invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Zonnehuisgroep Amstelland brengt werkdruk in balans

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Een dashboard met 1 meter die aangeeft of de organisatie in balans is: dat is het idee. Zonnehuisgroep Amstelland is hard op weg om dat waar te maken. Voornaamste meerwaarde van die ene meter is dat snel kan worden ingegrepen als de werkdruk te veel oploopt. En daarmee kan het dashboard medewerkers ontlasten als er onnodig teveel druk op hun dagelijkse praktijk dreigt te komen.

‘Minder werkdruk voelen, leidt tot meer aandacht voor de cliënt. Het heeft ook met veiligheid te maken: als de werkdruk te hoog is, kun je de veiligheid niet garanderen’, zei bestuurder Marjan Sprecher aan het begin van dit In voor zorg-traject.

Verdere verfijning

Zonnehuisgroep Amstelland ondersteunt met 1.300 medewerkers 1.800 ouderen thuis en op elf locaties in Amstelveen, Amsterdam-Zuid Ouder-Amstel en de Ronde Venen.

De ontwikkeling van de werkdrukmeter voltrekt zich fasegewijs. Vorig jaar werd met steun van In voor zorg-coach Marco van Putten gewerkt aan een dashboard met vijf wijzerplaten. Werklast, de juiste mix van ingezette kwalificaties, de verhouding tussen de inkomsten uit de zorgzwaartepakketten (ZZP's) en de kosten van de geleverde zorg, het ziekteverzuim en het aantal vacatures: dat alles moest worden gemeten.

Vier van die wijzerplaten zijn inmiddels gerealiseerd. Ze zijn op een locatie van Zonnehuisgroep Amstelland ook uitvoerig uitgetest. Maar gaandeweg het bouwen van dit dashboard rees de vraag of het niet allemaal niet nog net wat slimmer kon. In een brainstorm kwam vervolgens de werkdrukmeter naar voren als een verfijning van een dashboard met verschillende meters, opdat medewerkers duidelijker zicht hadden op factoren die de werkdruk opvoeren. Het idee is dat de andere tot nu toe ontwikkelde meters in deze ene meter samenvloeien zodat je letterlijk in één oogopslag kunt zien hoe het er voor staat.

Relevante stuurinformatie

Noodzakelijke stap 2 is dan wel dat er zonodig per direct actie wordt ondernomen om de bedrijfsvoering weer in balans te brengen. Directeur bedrijfsvoering Pieter Steenbergen: ‘Als bij een alarmerende situatie niet direct wordt ingegrepen, heeft het systeem geen zin’.

Per saldo snijdt het mes van de werkdrukmeter aan twee kanten. Enerzijds kan het medewerkers ontlasten, anderzijds biedt het management-informatie een mooie aanvulling op evaluerende rapportages met relevante informatie over bijvoorbeeld de ZZP-mix.

Sneller boven tafel komen

Klinkt allemaal veelbelovend, maar er zijn nog een paar beren op de weg. Marjan Vos, hoofd informatiemanagement & automatisering: ‘Het werkt alleen als de meter realtime informatie geeft’. En daar zit nu een beetje het knelpunt. Eén van de informatiestromen die de werkdrukmeter voedt, betreft het ziekteverzuim. Marjan Vos: ‘Die gegevens worden drie keer per week centraal ingetikt. Daarmee hebben we dus geen realtime informatie. Voor de werkdrukmeter hebben we informatie nodig die maximaal een half uur oud is’.

Het gaat niet alleen om het ziekteverzuim, ook voor andere gegevens is het fijn als ze sneller boven tafel komen. Actuele informatie over het aantal medewerkers dat in dienst is en over het ruilen van diensten zijn voorbeelden van gegevens die ook meewegen in de werkdrukmeter.

Herijking van de processen

In het vinden van een oplossing voor de registratie van het ziekteverzuim zit overigens een mooie verdieping waardoor een technisch snufje de organisatie van de hele bedrijfsvoering raakt. Pieter Steenbergen: ‘We zijn bezig om het proces aan te passen, zodat niet op centraal niveau maar door de medewerker of teamleider zelf snel en makkelijk kan worden doorgegeven dat er een ziek- of een betermelding is. We doen dat met behulp van de webportal van Raet Online.’

Marjan Vos: ‘In feite zijn we met de werkprocessen aan het herijken. Dat leidt tot een situatie waarin de regie lager in de organisatie ligt. Pieter Steenbergen: ‘Meer nog, het kan leiden tot een hogere tevredenheid van medewerkers, omdat ze beter hun eigen situatie kunnen sturen’.

Om deze redenen is de werkdrukmeter veel meer dan een technisch dingetje. Ondernemingsraad en Cliëntenraad zijn inmiddels betrokken bij de andere manier van denken en werken die nodig is de werkdrukmeter tot een functioneel instrument te maken. Goed beschouwd kunnen historici zich later het hoofd breken over oorzaak en gevolg: wat was er eerder, het idee van de werkdrukmeter of het besef dat verantwoordelijkheden anders belegd moeten worden?

De complexiteit van eenvoud

Marjan Vos: ‘Als dit aspect is opgelost, liggen er nog enkele kleine adders onder het gras. De informatie die in de werkdrukmeter samenvloeit, komt uit verschillende systemen. De koppeling van de diverse systemen gebeurt op verschillende momenten. Soms één keer per nacht, in andere gevallen één keer per week. Ook dat moeten we nog oplossen’.

Eigenlijk is er nog een hobbel. Pieter Steenbergen: ‘We proberen de werkdrukmeter zo gebruikersvriendelijk mogelijk te maken, zodat iedereen gemotiveerd is om er mee te werken en zodat de begeleiding beperkt kan blijven. Maar hoe simpeler je het maakt, hoe complexer de techniek en de processen zijn waarmee je die eenvoud kunt bereiken’.

Groen, oranje, rood

De werkdrukmeter ziet er straks niet uit als een soort klokje maar als een verkeerslicht op het beeldscherm van de afdelingen: rood wil zeggen dat de werkdruk te hoog is, oranje geeft aan dat de werkdruk aan het stijgen is en bij groen is alles mooi in balans. Pieter geeft desgevraagd aan dat – voor zover hij weet – geen andere organisatie in Nederland de werkdruk in de organisatie weergeeft met de verkeerslichten groen, oranje en rood.

Kennis delen

Eind oktober wordt Raet-Online getest en worden inconsistenties eruit gehaald. Daarna kan de laatste meter worden gemaakt, waarbij In voor zorg! is gevraagd als begeleider. Voorjaar 2013 moet de meter (in de vorm van een digitaal verkeerslicht) dan ook echt gaan draaien, met de benodigde begeleiding en scholing.

Pieter Steenbergen: ‘Uiteindelijk heeft de doorontwikkeling van verschillende meters naar één slimme werkdrukmeter langer geduurd dan we tevoren dachten. Maar het is het wachten zeker waard. We hebben met deze aanpak straks een efficiency-voorsprong op andere organisaties om ons heen’. Toch wil Zonnehuisgroep Amstelland de kennis die nu wordt opgebouwd niet voor zichzelf houden. ‘Daarom doen we ook mee met In voor zorg! Dit is geen vechtmarkt. Als hiermee de zorg beter kan functioneren, dan willen we deze kennis graag delen’.

Interview door Rob van Es.

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg