invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

ZGAO wil verzuim halveren

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Zorggroep Amsterdam-Oost (ZGAO)maakte in een jaar tijd een turbulente positieve ontwikkeling door, begeleid door In voor zorg! Deze ontwikkeling wordt in beeld gebracht via een drieluik. In deel 2 geven PO&O-manager Maya Moor en afdelingsmanager Tina Ujvari aan op welke manier zij werken aan het terugdringen van ziekteverzuim.

Maar liefst 12,8%. Zo hoog lag in 2010 het gemiddeld ziekteverzuimpercentage (inclusief zwangeren) bij Zorggroep Amsterdam Oost. De organisatie besloot najaar 2010 om samen met In voor zorg! het percentage fors omlaag te gaan schroeven. PO&O-manager Maya Moor, sinds 1 juni 2011 in dienst, brengt in deze verbeterslag graag een nuance aan: ‘Tweederde van onze mensen verzuimt nooit of bijna nooit. Het hoge percentage komt vooral voor rekening van 1/3 van de medewerkers. Daarbij valt op dat het vooral om langdurend verzuim gaat. Het verzuim doet zich met name voor in de zorg en bij de facilitaire dienst. Minder bij de afdelingen behandeling en begeleiding en bij ondersteunende diensten.’

Achtergrond verzuim

Eén van de verklaringen voor het hoge ziekteverzuim is dat de aandacht van het management tot voor kort meer bij het geld dan bij de mensen lag. Tot en met 2010 zat ZGAO in financieel zwaar weer. De focus van het management lag dan ook vooral op het financieel drijvend houden van hun afdelingen. Daarbij kwam dat de inzet van personeel gezien de net ingevoerde zorgzwaartepakket (zzp) -systematiek niet goed liep. Maya Moor: ‘Inmiddels zijn de grootste financiële zorgen voorbij en kan het management zich weer meer gaan richten op het personeel.’

Tegelijkertijd stelt de organisatie ‘met de kennis van nu’ dat verzuim eigenlijk nooit zo als een onacceptabel probleem is ervaren. Afdelingsmanager Tina Ujvari die nog niet zo lang bij deze organisatie werkt: ‘Verzuim zit als het ware onderhuids. Het is naar ik heb begrepen een in de loop der jaren gegroeide houding waarin verzuim als zodanig werd geaccepteerd.’

Ziekte overkomt je, verzuim is een keuze

Tot zover de problemen. Het plan van aanpak dat het ZGAO-management en In voor zorg! maakten voor de aanpak van het verzuim gooit het over een andere boeg en accepteert verzuim als gevolg van ziekte niet langer als een onbeïnvloedbare vanzelfsprekendheid.

De kern van de benadering is verpakt in de slogan die het plan van aanpak begeleidt: ‘Ziekte overkomt je, verzuim is een keuze’. Maya Moor: ‘Daarmee geven we aan dat niet elk verzuim gerelateerd is aan ziek zijn. Als er andere redenen zijn dan ziekte om te verzuimen, dan moeten we daarover in gesprek met de medewerker. Maar ook bij ziekte zijn er nog allerlei alternatieven denkbaar dan verzuim waardoor iemand zich (gedeeltelijk) nuttig kan maken voor onze organisatie. Als een verzorgende last van haar rug heeft, kan ze wellicht tijdelijk een paar uur in de week zittend werken aan de roosters.’ Inmiddels zijn de doelen van het plan van aanpak strak neergezet: 7% verzuim eind 2011, 6% eind 2012 en 5% eind 2013.

Vlootschouw

Wat is er inmiddels gebeurd in de strijd tegen het overmatige verzuim? Uit het plan van aanpak rolde een stuurgroep die het terugdringen van het verzuim als doelstelling had. ‘In die stuurgroep zitten alle invloedrijke spelers binnen ZGAO. Dat is van belang, want als het terugdringen van het verzuim ergens niet wil vlotten, kan dwars door alles heen geïntervenieerd worden.’ Ook is een projectgroep opgestart met twee zorgmanagers en een Personeel en Organisatie (P&O)-adviseur.

Maya Moor: ‘Voor elke afdeling is een vlootschouw gehouden. Daarbij waren steeds de bedrijfsarts, een P&O-adviseur en een leidinggevende van de afdeling aanwezig. We brachten in beeld hoe het verzuim er uit zag en wat de oorzaken waren. Per afdeling en individuele medewerker zijn vervolgens voor de driehoek van bedrijfsarts, P&O-adviseurs en leidinggevenden afspraken gemaakt om de desbetreffende individuele medewerker weer het werk te laten hervatten en over hoe op het verzuim kan worden geanticipeerd en hoe je dat verzuim het beste kunt monitoren.’

Ziek melden of vrije dag nemen?

In mei 2011 is op een bijeenkomst verder gepraat over de betekenis van ‘Ziekte overkomt je, verzuim is een keuze’. Maya Moor: ‘Toen bleek dat iedereen de principes deelde, maar dat de visie nog niet echt tussen de oren zat. Er werd dus nog niet consequent gehandeld. Voor een deel kwam daarbij toch onze cultuur weer om de hoek kijken. We hebben relatief veel medewerkers die het thuis moeilijk hebben. En dus is er begrip voor als deze medewerkers vaker verzuimen. Maar hoe terecht is dat, kun je je afvragen.’

Tina Ujvari vertelt hoe het ook kan. ‘Als bij een alleenstaande werkende moeder 2 van de 4 kinderen met griep in bed liggen, kan de verleiding groot zijn om zich ziek te melden. Zeker als je collega’s dat in zo’n situatie ook doen. In zo’n geval benader ik de medewerker en vertel dat ik me goed kan voorstellen dat de situatie voor haar heel lastig is. Maar ik vertel haar ook dat ze niet ziek is, maar een praktisch en heel vervelend probleem heeft. In deze situatie is het passender om een paar vrije dagen te nemen.’

Tina koopt een taart

Afdelingsmanager Tina Ujvari heeft inmiddels stevig grip op het verzuimprobleem en laat daarmee zien hoe in de lijn van ‘Ziekte overkomt je, verzuim is een keuze’ kan worden gehandeld. Niet door als een boeman (of 'boevrouw') iedereen achter de broek te zitten, maar wel door intensief en consequent contact te houden: ‘Als dat nodig is, heb ik elke dag contact met de medewerker die verzuimt. Dat wil zeggen, ik spreek met ze af dat ze mij elke dag bellen. Ik wil dan weten hoe het met ze gaat en welke mogelijkheden er zijn om snel weer geheel of gedeeltelijk aan het werk te gaan. Als ik zo afspreek, is dat dagelijks contact echt noodzakelijk. Wie zich er niet aan houdt, heeft een probleem. Dat kan consequenties voor zijn of haar baan hebben.’

Tina’s aanpak werkt. Het verzuim in haar teams is inmiddels met procenten gezakt. Voor een deel komt dat ook doordat zij tijdens het werken verzuim tot een taboeloos gespreksonderwerp heeft gemaakt. ‘In elk teamoverleg stel ik verzuim als onderwerp aan de orde. Ik geef aan hoe het verzuimpercentage op dat moment is en naar welk percentage we toe moeten. Ik heb één van mijn teams bijvoorbeeld een taart beloofd als we onder de 5% komen. ‘Tina koopt een taart’ staat dan ook in de notulen van ons teamoverleg.

Bonus voor niet-verzuimen

Met nadruk moet worden gesteld dat tweederde van het personeel slechts heel zelden verzuimt. Om die positieve insteek tot z’n recht te laten komen, is een aanvullende maatregel bedacht: een bonus voor niet-verzuimen. Maja Moor: ‘Als iemand een half jaar niet verzuimt krijgt hij of zij een bonus van 100 euro netto. We hadden al langer zo’n bonusmaatregel ter waarde van 50 euro, maar we wilden duidelijker onderstrepen dat we de inzet van het grootste deel van onze medewerkers zeer op prijs stellen.’ Een sympathieke maatregel, waarbij overigens nog moet worden onderzocht in hoeverre het terugdringen van het ziekteverzuim nu door deze bonus wordt bewerkstelligd of door andere factoren.

Praktische zaken

Op de agenda staat nog een consensusbijeenkomst. Welke knelpunten zijn er op je afdeling, welke middelen heeft het management om in te grijpen, hoe voer je over verzuim een effectief gesprek met je medewerkers. Positieve ervaringen op de ene afdeling kunnen wellicht ook worden benut op een andere afdeling. Dat is de gedachte.

In die komende afdelingsoverstijgende afstemming over middelen tegen het verzuim, zou ook kunnen blijken dat de problemen in de praktijk van het werken anders of gecompliceerder liggen dan op het niveau van het huidige plan van aanpak wordt gedacht. Maya Moor: ‘Binnen onze groep is een aantal medewerkers laag opgeleid en van allochtone afkomst. Kan best zijn dat een gebrekkige taalbeheersing misverstanden in de hand werkt, wat zijn weerslag heeft op de motivatie en wat in combinatie met disbalans werk-privé weer zou kunnen leiden tot groter verzuim.  Dat een taalprobleem een factor van belang zou kunnen zijn, is iets dat bij het opzetten van de grote verbanden over het hoofd zou kunnen worden gezien.’

Meer weten

Lees deel 1 en deel 3 van het drieluik over de ontwikkeling die Zorggroep Amsterdam-Oost doormaakte, met ondersteuning van In voor zorg!:

Meer informatie over het In voor zorg-traject van Zorggroep Amsterdam-Oost is beschikbaar op de deelnemerspagina Zorggroep Amsterdam-Oost is In voor zorg!.

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg