invoorzorg.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

Ondersteuning bij veranderingen in de langdurige zorg.

Gericht sturen bij Land van Horne met het dashboard

Gepubliceerd op: | Laatst gewijzigd op:

Stichting Land van Horne, een organisatie in de sector verpleging,verzorging en thuiszorg, nam deel aan het project Beter Sturen. Dit resulteerde in een dashboard, waarmee de organisatie op verschillende gebieden kan rapporteren: naast financiën ook innovatie, medewerkers en cliënt. Land van Horne wil het dashboard nu eerst op het niveau van managementteam (MT) en directie inzetten.

Ad Verhagen, manager financiën, ICT en inkoop, en Hanneke Dielissen, financieel stafmedewerker, lichten hun keuzes toe. ‘Het project heeft de bewustwording vergroot. Wat doen we, waar staan we en waar willen we komen.’

Waarom heeft Land van Horne aan Beter Sturen meegedaan?

Ad Verhagen: ‘Een van de doelstellingen in het jaarplan 2011 was het verbeteren van de informatievoorziening. Dat sloot naadloos aan bij het project Beter Sturen van In voor zorg!. Toevallig hadden we zelf ook al bedacht dat de Balanced Scorecard een goed middel zou kunnen zijn. Onze financiële rapportages zijn zo slecht nog niet. Maar daar blijft het eigenlijk bij. We rapporteren vooral financieel en weinig over andere gebieden. Terwijl dat wel belangrijk is om je strategie te realiseren.’

Wat hebben jullie met Beter Sturen bereikt?

Ad Verhagen: ‘We hebben nu een eenvoudig en bruikbaar dashboard of BI-tool. Zonder ingewikkelde programmatuur, gewoon in excel, dus systeemonafhankelijk. De tool is gebaseerd op de Balanced Scorecard. Samen met de andere deelnemers hebben we gekeken wat goede parameters zijn om doelstellingen te meten. Dat waren interessante discussies. Er blijkt een bepaalde bandbreedte te bestaan. Daarbinnen hebben organisaties behoefte aan dezelfde kengetallen. Daarbuiten bestaan verschillen.

Elk van de 4 kwadranten van de Balanced Scorecard bevat ongeveer 5 parameters. Gemiddeld 3 daarvan kozen de deelnemers unaniem, de overigen leidden tot lichte discussie. Organisaties konden ook specifieke parameters inbrengen. De uitgaven aan opleidingen bijvoorbeeld, of de bijdrage van mantelzorgers. Het dashboard toont alle parameters in procenten, met uitzondering van de wachttijd op de wachtlijst. Neem de voortgang van innovatieve projecten. Dat meet je niet in geld. In plaats daarvan kijk je hoeveel procent van een project de organisatie realiseert, afgezet tegen een periode van bijvoorbeeld een jaar.’

Hadden jullie de gegevens paraat om het dashboard te vullen?

Hanneke Dielissen: ‘Dat is een tweede resultaat van Beter Sturen. We hebben veel gegevens boven water gekregen. En dan bedoel ik niet de financiële gegevens, maar juist die gebieden waar we nooit naar keken met als doel erover te rapporteren. Het leuke is dat de informatie wel aanwezig is, maar niet ontsloten. Nu wel. We zijn druk bezig de administratieve organisatie eromheen vorm te geven. Zodat we voortaan alles maandelijks aangeleverd kijgen, in het juiste format.’

Hoe gaat Land van Horne nu verder?

Ad Verhagen: ‘We kunnen het dashboard nu zelf verder vullen met gegevens en in de organisatie uitzetten. In eerste instantie op het niveau van directie en management. Daar wordt de tool overigens wisselend ontvangen. Maar de directeur-bestuurder wil ermee verder. Sommige managers zijn van mening dat de 16 parameters de werkelijkheid niet goed weergeven. Want die is toch veel ingewikkelder? Of ze vragen zich af hoe we de informatie boven water willen krijgen.

Ik vind dat goede vragen. Laten we het gezonde scepsis noemen. Ik ben ervan overtuigd dat het dashboard toch waarde heeft. Het dwingt je namelijk tot nadenken. Je hebt de werkelijkheid en je hebt de norm, dat wat je nastreeft. In de praktijk blijkt goed beleid vaak niet uitgewerkt te zijn tot norm. Bij ziekteverzuim is het gemakkelijk. Daar wordt altijd wel iets over gezegd of van gevonden. Maar bij in- en uitstroom van personeel is dat al anders. Daarvoor moeten we nu een ijkgetal formuleren. Dit principe vind ik een van de ontdekkingen van dit project. Want zodra je dingen meetbaar maakt, kun je echt gaan sturen.’

Maar eerst de managers overtuigen

Hanneke Dielissen: ‘Inderdaad. Binnenkort start een rondje langs de clusterdirecteuren om uit te leggen hoe het dashboard werkt. Kort geleden had ik overleg met de enkele teamleiders over de parameter mantelzorgers. Natuurlijk heb ik toen ook de rest van het dashboard laten zien. Ze waren heel enthousiast en willen het dashboard het liefst ook gebruiken in hun teamoverleg. Maar we zetten het nu eerst in op MT-niveau. En dan is het aan de clusterdirecteuren of ze het willen delen met de teamleiders.’

Ad Verhagen: ‘Het project heeft ons een doorkijkje gegeven in het Land van Horne. Het heeft de bewustwording vergroot. Wat doen we, waar staan we en waar willen we komen. Ik ben heel benieuwd hoe directie en MT nu met het dashboard aan de slag gaan. Zodra het goed is opgenomen in de planning- & controlcyclus, beslissen we of we er meer mee kunnen doen. Het is zo opgezet dat je ook kunt inzoomen op locatieniveau. Vanuit de cijfers kun je dan doorkijken naar een dieper niveau. Met wederom beter sturen als resultaat.’

Meer weten


Interview door Ingrid Brons

 

Dossier(s)

Tags

In voor zorg-deelnemer

In voor zorg! is een programma van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, en Vilans, Kenniscentrum voor langdurige zorg