invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Toolkit Lean helpt Zinzia om nieuw gedachtegoed organisatiebreed uit te rollen

Gepubliceerd op:

Een nieuwe missie, visie en strategie ontwikkelen en vastleggen is 1 ding. Maar op basis hiervan de vertaalslag maken naar de praktijk van alle dag voor alle medewerkers is vers 2. Zorgaanbieder Zinzia Zorggroep ontwikkelde hiervoor een heel praktische toolkit.

Linda Myszka-Jansen, adviseur kwaliteit en innovatie bij Zinzia en projectleider leanmanagement, is de eerste om het toe te geven: ‘We zijn een ambitieuze organisatie.’ Dat blijkt wel uit het In voor zorg-traject dat Zinzia deed, om via een leantraject van een taakgerichte organisatie een echt cliëntgedreven organisatie te worden. ‘We legden dit vast in een missie en visie’, vertelt Myszka, ‘maar dan moet nog wel voor alle medewerkers de vertaalslag naar de praktijk worden gemaakt. Leanmanagement is een hulpmiddel dat ons daarbij gaat helpen.’

Zinzia Zorggroep knipte hiertoe het leantraject op in 3 onderdelen:

  1. De beleidscyclus: wat houdt de missie, visie en strategie precies in? En welke bijdrage gaat de werkvloer (de pilotafdelingen) leveren aan het doel, excellent zorg leveren?
  2. Verbeteren op de werkvloer: Zinzia leancoaches opleiden en praktische thema’s benoemen om op de pilotafdelingen mee aan de slag te gaan, zoals decubitusbeleid en werkafspraken
  3. Het Pullproject: Doordat bij projecten vaak meerdere disciplines betrokken zijn, is het lastig een betrouwbare projectplanning te maken. Hierdoor worden projecten zelden vlot afgewikkeld. Bij 'Pull' wordt geen projectgroep opgezet, maar gaan de betreffende mensen bij elkaar zitten met de opdracht het probleem in bijvoorbeeld 2 dagen te analyseren en oplossingen te bedenken.

Eye-opener

Prachtig om op die manier aan het werk te gaan, vindt Karolien Polman, hr-adviseur bij Zinzia en leancoach. ‘Medewerkers worden snel enthousiast als ze zien dat ze zelf dingen mogen veranderen. Dit werkt eigenaarschap en daarmee het gevoel van verantwoordelijkheid in de hand. Het is een eye-opener voor medewerkers als ze het gesprek aangaan met cliënten en hun familieleden op basis van de vraag wat wel en niet goed gaat in de zorg, om te achterhalen wat de cliënten belangrijk vinden. Dan ontstaat écht verandering.

Heel mooi is ook om te zien dat dit niet alleen in grote dingen zit, maar ook in schijnbaar heel kleine dingen. Een voorbeeld: als je de keukens op alle woningen van 1 locatie op basis van dezelfde standaarden inricht, weet iedereen blindelings waar alles ligt, dus ook de flexmedewerker. Heel simpel, maar wel heel handig.’ Zinzia liep door de omvang van het traject ook wel tegen beperkingen aan, geeft Myszka toe. ‘Het derde onderdeel, het Pullproject, haperde door gebrek aan leiderschap. Hier kwam niet uit wat we ervan verwachtten. Dat is een leerproces geweest.’

Continu proces

In voor zorg-trajecten zijn eindig en lean is juist een continue verbetercyclus. ‘Je bent nooit klaar’, zegt Myszka. ‘De projectgroep van In voor zorg! is daarom omgevormd naar een ontwikkelgroep. Deze groep gaat zorgen voor een uitrol van leanmanagement binnen Zinzia Zorggroep. Het gedachtegoed moet gangbaar worden binnen de hele organisatie en bij alle medewerkers. Presentie, het gedachtegoed dat uitgaat van de dialoog en aansluiten bij de cliënt, speelt een belangrijke rol in onze missie en visie. Daarom zijn lean en Presentie aan elkaar gekoppeld en bestempeld tot de 2 belangrijkste pijlers van Zinzia. De uitrol van lean wordt praktisch vormgegeven op 3 manieren; in het doorlopende management development-traject voor alle leidinggevenden, in de opleidingn van een tweede groep Zinzia leancoaches en de ontwikkeling van een gereedschapskist.’

De praktische toolkit of gereedschapskist bevat 5 onderdelen:

  1. Verbeterbord
  2. Klantarena
  3. Dagstart
  4. Planbord
  5. Standaard werk

Verbeterbord

Polman doet de aftrap voor de uitleg van de onderdelen van de toolkit: ‘Met het verbeterbord bedoelen we een whiteboard waarop verbeterpunten verzameld worden en de voortgang van de verbeteringen zichtbaar is, visueel en overzichtelijk. Het gaat hierbij om kleine verbeteringen die binnen het eigen team in een dag of een week opgelost kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan het idee waarmee iemand kwam om de consultmappen door 1 iemand te laten meenemen in plaats van iedereen daarmee te laten lopen. Denk ook aan de standaardinrichting van ruimten die ik zojuist al noemde. Of aan het voorstel de medicijnlijsten door de apotheek te laten verzamelen in plaats van iedereen ermee te laten lopen. Allemaal voorbeelden van zaken die binnen het eigen team op te lossen zijn zonder er anderen bij te hoeven betrekken.’

Klantarena

In het kader van de klantarena nodigen afdelingen cliënten en hun familieleden uit om een beeld te krijgen van hoe zij de zorg bij Zinzia ervaren. De gespreksdeelnemers zitten in een kring. In de binnenste ring zitten de cliënten (of cliëntvertegenwoordigers), zij komen als eerste aan het woord en vertellen wat zij vinden van het wonen op de locatie. De medewerkers zitten in de buitenste ring en mogen eerst alleen luisteren.

Nadat de cliënten aan het woord zijn geweest, mogen zij in de tweede ronde verdiepende vragen stellen. Polman: ‘Een voorbeeld: In de kleinschalige woningen koken de mensen in principe zelf, maar dit liep niet altijd goed. Een betere indeling van de roosters hielp om dit probleem op te lossen.’ Myszka voegt toe: ‘De klantarena heeft het inzicht opgeleverd dat zelf koken heel belangrijk is voor deze mensen, het speelt een grote rol in het gevoel van thuis zijn.'

Dagstart

De naam zegt het al. Aan het begin van de dag komen de teamleden en het afdelingshoofd bij elkaar om te bespreken hoe ze ervoor staan en welke zaken op dat moment moeten worden opgelost. ‘Alles wat kan worden opgelost, gebeurt direct’, vertelt Polman. ‘Wat niet direct opgelost kan worden zonder hulp van buitenaf, wordt opgeschaald naar een niveau hoger. Vervolgens komen het afdelingshoofd en haar collega's bij elkaar met de regiomanager. In een kwartier worden de problemen op de werkvloer die niet opgelost konden worden, besproken en zoveel mogelijk opgelost. Ook hier geldt, wat niet ter plekke op te lossen is, wordt opgeschaald naar een hoger overleg.'

Planbord

Het planbord is gekoppeld aan de dagstart, het geeft een visueel overzicht van alle dingen die moeten gebeuren en wat de voortgang is. ‘Naar aanleiding hiervan kun je heel goed een capaciteitsplanning opzetten’, zegt Polman, om de capaciteit van onze medewerkers zo optimaal mogelijk te kunnen benutten.’

Standaardwerk

Hierover zegt Myszka: ‘Als je weet wat het standaardwerk binnen je organisatie is, weet je ook wat de afwijkingen daarvan zijn. Op die manier krijg je een snel overzicht van de dingen waarop je speciaal moet letten. Op dit moment zijn we met dit laatste instrument nog niet aan de slag gegaan. Maar het sluit zo goed aan op de andere 4 instrumenten dat we het logisch vonden om het in de toolkit op te nemen.'

Groot enthousiasme

Het is aan de Zinzia leancoaches om de toolkit bij iedereen binnen de organisatie onder de aandacht te brengen. Myszka: ‘De coaches bepalen samen met de afdeling welke instrumenten uit de kist het meest interessant zijn om als eerste in te zetten. De coach geeft uitleg en helpt iedereen om er zelf mee aan de slag te gaan. Hoe dit zal worden ontvangen, kunnen we op dit moment alleen nog zeggen op basis van de ontvangst in de pilotafdelingen, daar was het enthousiasme ervoor groot.’

Polman begrijpt wel waarom: ‘Het geeft medewerkers de ruimte om zelf dingen te doen, om mee te denken voor zichzelf en voor anderen. Dat maakt hen enthousiast en vergroot het gevoel van eigenaarschap. De medewerkers die er al kennis mee gemaakt hebben, zijn heel gemotiveerd om hun teams erin mee te nemen. Ze waarderen de toegenomen verantwoordelijkheid die hen dit geeft.’
Dit verklaart ongetwijfeld waarom het aantal aanmeldingen voor de opleiding tot Zinzia leancoach hoger is dan het aantal beschikbare plaatsen. ‘Dit hoewel mensen de opleiding deels in hun eigen tijd moeten doen’, zegt Myszka. ‘Ze zien dat lean hen gaat helpen om met kleine verbeteringen mee te werken aan de duurzame verandering van de organisatie en het streven naar excellente zorg.’ Het gaat dus hard, vult Polman aan. ‘Leanmanagement daagt iedereen uit om samen met elkaar de organisatie te verbeteren. Dat proces is nu al volop voelbaar binnen de organisatie.’

Interview door Frank van Wijck.

Meer weten

Dossier(s)

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg