invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Zeger de Haan, Yvette Verkuil, Grietje van Doornik en Bianca van den Bosch over lean

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Charim en unit Patrijs

In voor zorg-deelnemer Zorggroep Charim (Hebreeuws voor “toegewijd”) biedt een breed pakket aan ouderenzorg in de regio’s Veenendaal en Zeist. Verpleeghuis De Meent in Veenendaal is één van de locaties. In De Meent wonen ruim 60 somatische cliënten en 100 psychogeriatrische cliënten.

Bovendien komen er gemiddeld 50 cliënten in dagbehandeling. Binnen De Meent verblijven op longstay-unit Patrijs 16 somatische cliënten. Sinds invoering van de zorgzwaarte-financiering werken er drie medewerkers op Patrijs. Dat wordt gedurende de dag afgebouwd van twee naar één, afhankelijk van de benodigde handelingen op dat moment.

Gedragsbeïnvloeding via lean geeft lucht aan verpleegunit

Een halvering van de bezetting. Dat was voor verpleeghuis De Meent één van de tastbare gevolgen van de invoering van de ZZP begin dit jaar. Vestigingsdirecteur Zeger de Haan zat er flink mee in z’n maag: ‘Je schuift steeds meer naar het randje van wat nog net mogelijk is.’ Dan komt uit onverwachte hoek een idee tevoorschijn. ‘Een familielid van mij werkt bij TPG Post. Daar boekten ze succes met een lean-project. Gedragen door de mensen uit het veld en niet door deskundigen van buiten.’ De Haan verdiept zich in de aanpak. Lean is een methode die verspilling op kan heffen. Althans zo werkt het in het bedrijfsleven en hier en daar in een ziekenhuis. Maar werkt het ook in de care-sector? ‘Mensen zijn geen postpakketjes, maar de gedachte achter de aanpak was veelbelovend’, aldus Zeger de Haan.

Hij gaat vervolgens twee keer ’s ochtends vroeg naar een cliëntenafdeling van het verpleeghuis, posteert zich tegen de muur en kijkt een uur lang om zich heen. ‘Tussen zeven en negen uur is het spitsuur. Je zou verwachten dat iedereen dan heel intensief met cliënten bezig is. Maar wat ik zag was dat medewerkers vooral onderweg waren. Om iets op te zoeken, om iets te gaan regelen om iets te halen wat aan de andere kant van de afdeling lag, om een collega bij te staan die iets even niet goed wist. Noem maar op. In lean-termen noem je dat verspilling.  Wij kiezen liever de term “verstoring”, want dat is het in wezen ook: medewerkers voelen zich verplicht tussendoor heel veel handelingen te doen die hen afhouden van hun wezenlijke taak: aandacht geven aan de cliënt.’

Lean vertaald naar langdurige zorg

Stafmedewerker Kwaliteit Yvette Verkuil verdiept zich op verzoek van Zeger de Haan in de lean-aanpak en gaat op zoek naar een representatieve afdeling om de methode in aangepaste vorm uit te proberen. Verkuil: ‘Het moest een afdeling zijn waar cliënten ook konden reageren op de nieuwe manier van werken en waar zicht was op snel resultaat.’ en volgens werd het concept vertaald naar de wereld van mensen die langdurige zorg behoeven. ‘Alle technische lean-termen hebben we geschrapt en we wilden geen afstand. Praktische verbeteringen, aangedragen en uitgevoerd door mensen op de werkvloer: daar was het om te doen’, aldus Yvette Verkuil.

Ondanks het accent op het zelf aanwijzen van verbeteringen heeft het verpleeghuis begin januari 2010 korte tijd een deskundige in de arm genomen om zeker te weten dat de aftrap binnen de juiste kaders plaatsvond. Na deze check, namen de zorgprofessionals het weer over. Begin januari 2010 waren de Eerst Verantwoordelijk Verzorgenden (EVV’ers) van unit Patrijs aan zet.

EVV’er Bianca van den Bosch

EVV’er Bianca van den Bosch vertelt: ‘We voelen ons weer de motor van het team’. De EVV’ers op de longstay-unit Patrijs waren blij dat er wat ging gebeuren. ‘We wilden het wel anders doen, maar het lukte gewoon niet. We konden zelf verzinnen wat we belangrijk vonden om anders te gaan doen. Dat was wel even wennen in het begin’, aldus EVV’er verzorgende Bianca van den Bosch.

Eén van de verstoringen was de gang van zaken tijdens het wassen in de ochtenduren. Teammanager Grietje van Doornik: ‘Het was een soort van wasstraat. Mensen moesten zo snel mogelijk achter elkaar gewassen worden. Dat lukte niet altijd, want altijd waren er wel cliënten die op het belletje drukten, zodat we eerst moesten kijken wat er bij de bellende cliënt aan de hand was. Daardoor duurde het wassen allemaal nog langer.’
Dat tussendoor bellen bleek een cruciale factor in de verstoringen. Want waarom belden veel mensen? Omdat ze niet wisten hoe laat precies ze gewassen zouden worden. Bianca: ‘Toen zijn we het anders gaan doen. We gingen eerst iedereen goedemorgen wensen en vroegen dan aan iedere cliënt hoe hij of zij gewassen wilde worden en hoe laat dat het beste uitkwam. Dat gaf meteen een hoop rust en cliënten wisten waar ze aan toe waren. Gevolg was dat er nog nauwelijks gebeld werd en we zonder haast ons werk konden doen.’

Ook de tilliften leverden verstoringen op. Regelmatig was de batterij leeg van een tillift. Bianca: ‘Soms hing de cliënt dan al half in de lucht. Moest je eerst op zoek naar een nieuwe batterij. Heel vervelend en tijdrovend allemaal. Nu staat er bij elke tillift een extra batterij én een oplader klaar.’ Soms zijn oplossingen verrassend eenvoudig.

Doorbreken van ingeslepen patronen

Andere verbetering: het koffiedrinken. Bianca: ‘Dat deden we als verzorgenden in een aparte kamer. Ook dan waren er regelmatig belletjes waardoor je toch weer van je koffie af moest. Toen zijn we bij de bewoners koffie gaan drinken. Of beter gezegd, cliënten en wij gingen tegelijkertijd en in dezelfde ruimte koffiedrinken. Dat werkte een stuk beter, we konden tijdens de koffie gewoon overleggen. Het was voor iedereen een stuk rustiger.’

Grietje van Doornik: ‘Het gaat vooral om het doorbreken van ingeslepen patronen: dat geeft verlichting. Zo was het in 2009 nog de gewoonte dat ’s middags alle cliënten naar bed gingen. Was altijd een heel geregel. Maar waarom zouden we dat doen? We laten het nu aan de cliënten zelf over of ze al dan niet ’s middags een tijdje naar bed gaan.’

Valkuil

Het klinkt allemaal als een klok. Toch verliepen de verbeteringen tot nu toe niet altijd even makkelijk. Dat had onder meer te maken met de cliënten zelf. Bianca van den Bosch: ‘Bewoners waren aan bepaalde patronen gewend geraakt. Dat gezamenlijke koffiedrinken, moest dat nou echt zo? En waarom gaan we niet standaard ’s middags een uurtje naar bed? Dat deden we toch altijd zo? Je merkt dat cliënten snel gehospitaliseerd raken. Als je gewoontes doorbreekt, kost dat soms moeite. Ook leefde het idee dat dergelijke veranderingen puur met bezuinigen te maken hebben. Dat zit nu eenmaal in het hoofd. Terwijl er in werkelijkheid juist meer aandacht en maatwerk wordt gegeven.’

Grietje van Doornik: ‘Dat is inderdaad een valkuil. Als je de cliënten vanaf het begin niet goed betrekt bij de veranderingen, kan het langer duren voor je resultaten boekt.’ Bianca: ‘De nieuwe manier van werken is voor ons EVV’ers eigenlijk een kwestie van bewustwording geweest. Patrijs is niet het huis van de medewerkers, het is het huis van de bewoners. In deze situatie zijn wij als medewerkers zelf verantwoordelijk voor maatregelen die de situatie voor de bewoners verbetert.’

En wat betekent dit voor de werkdruk van de EVV’ers?Bianca van den Bosch: ’Het loopt nu soepeler dan vorig jaar toen we nog met een dubbele bezetting werkten. We voelen ons als EVV’ers de motor van het team. Je hebt gewoon meer tijd. In 2009 schaften we het unit-overleg af. Hadden we toen geen tijd meer voor. Nu wel. Het unit-overleg is weer helemaal terug.’

Hoe verwoord je je doelstellingen?

De resultaten van het project op verpleegunit Patrijs worden in kaart gebracht met zogeheten Multi Moment Opname metingen (MMO-metingen). Dat wil zeggen dat op meetdagen elke vijf minuten wordt gecheckt wat er gebeurt en hoe het gebeurt. Stafmedewerker Kwaliteit Yvette Verkuil: ‘Die meting deden we op 31 maart en doen we in juni nog een keer.’ De verleiding was groot om bij de start van het project in januari een kwantificeerbare efficiencydoelstelling te koppelen aan de lean-aanpak in De Meent. Binnen een jaar 10% efficiënter werken bijvoorbeeld. Yvette Verkuil: ‘We hebben dat bewust niet gedaan. Dan zou het toch primair als een bezuiniging worden ervaren. Nu wordt het gezien als een gedragsverandering: meer regie op de werkvloer. En die insteek zou wel eens tot veel meer efficiency kunnen leiden dan we tevoren hadden vermoed.’

Inmiddels is via In voor zorg! coach Henk-Jan Tromp aangetrokken. Hij helpt mee met het verder uitrollen van deze aanpak op andere units van De Meent en zo mogelijk naar andere locaties van Zorggroep Charim. De aanpak van verpleegunit Patrijs kan worden gekopieerd, maar niet uitgesloten is dat varianten worden uitgeprobeerd.

Verpleeghuisdirecteur Zeger de Haan: ‘We hebben dus niet gewacht tot we met In voor zorg! konden starten. Daardoor kunnen nu met een rijdende trein sneller veranderingen invoeren voor de rest van de organisatie.’

Meer informatie

Lees ook verder op Werkenmetzzps.nl (externe link)

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg