invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

RIBW Groep Overijssel zorgt met zelforganiserende teams voor zelforganiserende cliënten

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Zelforganiserende teams, dat was de strategische keuze van RIBW Groep Overijssel om opgewassen te zijn tegen alle veranderingen. Tijdens het traject dat In voor zorg! van 2011 tot en met 2013 begeleidde vond de omslag plaats en nu kunnen zelforganiserende teams én medewerkers het goede voorbeeld geven aan cliënten. Want eigenlijk wordt aan iedereen in de maatschappij straks gevraagd om zijn leven zo veel mogelijk zelf te organiseren. En waar nodig met hulp van RIBW Groep Overijssel. De organisatie is er klaar voor, vertellen betrokkenen.

‘In het begin was het behoorlijk wennen’, vertelt Alette Jaspers. Jaspers is cliëntbegeleider; zij behaalde haar HBO sociaal pedagogiek en werkte daarna 10 jaar bij Estinea, waar zij vertrouwd raakte met het concept van zelfsturing. Toen zij in 2011 in dienst kwam bij RIBW Groep Overijssel, verwelkomde zij dat ook daar gewerkt zou gaan worden met een vorm van zelfsturing: zelforganisatie. ‘Ik had in 2011 ook al een teamleider die ons veel zelf liet beslissen, maar zelforganisatie betekent dat je als team ook de verantwoordelijkheid draagt.’

Nu is gebleken dat een grotere invloed op het primaire proces mogelijk is, wanneer je als team ook de omliggende processen, zoals de selectie van nieuwe medewerkers, zelf moet organiseren. ‘Het is heel fijn om zelf te beslissen of je met een nieuwe medewerker verder wilt. Want juist als team kun je goed beoordelen of iemand in het team past of niet.’ Maar dat enthousiasme voor zelforganisatie was er niet meteen vanaf het begin. Althans, niet bij iedereen. Jaspers: ‘He heeft tijd nodig om gewend te raken aan de manier van werken, dat werd als een last ervaren. Inmiddels doen we er van alles bij terwijl het ons veel minder tijd kost. Ook de verantwoordelijkheden werden wel als een last ervaren, want het is nogal wat om te beslissen of een nieuwe medewerker mag blijven of niet. Totdat we merkten wat het ons opleverde omdat het ons als team versterkt.’

Weerstand en hakken in het zand bij nieuwe ontwikkelingen hebben ook een positieve kant vindt Jaspers: ‘We gaan niet klakkeloos mee in nieuwe ontwikkelingen, maar we blijven scherp.’ Er is al een heleboel gebeurd in de goede richting, maar de organisatie is nog niet klaar, vindt ze. ‘We hebben de fase van volwassenheid qua zelforganisatie nog niet bereikt.’ Voorwaarden daarvoor zijn onder meer goed functionerende stafafdelingen. Bereikbaarheid en kwaliteit moeten dan wel optimaal zijn.

25 gemeenten

Een belangrijke reden dat de organisatie een paar jaar geleden voor zelforganiserende teams koos, is dat de raad van bestuur voorzag dat zij voor het grootste deel van de financiering van de gemeenten afhankelijk zouden worden. In 2011 was nog weinig duidelijk, inmiddels veel meer. Egbert Gritter is al sinds 1989 betrokken bij RIBW Groep Overijssel.
‘Gemeenten zullen nog meer sturen op de zelfredzaamheid van hun burgers. Mensen moeten zelf zoveel mogelijk hun eigen leven organiseren. Met zelforganiserende teams spelen wij daar optimaal op in.’

De organisatie heeft vanaf 1 januari 2015, als de begeleiding van mensen onder de Wmo komt te vallen, met 25 gemeenten te maken. 4 daarvan, zogeheten centrumgemeenten, zullen verantwoordelijk zijn voor RIBW Groep beschermd-wonen. Daarnaast begeleidt de RIBW Groep in alle gemeenten nog veel ambulante cliënten, op het gebied van wonen, werken en welzijn. De organisatie is klaar voor 2015, zegt Gritter. ‘Beweging is goed, we realiseren daardoor vernieuwende zorg. Beeldschermcontact met cliënten bijvoorbeeld, dat past naadloos in het zelforganiserende karakter van de zorg die wij bieden. Ook nieuw is het creëren van groepsmomenten, waarbij we 4 of 5 zelfstandig wonende cliënten tijdens bijvoorbeeld een gezamenlijke maaltijd treffen en daarmee een individueel contact kunnen vervangen.’

Handen op de rug

De rol van de raad van bestuur is fundamenteel anders geworden, zegt hij. ‘We hebben veel meer contact met de medewerkers dan voorheen, toen vragen en andere kwesties allemaal via een manager verliepen. Zij kunnen direct bij ons terecht, al hebben de teamadviseurs wel een rol in ondersteunen bij het uitzoeken van allerlei vragen.’ De teamadviseurs zijn qua functie nieuw in de organisatie. Sommigen waren voorheen teamleiders en zijn voor deze functie getest en getraind op het vermogen om de handen op de rug te houden, zoals dat in de zorg populair heet. Eerst had de organisatie er 18, maar dat aantal is al teruggebracht naar 12. Dat moet ook wel, want de overhead is nog steeds 15 %. Dat is al aanmerkelijk lager dan het was maar het zou idealiter gezien nog verder naar beneden moeten.

De raad van bestuur heeft ieder kwartaal op wijkniveau overleg met een afvaardiging van de teams. Aan de hand van rapportages uit het datawarehouse en het dashboard, worden met een business controller de resultaten doorgenomen. Wat loopt goed en wat kan beter? Gritter legt uit dat teams er nu veelal aan toe zijn om zelf de voorbereidende rapportages te maken. Ook neemt de raad van bestuur de tijd om processen uit te leggen als dat nodig is. ‘Er bleken op een gegeven moment veel vragen over de financiële kant van de organisatie. Toen hebben we een soort road show gedaan om daarin meer verdieping te bieden.’

Professionalisering

Strategisch beleidsadviseur en teamadviseur Nicole ter Bogt zegt dat de organisatie bewust de tijd neemt om de zelforganiserende teams te professionaliseren. ‘Een aantal teams is al heel ver en er zijn er ook die worstelen met het concept.’ Nog verder terug in overhead vereist dat de ICT goed is ingericht. En dat is nog niet overal zo, zegt zij. Ter Bogt kwam uit het bedrijfsleven toen zij 4 jaar geleden begon bij RIBW Groep. ‘Ik stond toen versteld van hoe processen liepen. De dialoog verliep via de managers, ik kon niet direct met een team in gesprek. Dat is nu heel anders. We zijn slagvaardiger geworden. Er zijn echt al veel stappen gezet.’

De autonomie van de professional is hersteld, zeggen alle betrokkenen. En die rol wordt steeds sterker. Ter Bogt: ‘De raad van bestuur stelt ook vragen aan de teams. Het is geen eenrichtingsverkeer meer. Voorheen waren de teams uitvoerend, nu nemen ze een tactischer en strategischer rol in.’ De organisatie werkt met een behoorlijk flexibele schil. Daardoor zijn zij op de toekomst voorbereid. Ter Bogt: ‘We verlengen al een tijdje geen vaste contracten meer. We werken ook met contracten waarin we naast het vaste aantal uren een aantal uren flexibel inzetten. We hebben nu een flexibele schil van ongeveer 40 procent.’

Relatiemanagers

De organisatie heeft de contacten in de regio broodnodig. Daarom werkt ze met relatiemanagers. Deze mensen werken in een gebied aan het onderhouden van zoveel mogelijk contacten met gemeenten en andere organisaties die belangrijk zijn. De formatie is zelfs tijdelijk uitgebreid van 3 naar 6 mensen. De relatiemanagers zijn als het ware de verbinding tussen de wijk en andere organisaties en professionals aan de ene kant, en de teams van het RIBW Groep Overijssel aan de andere kant. In de toekomst moeten de teams deze contacten zelf gaan onderhouden. Nu zijn de relatiemanagers nog onmisbaar. Jenny Scholtmeijer, beleidsmedewerker kwaliteit van RIBW Groep Overijssel en voorheen belast met het In voor zorg-traject als intern projectleider: ‘Op alle niveaus zoeken we samenwerking. Ook vanuit de teams natuurlijk. Maar we moeten nu geen risico’s lopen, dus de relatiemanagers zijn hard nodig.’

Ook de raad van bestuur heeft de nodige contacten. Gritter en collega Aart van Walstijn spreken met gemeenten en ketenpartners. Ja, de relatiemanagers zijn belangrijk voor de organisatie in deze tijden, legt Gritter uit. ‘Wat gaan we aan de gemeenten slijten? Hoe ziet onze portfolio eruit en is dat aantrekkelijk genoeg? Dat zijn vragen waarop de relatiemanagers antwoorden zoeken. Daarvoor werken ze nauw samen met de teams maar ook met de raad van bestuur en de business controller.’

Klaar voor de toekomst

De medewerkers ondertussen, zijn ook voorbereid op de toekomst. Gritter: ‘Niemand kan nog verrast worden of zijn. Iedereen is voorbereid. We participeren op veel plekken bij de vorming van ideeën rondom het vormen van de sociale wijkteams in deze regio. Wij zijn echte specialisten op het vlak van mensen begeleiden richting zoveel mogelijk zelfstandigheid, ook daar waar het gaat om invulling van de dag met bijvoorbeeld werk.’ Jenny Scholtmeijer, verwoordt het als volgt. ‘We bieden herstelondersteunende zorg. Er mogen geen cliënten meer tussen wal en het schip vallen. Dat past naadloos in het wijkgerichte werken dat de overheid in deze regio organiseert.’

Door: Ellen Kleverlaan

Meer weten

Dossier(s)

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg