invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Rosengaerde heft eilanden op

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

De Wereld Draait Door ‘live’ in woonzorgcentrum Rosengaerde in de Overijsselse plaats Dalfsen. Dat is de laatste maanden meer dan eens voorgekomen. Niet Matthijs van Nieuwkerk leidde het programma, maar de IVZ-coach Aad van Fulpen en manager Bedrijfsbureau José Bloo. Mét gasten en mét een enthousiast publiek. DWDD als format is een van de manieren bij Rosengaerde om knelpunten snel en niet confronterend met elkaar te bespreken.

Er valt inderdaad het nodige met elkaar uit te wisselen in Rosengaerde. Alle teams (ruim 270 medewerkers) zijn zelfsturend geworden, zowel in de zorg als in de ondersteunende diensten. Maar die zelfsturing maakte meer los. Nieuwe vormen van grensoverschrijdend werken deden hun intrede.

Koploper in de zorg

April 2012 was Rosengaerde precies de 250ste zorgorganisatie die meedeed aan In voor zorg!. Tot verbazing van menigeen, want wat viel er nu te verbeteren bij Rosengaerde? In de benchmark van Actiz en PwC komt de organisatie als een van de nationale koplopers in de zorg naar voren.

Rosengaerde ligt in Dalfsen, niet ver van Zwolle. Er werken ruim 270 medewerkers. Al in 2009 besloot de organisatie intramurale verzorgingshuisplaatsen in te wisselen voor verpleeghuiszorg. De verzorgingshuiszorg werd verplaatst naar 90 nieuwe aanleunwoningen en in de zorg thuis.
Goede ontwikkelingen. Toch sloot Rosengaerde zich aan bij In voor zorg! 'De zorgvraag verandert, eisen worden zwaarder. Willen we daarop inspelen, dan zullen we het anders moeten aanpakken', aldus de toenmalige bestuurder bij de start van het In voor zorg-project. De komst van zelfsturende teams en de koppeling daarvan aan de strategie van de organisatie: dat was de opgave waarvoor In voor zorg! ondersteuning bood.

Flexibel tempo

In korte tijd is in Dalfsen veel gebeurd. Miranda Zwijnenberg, teammanager Welzijn, merkte dat als geen ander. In december 2012 ging ze met zwangerschapsverlof. In mei 2013 keerde ze weer terug op haar werk en kwam in een ander Rosengaerde. 'Ik regelde altijd alles'. Nu zeiden de medewerkers ineens: “Je hoort wel wanneer we je nodig hebben.' Zo snel kan het gaan met zelfsturende teams.
Miranda’s team (team Welzijn) beet de spits af. Daarna volgde de rest.

Dat de veranderingen soepel gingen, had onder meer te maken met het flexibele tempo dat was toegestaan. Annie Veijer, medewerker interne dienst: 'We hebben afgesproken dat elk team en iedere teammanager z’n eigen tempo mag bepalen. Geen team is immers hetzelfde.'

Feedback

Dat het voortvarend ging en met brede steun in de organisatie is voor een flink deel te danken aan de aandacht die bestuurder, het MT en de coaches besteedden aan communicatie over het nieuwe concept.
De Rosengaerde-versie DWDD is inmiddels een bekend fenomeen in de organisatie.
Ook spontane feedbackgesprekken zijn nu heel gewoon. Het kan de teamleider zijn die een feedback-gesprek in gang zet, maar even goed is het een ander teamlid die wil overleggen. Miranda Zwijnenberg: 'Daar hebben we een mooi instrument voor: een letterlijke drempel van hout. Wie feedback wil geven legt ‘m op tafel. Dan weet iedereen meteen wat de bedoeling is: we moeten over een drempel gaan. Het blijft toch lastig hoor, feedback geven. Maar we doen het wel.'

Nog een instrument dat geholpen heeft in het nieuwe proces van zelfsturing: het Kaizen-bord. Dini Burink, medewerker interne dienst: 'Voor alles wat geregeld moet worden hang je een briefje op het bord. Wie een of meer van deze taken op zich wil nemen, plakt zijn naam er bij.'

Best wel stoer

Medewerkers vonden die zelfsturing wel eng in het begin en waren bang dat hun taken er zwaarder door zouden worden. Dini: 'Eerst dacht je, er komt van alles bij. Kost zo veel tijd. Lukt dat wel? Maar achteraf valt het enorm mee.'

Annie: 'Laatst deed ik als medewerker de bestellingen voor de hele huishouding.' Voorheen zou zo’n initiatief ondenkbaar zijn. Er was voorheen meer ondenkbaar. Dini: 'Als een collega van de interne dienst ziek is, regel ik (of een collega) nu alles zelf: de ziekmeldingsformulieren invullen, vervanging zoeken. Lossen we allemaal zelf op.'

De computer wordt nu gewoon door iedereen gebruikt. Ook dat is nieuw. Dini: 'Omgaan met een computer waren we hier niet gewend. Ik wist niet eens waar de aan/uit knop zat.'
José Bloo: 'Het is een sfeer van: ik doe er weer toe en ik kan doen waar ik goed in ben.' En dat geeft een kick daar in Rosengaerde.
Annie weet er van mee te praten: 'De vloer van de fysiotherapie glom na het boenen. Dat mag niet. Toen heb ik zelf de leverancier gebeld om niet-glimmende vloerwas te bestellen. De andere dag stond er grote bus met dat spul bij de receptie. ‘Ter attentie van Annie’ stond er op. Dat vond ik best wel stoer.'

Over grenzen heen

De nieuwe aanpak overschrijdt de grenzen van afdelingen en diensten.
José: 'We hebben hier een team Welzijn dat met een aantal vaste gezichten verantwoordelijk is voor de dagverzorging en de dagbesteding. Deze 2 subteams deden hetzelfde werk, maar overlegden niet met elkaar en stemden ook niets af. Een personeelsprobleem in het ene team – door ziekte bijvoorbeeld - ging het andere team niet aan.' 

'Nu is dat anders', zegt Miranda. 'We wisselen over en weer mensen uit. En als iemand wat vroeger klaar is in het ene team, kijkt ze of er nog wat in het andere team gedaan moet worden.'
En dat een vrijwilliger alleen maar mag wandelen met cliënten is in Dalfsen inmiddels een verhaal uit de oude doos. Vrijwilligers kunnen en mogen meer. Miranda: '2 vrijwilligers van welzijn hebben samen met een medewerker de fondsenwerving voor een nieuwe personenbus op zich genomen. Daar was een jaar voor uitgetrokken. Maar al na een half jaar was er genoeg geld binnen.'

Het opheffen van eilanden is niet alleen een intern verhaal. Ook in de samenwerking met derden is een nieuwe wereld opengegaan. José: 'Een andere welzijnsorganisatie gaat bij ons activiteiten afnemen, de Zonnebloem vergadert bij ons.  Een aantal horecaondernemingen heeft uitgesproken wel wat te zien in het uitwisselen van koks.'
Kortom, geen eilanden meer, geen belemmeringen in taken, maar doen wat je kunt en doen wat goed is voor de cliënt.

Persoonlijk functioneren naast functioneren als team

Een cruciale ontwikkeling bij Rosengaerde zit ‘m overigens in het inzicht dat er onderscheid kan worden gemaakt in het persoonlijk functioneren en het functioneren als team. Medewerkers in de teams constateerden dat het persoonlijk functioneren en het teamfunctioneren elkaar beïnvloeden, maar ook in de weg kunnen zitten.

José: 'Daarom is een functioneringsdashboard ontwikkeld waar het persoonlijk functioneren in relatie is gebracht met het teamfunctioneren. Het dashboard geeft houvast voor het monitoren van het ‘leren naar doen’. We gaan het dashboard gebruiken voor de teamontwikkeling en de persoonlijke ontwikkeling .'

Dat raakt ook de functioneringsgesprekken bij Rosengaerde, om te beginnen bij Welzijn. Daar wilden ze af van de traditionele opzet van dit jaarlijkse gesprek. Het functioneren van het team wordt nu ook meegewogen in die gesprekken. Wat is er nodig om het team beter te laten functioneren, is daarbij de hamvraag. Nieuw is dat een medewerker zelf z’n reflectieverslag van het functioneringsgesprek schrijft naar aanleiding van het individuele gedeelte van het teamfunctioneringsgesprek. Miranda: 'Want het gaat per slot van rekening wel over jezelf.'

Zo gaat het nu bij de afdeling Welzijn. Maar gelet op het principe van de verschillende snelheden. Andere teams zullen er binnenkort ook mee kennismaken.

Interview door Rob van Es

Meer weten

 

Dossier(s)

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg