelen, weergegeven als ‘wijzerplaten’ op een dashboard:

  • de werkdruk: de ingezette formatie afgezet tegen de zorgvraag op basis van de ZZP’s
  • de kwaliteit: de ingezette kwalificatie van het personeel afgezet tegen de gevraagde kwalificatie op basis van de ZZP’s
  • Financiën: de inkomsten uit de ZZP’s afgezet tegen de kostenvan het leveren van de zorg
  • het ziekteverzuim
  • het aantal vacatures

‘De gegevens komen uit bestaande systemen’, vertelt Marjan Sprecher. ‘Het dashboard moet dus aansluiten op wat we al hebben. Eigenlijk is dat het lastigste onderdeel van het traject: zorgen dat de ICT goed werkt.’ Elke zorgafdeling heeft straks een eigen dashboard. De wijzerplaten geven aan of de afdeling in balans is of niet. Staat de wijzer in het groen, dan zijn vraag en aanbod goed op elkaar afgestemd. De oranje en rode zone betekenen ‘actie ondernemen’, respectievelijk op korte termijn of direct.

Verzorgenden

Het is de verantwoordelijkheid van de locatiemanager en het hoofd zorg om in actie te komen als een van de wijzerplaten in het oranje of rood staat. Wanneer ze op de wijzerplaat klikken, zien ze een scherm met een specificatie. Hier vinden ze de gegevens die tot de waarde op de wijzerplaat hebben geleid. Marjan Sprecher: ‘De leidinggevenden staan er positief tegenover. Ze zien het als een handvat. We leven in de eeuw van de transparantie en dit hoort daarbij!’

Het dashboard is echter nadrukkelijk ook voor de verzorgenden bedoeld. ‘We willen dat de medewerkers van de zorgafdeling elke dag het dashboard kunnen bekijken. Staan we goed vandaag? Het dashboard is geen managementtool, het is ontwikkeld voor de werkvloer. Verzorgenden zullen ook getraind worden. Ze moeten ermee om kunnen gaan, het kunnen duiden.’ De bekendheid van het dashboard is nog beperkt, maar de reacties zijn enthousiast. ‘Na een oproep op intranet hadden zich binnen een dag al drie pilotteams aangemeld. Ook de ondernemingsraad is geïnteresseerd in de voortgang.’

Interactie

Marjan Sprecher is blij dat Zonnehuisgroep Amstelland door In voor zorg! gefaciliteerd wordt. ‘Als organisatie sta je natuurlijk niet met de handen op de rug. Er is sprake van een interactie. Je bepaalt zelf of het een succes wordt of niet.’ De diversiteit maakt het een bijzonder project voor de In voor zorg-coach. ‘In de voorbereiding was Marco ondersteunend bij het geven van structuur. Bij de ontwikkeling van het dashboard lag de nadruk juist op procesbegeleiding, zorgen dat er een goed instrument ontstaat.’ Straks in de implementatiefase, die In voor zorg! mogelijk ook gaat begeleiden, staat het coachen en trainen van mensen centraal. Uiteindelijk gaan alle 8 locaties van Zonnehuisgroep Amstelland het dashboard gebruiken.

Zwart-wit

Is de organisatie niet bang dat het dashboard te veel gewicht in de schaal gaat leggen? Stel dat alle wijzerplaten in het groen staan en de verzorgende ervaart nog steeds werkdruk. Wat gebeurt er dan? ‘Hard werken en toch het gevoel hebben niet alles te kunnen doen is vervelend’, zegt Marco van Putten. ‘Het dashboard is dan in ieder geval een basis om over de gevoelde werkdruk te praten. Misschien kan de manier van werken anders of legt de medewerker de lat te hoog.’ ‘Werkdruk is nooit zwart-wit’, vult Marjan Sprecher aan. ‘Er spelen altijd gevoelens mee, het is subjectief. Het dashboard helpt wel om het gevoel iets zwart-witter te maken, even back to business. De leidinggevende gaat dan met de verzorgende in gesprek, kan het gevoel misschien zelfs wegnemen. Het dashboard is en blijft dus niet meer dan een hulpmiddel.’

Meer weten

Meer informatie over de deelname van Zonnehuisgroep Amstelland aan het In voor zorg-traject

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg